新形勢下檔案管理工作的思考

祁立芳

摘 要：新形勢下，對檔案管理現(xiàn)代化來說，既蘊含著機遇，又充滿了挑戰(zhàn)。目前，檔案管理現(xiàn)代化僅僅處于基礎(chǔ)建設(shè)、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培訓(xùn)階段。對如何改變這種現(xiàn)狀，使人們認(rèn)識到檔案管理的重要性，推進檔案管理現(xiàn)代化的進程，提高信息資源開發(fā)利用水平，提了一些建議和看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；新形勢

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）35-0240-01

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。檔案管理現(xiàn)代化是指具有現(xiàn)代管理思想和管理知識的管理者以現(xiàn)代科技裝備為載體，實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的科學(xué)管理向現(xiàn)代科學(xué)管理而又與社會現(xiàn)代化發(fā)展同步的動態(tài)化過程。所以，檔案管理現(xiàn)代化也是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，它是一個系統(tǒng)工程。

一、檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識落后

長期以來，由于受傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟體制的影響，加上一般人對檔案工作重要性了解有限，致使人們對檔案工作的意義認(rèn)識得不夠深入透徹，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作缺乏應(yīng)有的正確認(rèn)識，直接導(dǎo)致了檔案工作的困難。認(rèn)識落后突出表現(xiàn)以下幾個方面。一是觀念僵化。人們不能將檔案工作與市場經(jīng)濟體制的需要聯(lián)系起來，看不到檔案工作對市場經(jīng)濟體制運行的所能形成的巨大影響和作用。一般人將檔案看做經(jīng)濟發(fā)展的包袱，很難將檔案看做是市場經(jīng)濟運行中的必不可少的信息資源，更看不到它的巨大的經(jīng)濟與社會效益。因而也就更難談什么建立檔案工作市場，把檔案工作推向市場，建立起諸如勞務(wù)檔案市場、技術(shù)檔案市場和其他的檔案市場了，至于建立起系統(tǒng)、全面、細(xì)微的檔案大市場的目標(biāo)要么是沒有，要么就是陷入空談。二是看法片面。人們認(rèn)為，檔案工作僅僅是一些紙紙片，與單位的其他工作如經(jīng)濟、人事等相比完全是次要的，因而也只能居于次要地位，在會議中講重視，但在實際的工作中輕視。三是管理放任。尤其是領(lǐng)導(dǎo)人對單位的檔案管理工作缺乏計劃于目標(biāo)，得過且過，完全放任檔案工作毫無活力與效率的進行，對檔案現(xiàn)代化更是沒有什么想法。

2.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個單位根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

3.現(xiàn)代化的人才不足

檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能、較高的文化素養(yǎng)。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

二、幾點建議

1.必須更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，也不能稱其為檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

2.加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.提高檔案工作者的總體素質(zhì)

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進行電子文件的制作、使用和維護。要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，必須做到：（1）在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)造條件，想方設(shè)法引進急需人才；（2）從提高整支隊伍素質(zhì)著手，對檔案工作者分層次進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

[責(zé)任編輯 王 莉]endprint