重視檔案是做好法院審判工作的基礎(chǔ)

李彥明

近年來，唐山市中級人民法院檔案工作取得了長足的進(jìn)步，以2012年搬遷新綜合審判大樓為契機(jī)，我們瞄準(zhǔn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化目標(biāo)，徹底改善了硬件環(huán)境，配置了先進(jìn)的管理設(shè)備，掃描了文書檔案和主要業(yè)務(wù)卷宗，機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定跨入省5A級先進(jìn)行列，檔案工作不僅為審判工作和各項(xiàng)社會事業(yè)提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也成為全市機(jī)關(guān)單位的一道亮點(diǎn)。

隨著經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級的不斷深入，越來越多的社會矛盾和問題以案件形式進(jìn)入司法領(lǐng)域，人民法院審判案件的數(shù)量日益增加，檔案工作的任務(wù)越來越繁重，檔案服務(wù)審判工作和社會各項(xiàng)事業(yè)的作用也越來越明顯。我是從基層政法口干起的，中間又擔(dān)任過地方政府、黨委主要領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，檔案的價值和作用我深有體會，如果說過去重視檔案工作更多的是從宏觀層面多一些，那么在法院院長崗位上，則更多的體現(xiàn)在組織領(lǐng)導(dǎo)和具體工作上。我認(rèn)為，做為法院院長，只有充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，真正把檔案工作擺上位、抓到位，才能最大限度發(fā)揮好檔案的作用，為審判工作和其他各項(xiàng)工作提供服務(wù)和保障。

重視檔案才能促進(jìn)事業(yè)發(fā)展

檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是第一手的原始材料，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。國家的各項(xiàng)事業(yè)都離不開檔案，無論是政治、經(jīng)濟(jì)，還是科學(xué)、文化、教育，離開檔案都無法正常運(yùn)行。就機(jī)關(guān)單位來說，檔案中包含重要的事實(shí)、大量的經(jīng)驗(yàn)，只有借助這些記錄，各單位才能正常處理日常工作，才能保證管理、決策上的連續(xù)性。對于人民法院來說，成千上萬案件卷宗，儲存著大量糾紛原貌，關(guān)系到千千萬萬當(dāng)事人的切身利益，如果不加強(qiáng)檔案管理，會造成不可估量的損失。

江澤民同志在上海市檔案館的題詞中說的好，“檔案工作有它的特點(diǎn)，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時，如果平時工作沒有做好，臨渴掘井，就悔之晚矣”。現(xiàn)在有些領(lǐng)導(dǎo)干部比較浮躁，只重視眼前利益，不尊重歷史，不重視檔案。我做縣長、書記時，每次開會都要講，領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案工作，勤抓檔案收集，經(jīng)?？礄n案、琢磨檔案，從檔案中領(lǐng)會前人處理有關(guān)事件的道理，從中認(rèn)識社會發(fā)展的規(guī)律，吸取經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，推動工作。當(dāng)中級法院院長后，我更加認(rèn)識到檔案工作的重要，將檔案工作提上黨組議程，納入黨組工作，認(rèn)真營造檔案工作的良好氛圍。我有深刻的感受，一個單位檔案管理的好，檔案工作開展的好，它的整體工作也必定走在前面。只有深刻認(rèn)識到檔案工作的重要意義，切實(shí)重視檔案工作，解決檔案工作中的實(shí)際問題，檔案工作才能開展得有聲有色，才能促進(jìn)其他工作的發(fā)展。

訴訟檔案是法院工作的保障

法院檔案工作是“記載審判歷史、傳承司法文明”的重要工作，這種重要性是由法院的工作性質(zhì)決定的。人民法院是國家的審判機(jī)關(guān)，在行使審判權(quán)的活動中所形成的訴訟檔案、文書檔案都是特有的，是黨和國家的寶貴財(cái)富。對于檢查總結(jié)人民法院執(zhí)行黨和國家的政策、法律、法令等經(jīng)驗(yàn)，對于國家立法，對于維護(hù)社會主義民主與法制，平反冤假錯案等等，都具有不可估量的重要作用。

訴訟檔案管理工作是整個法院工作不可缺少的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，是提高人民法院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。到法院工作后感覺到，人民法院各項(xiàng)工作確確實(shí)實(shí)離不開檔案工作的積極配合。

訴訟檔案是審判工作的依據(jù)。比如，一審案件要依據(jù)偵查、起訴程序中形成的檔案來審理，二審要依據(jù)一審案件形成的檔案來辦理。這其中的案件事實(shí)不是原始狀態(tài)的事實(shí)，而是體現(xiàn)在檔案中的過去的事實(shí)記錄。以事實(shí)為根據(jù)，實(shí)際上是以體現(xiàn)在檔案材料中的事實(shí)為根據(jù)。離開檔案，就無從審查和認(rèn)定案件事實(shí)。再比如，前些年復(fù)查歷史案件，因?yàn)楫?dāng)時案件材料比較簡單，不能全面地反映案件事實(shí)，就給復(fù)查工作帶來了很大的困難。在其他方面，如司法統(tǒng)計(jì)分析，或?qū)Π讣M(jìn)行研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，也離不開對訴訟檔案的利用。正確、充分地利用訴訟檔案，不僅能夠準(zhǔn)確地審理案件，也能夠?yàn)榉ㄔ褐贫üぷ髦贫?、正確決策提供科學(xué)依據(jù)。

訴訟檔案為總結(jié)審判工作經(jīng)驗(yàn)、編纂法院歷史，為法制宣傳教育，為國家立法工作等都提供了豐富的素材。如，訴訟檔案為法律院校的教學(xué)提供了豐富案例，為教育人民群眾增強(qiáng)法制觀念、遵紀(jì)守法提供可供參考的典型。在整頓社會治安，打擊嚴(yán)重刑事犯罪的工作中，法院干警利用司法檔案，從不同的角度研究分析各類案件，寫出專題材料，對打擊刑事犯罪起到了重要作用。

抓好檔案工作是領(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)所在

擔(dān)任唐山市中級法院院長以來，我始終堅(jiān)持“好的傳統(tǒng)不能丟，新的模式引進(jìn)來”的工作思路，運(yùn)用新技術(shù)、新方法，創(chuàng)新管理、科學(xué)管理，努力打造法院系統(tǒng)檔案工作的新標(biāo)桿，開發(fā)利用的好典范，當(dāng)事人滿意的好窗口。

一是重視檔案、健全體制。我始終把檔案工作擺在突出的位置上，經(jīng)常過問檔案收集工作、檔案信息化工作，對相關(guān)部門工作怠慢、不予配合的情況，點(diǎn)名約談中層干部；對檔案工作中出現(xiàn)的困難問題，召集黨組會，重點(diǎn)協(xié)調(diào)調(diào)度，并從人財(cái)物上給予大力支持，幫其消除障礙，助其順利發(fā)展。

為了加強(qiáng)對本院檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，我親自擔(dān)任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長，主管辦公室工作的黨組副書記、副院長為副組長，下設(shè)辦公室，形成院長分管、辦公室主任主管、檔案人員具體管的檔案工作管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理檔案，由業(yè)務(wù)部門立卷整理，檔案室簽收歸檔。制定和完善了檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，做到了檔案工作有法可依，有章可循，保證了檔案工作的有序開展。

二是配強(qiáng)人員、狠抓管理。面對檔案人員不足的情況，克服“案多人少”矛盾，專門招錄一名檔案專業(yè)大學(xué)生，安排到檔案管理崗位，并從業(yè)務(wù)庭抽調(diào)優(yōu)秀書記員補(bǔ)充到檔案管理崗位工作，保證了檔案工作部門始終有5名相對穩(wěn)定的管理人員，其中既有經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志、又有態(tài)度認(rèn)真的大學(xué)生，既有耐心細(xì)致的女同志、又有能干重活的男干警，形成業(yè)務(wù)上傳幫帶，工作上追求快，技術(shù)上接納新的檔案工作氛圍。采取在職培訓(xùn)的辦法，對現(xiàn)職檔案員進(jìn)行檔案管理和軟件使用知識培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案工作能力。

為了加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)，在籌建市中院綜合審判大樓時，就召集設(shè)計(jì)人員、檔案專家對檔案室進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。檔案室的位置、布局、大小等方面都經(jīng)過了充分論證，地板進(jìn)行了承重特殊處理，形成了現(xiàn)有的規(guī)模。嚴(yán)格實(shí)行三室分設(shè)，庫房560平方米，閱檔室40多平方米，辦公室70多平方米。按照現(xiàn)代化檔案室的要求，參照先進(jìn)檔案室的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行硬件配備，采用自動滅火裝置確保符合檔案保管要求；采用恒溫恒濕空調(diào)自動調(diào)控溫濕度；采用智能密集架科學(xué)有效管理檔案，此外還安裝了防盜裝置、監(jiān)控設(shè)備，配置了掃描設(shè)備、防磁柜等等，可謂一應(yīng)俱全，實(shí)現(xiàn)了檔案室的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。目前室藏檔案共有14萬余卷，門類齊全，其中有文書檔案、訴訟檔案、會計(jì)檔案、法醫(yī)檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案等。均按照各類檔案的整理要求進(jìn)行了規(guī)范整理，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

三是大力掃描、發(fā)展信息化。唐山中院一直致力于大力推動檔案信息化建設(shè)。早在2005年就引進(jìn)檔案管理專業(yè)軟件—科怡檔案管理系統(tǒng)，用了一年多時間，對全部文書檔案和主要業(yè)務(wù)檔案文件級目錄進(jìn)行了錄入，方便了檢索利用。2010年又引進(jìn)法院審判流程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了訴訟案件從立案到歸檔利用的動態(tài)管理。

我來之后，累計(jì)投入了300余萬元，購置了檔案數(shù)字化設(shè)備，引進(jìn)通達(dá)海檔案管理系統(tǒng)，對全部文書檔案和主要訴訟檔案原文進(jìn)行了掃描，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字圖像與目錄數(shù)據(jù)的掛接，完成了局域網(wǎng)內(nèi)的互聯(lián)互通?，F(xiàn)如今，在內(nèi)網(wǎng)的任何一臺電腦上，只要有相應(yīng)權(quán)限都可以查閱檔案，做到了網(wǎng)上辦公、無紙化辦公。

四是注重開發(fā)、有效利用。保存檔案最重要的目的就是為了利用，只有利用才能體現(xiàn)檔案的價值，只有利用才能使“死”檔案變“活”。為此，我們一方面從改變借閱利用環(huán)境入手；一方面從編制檔案匯編、檔案叢書努力，充分挖掘檔案的潛在利用價值，為審判工作和社會發(fā)展保駕護(hù)航。

在接待利用方面，提供了寬敞明亮、摘抄復(fù)印方便、檢索工具齊全的利用室，指定熟悉室藏、調(diào)卷迅速的檔案工作人員負(fù)責(zé)對內(nèi)外調(diào)閱檔案。使用微機(jī)、手工目錄、帳冊、交接薄和密集架標(biāo)簽等多種檢索工具相結(jié)合的調(diào)檔方法，提高了查找速度。每年接待查閱檔案人員達(dá)800余人次，調(diào)閱檔案近千卷，復(fù)印檔案近萬頁。

在檔案編研方面，續(xù)編《全宗介紹》、《年鑒》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》，撰寫了《檔案利用效果實(shí)例》、《檔案規(guī)章制度匯編》等，有效地服務(wù)于審判、服務(wù)于社會。

當(dāng)前，司法公開是法院工作的重點(diǎn)，唐山中院在深入推進(jìn)司法公開三大平臺建設(shè)的同時，把網(wǎng)上預(yù)約查檔作為今年的三大特色亮點(diǎn)工作之一，大力推進(jìn)。此外，還利用電話預(yù)約、現(xiàn)場預(yù)約等多種方式，針對不同人群、不同需求，拓展了預(yù)約查檔服務(wù)的覆蓋面，真正把司法為民的理念落到了實(shí)處。

近年來，在上級法院檔案業(yè)務(wù)部門和省、市檔案局的具體指導(dǎo)下，通過不懈努力，唐山中院檔案工作取得了一定的成績，多次受到省高院和省、市檔案局的表彰，每年都被評為檔案工作先進(jìn)集體，特別是在檔案工作管理晉升工作中，連續(xù)3年連升3級，2013年以全省高分97.9分的佳績，通過了省檔案局的機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理5A級認(rèn)定，走在了全省法院系統(tǒng)的前列。但和最先進(jìn)單位相比我們還有一定差距，尤其是檔案信息化管理利用水平尚需進(jìn)一步提升。今后我們將進(jìn)一步規(guī)范管理，嚴(yán)格要求，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識，提升服務(wù)水平，努力推動檔案管理工作再上新臺階。