論項(xiàng)目管理軟件的重要性

趙薇娜

摘 要：隨著我國(guó)企業(yè)管理方式的不斷進(jìn)步，項(xiàng)目管理軟件獲得了普遍的使用。本文分析了缺乏項(xiàng)目管理軟件給企業(yè)帶來(lái)的問(wèn)題，重點(diǎn)介紹了采用項(xiàng)目管理軟件能夠給企業(yè)解決的問(wèn)題以及對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目管理軟件；重要性

中圖分類號(hào)：TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

現(xiàn)階段隨著我國(guó)軟件技術(shù)的快速發(fā)展，很多公司都采用了項(xiàng)目管理軟件對(duì)本公司的項(xiàng)目進(jìn)行管理，通過(guò)實(shí)踐證明項(xiàng)目管理軟件能夠提高公司項(xiàng)目的管理效率，并且能夠保證項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

1 缺乏項(xiàng)目管理軟件給企業(yè)帶來(lái)的問(wèn)題

從一般意義而言項(xiàng)目的投資情況、工程進(jìn)度和施工質(zhì)量是企業(yè)管理層面最為關(guān)心的方面。在這其中最為重要的是公司每個(gè)部門需要對(duì)信息進(jìn)行共享，由于每一個(gè)不同的項(xiàng)目都會(huì)關(guān)聯(lián)到公司的各個(gè)方面甚至還和政府以及其他企業(yè)有一定的聯(lián)系，所以需要相互之間溝通的信息很多。為了掌握項(xiàng)目的進(jìn)度等信息企業(yè)一般采用傳統(tǒng)開(kāi)會(huì)等方式，但這種方式有時(shí)會(huì)受到各個(gè)方面的制約效率比較低。

企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)審核文件、施工進(jìn)度、合同以及原材料的采購(gòu)等信息非常復(fù)雜并且隨著工程進(jìn)度發(fā)展會(huì)牽扯到更加復(fù)雜的事情。尤其是對(duì)于大型項(xiàng)目而言相關(guān)的管理者很難對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展程度做到實(shí)時(shí)的掌握。并且相關(guān)的項(xiàng)目進(jìn)展信息都是以紙質(zhì)檔的形式保存在查閱的時(shí)候很難查找。

2 項(xiàng)目管理軟件要解決的問(wèn)題

2.1 建立完善的授權(quán)機(jī)制

在相關(guān)公司對(duì)項(xiàng)目建立相應(yīng)的授權(quán)機(jī)制時(shí)有幾點(diǎn)需要特別注意。首先項(xiàng)目管理軟件的最高權(quán)限屬于領(lǐng)導(dǎo)者，從此可以放心將重要文件放在網(wǎng)絡(luò)之上，而不必?fù)?dān)心泄密。其次，當(dāng)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者擁有軟件的最高權(quán)限后，相關(guān)的項(xiàng)目執(zhí)行軟件者將擁有相對(duì)應(yīng)權(quán)限，并且隨著授權(quán)機(jī)制的采用使項(xiàng)目管理者能夠?qū)崟r(shí)的掌握項(xiàng)目信息并且保證項(xiàng)目相關(guān)的信息的安全性。

2.2 增強(qiáng)部門之間的溝通效率

在企業(yè)內(nèi)部每個(gè)項(xiàng)目包含的信息量非常大，并且會(huì)涉及到不同的部門之間的合作。如果項(xiàng)目的相關(guān)信息溝通不暢將造成項(xiàng)目進(jìn)展的進(jìn)度降低并且影響員工的工作效率。所以應(yīng)該依靠項(xiàng)目管理軟件建立完善的信息交互共享機(jī)制，這樣項(xiàng)目相關(guān)的信息能夠得到最大限度的溝通共享。項(xiàng)目管理軟件在功能上應(yīng)該具備強(qiáng)大的自動(dòng)記憶功能能夠滿足相關(guān)人們實(shí)時(shí)的信息查詢需求。另外，還應(yīng)該具備相關(guān)文件的快速傳遞能力，相關(guān)的工作人員能夠通過(guò)項(xiàng)目管理軟件快速接收項(xiàng)目文件。最后，能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門間、員工間、領(lǐng)導(dǎo)和員工間之間的實(shí)時(shí)交流。

2.3 建立協(xié)同的工作管理系統(tǒng)

公司中的每一個(gè)項(xiàng)目不是單獨(dú)的一個(gè)部門能夠完成的，這需要每個(gè)部門之間的通力合作才能夠?qū)崿F(xiàn)的。由于每一個(gè)部門主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，作業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)有效的工作管理系統(tǒng)。可以使用WBS技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同部門之間的有效溝通，并且依靠本系統(tǒng)能夠?qū)㈨?xiàng)目中的每一個(gè)任務(wù)分配到具體的個(gè)人上面，從而有利于提高項(xiàng)目的進(jìn)度并且有利于相關(guān)考核工作的實(shí)行。

2.4 能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)控制

由于公司的每一個(gè)項(xiàng)目牽扯到不同的部門，并且還有可能涉及到其他的公司，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中有很多的不確定因素，所以對(duì)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)信息的掌握在一定程度上決定著項(xiàng)目質(zhì)量。相關(guān)實(shí)踐證明，采用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)能夠?qū)⑾鄳?yīng)的建設(shè)周期縮短到原來(lái)的80%左右，并且整個(gè)工程的施工成本將降低到原來(lái)的90%左右。所以可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)作為對(duì)項(xiàng)目實(shí)施信息掌控的重要核心技術(shù)之一。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)能夠?qū)⒄麄€(gè)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)合理劃分，對(duì)工程進(jìn)度能夠合理的安排并且進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，從而使用最少的時(shí)間和最少的資源保證項(xiàng)目進(jìn)度和施工質(zhì)量，提高項(xiàng)目實(shí)施效率同時(shí)降低成本。

2.5 實(shí)現(xiàn)全員管理

對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行管理從本質(zhì)上而言是對(duì)參與項(xiàng)目的人員的科學(xué)管理，對(duì)全員進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該合理的處理好不同部門之間的權(quán)利和責(zé)任等不同問(wèn)題，應(yīng)用那些具體的矩陣式組織形式的項(xiàng)目管理軟件從而充分發(fā)揮人的積極性，從而保證項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量提高人員的工作效率。

3 項(xiàng)目管理軟件對(duì)企業(yè)管理的重要性

項(xiàng)目管理是企業(yè)改革、創(chuàng)新的重要管理方法，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越大，并且隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷發(fā)展，企業(yè)需要不斷根據(jù)實(shí)際情況適應(yīng)性的市場(chǎng)變化，重新組織企業(yè)資源，整合工作流程，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的有效方法，變革管理已經(jīng)成為企業(yè)適應(yīng)變化而生存的基本出路，而項(xiàng)目管理正是被實(shí)踐證明、且行之有效的變革管理方法。

以項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)為基礎(chǔ)，可將公司各種與項(xiàng)目相關(guān)的關(guān)系通過(guò)集中、明晰的方式管理起來(lái)，進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中， 存在著事務(wù)型和項(xiàng)目型兩種工作類型，這兩者之間存在一定的重疊。另外，項(xiàng)目的管理需要設(shè)計(jì)、技術(shù)、實(shí)施、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、設(shè)備、物資、運(yùn)營(yíng)等部門的密切配合，利用項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，能夠打破部門的界限按照項(xiàng)目管理的需要建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，將與項(xiàng)目管理相關(guān)的部門通過(guò)集中、明晰的方式管理起來(lái)。這樣可以將事務(wù)型工作和項(xiàng)目型工作區(qū)分開(kāi)來(lái)，避免因二者隱含和混淆的關(guān)系而影響項(xiàng)目的管理效率。

將公司的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)與其他軟件系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)聯(lián)，從而形成一個(gè)整體高效的管理平臺(tái)?，F(xiàn)階段各個(gè)大型企業(yè)常用的項(xiàng)目管理軟件已經(jīng)能夠?qū)⑵髽I(yè)網(wǎng)資源、應(yīng)用軟件管理、信息交流、數(shù)據(jù)安全和遠(yuǎn)程監(jiān)控等一體化管理，從而共同形成統(tǒng)一高效的企業(yè)管理平臺(tái)，是企業(yè)各個(gè)部門和管理系統(tǒng)進(jìn)行同步。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)相關(guān)信息的實(shí)時(shí)掌握和決策，另外采用項(xiàng)目管理軟件能將相關(guān)的管理等部分整合進(jìn)去，從而提高項(xiàng)目實(shí)施的效率降低企業(yè)的管理成本。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上面的分析可知，企業(yè)采用項(xiàng)目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實(shí)際問(wèn)題，能夠提高企業(yè)的工作效率對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。因此，在未來(lái)項(xiàng)目管理軟件具有很好的發(fā)展和應(yīng)用前景。

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