使用Excel開(kāi)展計(jì)算機(jī)審計(jì)實(shí)例分析

王山江

近年來(lái)，留壩縣審計(jì)局大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，雖然大多被審計(jì)單位沒(méi)有使用計(jì)算機(jī)電算化，無(wú)法使用AO審計(jì)軟件來(lái)進(jìn)行審計(jì)，但該局仍緊密結(jié)合自身工作特點(diǎn)，發(fā)掘計(jì)算機(jī)審計(jì)的新思想、新方法，在審計(jì)中取得了較好的成效。Excel作為微軟Microsoft Windows和一個(gè)組件，其使用面非常廣泛，通用性高，可以處理的數(shù)據(jù)源多，大多數(shù)原始數(shù)據(jù)不需經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換，即可直接導(dǎo)入到Excel中進(jìn)行處理，而且對(duì)其大多數(shù)操作的過(guò)程都是可逆的，使用者可以很方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)試及查錯(cuò)。在應(yīng)對(duì)一些特定的、零散的數(shù)據(jù)方面，Excel是一款強(qiáng)大而且通用的數(shù)據(jù)處理軟件，發(fā)揮其長(zhǎng)處對(duì)審計(jì)工作有著重要的促進(jìn)作用。

一、使用Excel的排序功能

該局在對(duì)某單位進(jìn)行審計(jì)過(guò)程中，因被審單位賬目不清，審計(jì)組需要根據(jù)其分別記錄的兩本賬薄，重現(xiàn)其現(xiàn)金日記賬。此時(shí)，審計(jì)組利用Excel將兩本賬的現(xiàn)金科目記錄全部過(guò)到sheet1中，然后利用Excel的排序功能，對(duì)其記賬日期進(jìn)行升序排序，即可得合并后的現(xiàn)金日記賬流水，再根據(jù)其現(xiàn)金的期初庫(kù)存數(shù)，從而可以很容易地將每天的現(xiàn)金余額結(jié)算出來(lái)。

二、借助VBA實(shí)現(xiàn)兩個(gè)表單的對(duì)比

在一次對(duì)醫(yī)院庫(kù)存藥品的審計(jì)過(guò)程中，需要對(duì)兩個(gè)各含相同字段的Excel電子表單進(jìn)行逐格對(duì)比，找出不一致的地方。因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，審計(jì)組借助了宏來(lái)進(jìn)行操作，編寫(xiě)了相應(yīng)的VBA代碼，通過(guò)運(yùn)行VBA代碼，兩個(gè)Excel電子表單不一致的單元格會(huì)被顯示為紅色，這樣審計(jì)人員在很短的時(shí)間內(nèi)，就順利完成了兩張電子表格的對(duì)比工作，為審計(jì)實(shí)施節(jié)約了大量人力和時(shí)間。

三、Excel同SQL協(xié)同處理

在對(duì)某醫(yī)院的庫(kù)存藥品進(jìn)行審計(jì)時(shí)，需要對(duì)其提供的Excel表格中的某些數(shù)據(jù)按特定條件進(jìn)行篩選出來(lái)，形成一張新表。審計(jì)組借助VBA直接在Excel中運(yùn)行宏來(lái)實(shí)現(xiàn)SQL操作，采取的方法是先將Excel電子表單導(dǎo)入Access，然后利用Access的SQL查詢(xún)功能完成相應(yīng)的操作，再用Excel導(dǎo)入Access的mdb文件，將其恢復(fù)為Excel格式進(jìn)行后續(xù)處理。這樣做雖然沒(méi)有直接在Excel中使用VBA來(lái)操作那樣直接，但卻減少了編寫(xiě)VBA代碼的工作量，一定程度也降低了出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能。

四、條件處理函數(shù)大有可為

很多時(shí)候，我們對(duì)數(shù)據(jù)需要進(jìn)行條件處理，如有條件的匯總，使用Excel的SUMIF函數(shù)即可輕易實(shí)現(xiàn)，比如在EXCEL中，A2：8為員工性別，B2：8為對(duì)應(yīng)工資，如果需要匯總男員工的工資，使用公式SUMIF（A2：8，"男"，B2：8）即可。此外，Excel中的條件計(jì)數(shù)函數(shù)也很實(shí)用。如需要匯總單元格A1至A100范圍內(nèi)大于1000的數(shù)有幾個(gè)可以使用countif（A1：A100，">1000"）來(lái)輕易實(shí)現(xiàn)。Excel的條件處理函數(shù)在數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)時(shí)，使用較為廣泛，通過(guò)日常使用情況來(lái)看，審計(jì)人員有必要掌握Excel的條件查詢(xún)函數(shù)用法。

五、靈活使用Excel篩選功能

使用Excel篩選功能，可以輕易查找符合一定條件的數(shù)據(jù)，更為強(qiáng)大的是，Excel的篩選功能多條件使用，結(jié)合其自定義篩選功能，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理過(guò)程。如某項(xiàng)目審計(jì)中，審計(jì)組需要在審計(jì)表中查出動(dòng)工時(shí)間在2008年以前，投資在300萬(wàn)元以上的教育投資項(xiàng)目，這時(shí)正好使用數(shù)據(jù)篩選的功能，對(duì)動(dòng)工時(shí)間、投資額、項(xiàng)目類(lèi)別這三列進(jìn)行選擇，生成的表中就是符合條件的數(shù)據(jù)。此外，對(duì)于大量的數(shù)據(jù)，還可以使用“篩選編號(hào)”功能，找出前幾位的記錄。Excel篩選功能是審計(jì)時(shí)使用頻率最高的功能之一，熟悉使用此功能，能顯著提高Excel輔助審計(jì)水平。

六、擴(kuò)展Excel功能

在工作中，審計(jì)組時(shí)常需要對(duì)Excel的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后再使用。對(duì)于海量的單元數(shù)據(jù)，平時(shí)使用最多的莫過(guò)于VBA了，使用這種腳本語(yǔ)言，可以自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)很多數(shù)據(jù)處理操作。但VBA因其自身代碼特點(diǎn)，不易編寫(xiě)，容易出錯(cuò)，且不易查錯(cuò)，因此在實(shí)際工作中，我們?cè)鴩L試使用Python（一種計(jì)算機(jī)腳本語(yǔ)言），直接對(duì)Excel文件進(jìn)行操作，處理其中數(shù)據(jù)。Python的代碼編寫(xiě)較為容易，程序結(jié)構(gòu)便于把握，出錯(cuò)機(jī)率明顯降低，排查問(wèn)題也比較容易，操作更加靈活，容易上手，有利于工作效率的提升。（作者單位：留壩縣審計(jì)局）