淺談供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)的構(gòu)建和應(yīng)用

●公誠管理咨詢有限公司 陳潔敏

淺談供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)的構(gòu)建和應(yīng)用

●公誠管理咨詢有限公司 陳潔敏

當(dāng)下，企業(yè)供應(yīng)鏈管理進(jìn)入供應(yīng)鏈整合協(xié)同階段，供應(yīng)鏈的各參與方通過網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，分享戰(zhàn)略規(guī)劃、行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)業(yè)資訊等信息，交互供應(yīng)鏈上的物流、信息流、資金流，尋求內(nèi)外部戰(zhàn)略協(xié)同發(fā)展和價(jià)值共贏，從而提高工作效率、降低財(cái)務(wù)成本、提升服務(wù)質(zhì)量。中國電信廣東分公司（簡(jiǎn)稱廣東電信）財(cái)務(wù)共享中心搭建供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)（簡(jiǎn)稱“SUS”平臺(tái)），實(shí)現(xiàn)了企業(yè)與供應(yīng)商在采購、財(cái)務(wù)、信息等方面的協(xié)同管理，本文主要介紹該“SUS”平臺(tái)的功能和應(yīng)用成效，以期為其他企業(yè)供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)管理提供一定的借鑒。

供應(yīng)商 財(cái)務(wù) SUS平臺(tái)

引言

目前財(cái)務(wù)管理工作已經(jīng)發(fā)生巨大的變化，跨地區(qū)、跨企業(yè)使得現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理工作不再局限于傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)管理范疇，財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)控制、經(jīng)營和管理起著越來越重要的作用，因此財(cái)務(wù)管理活動(dòng)已經(jīng)滲透到了公司經(jīng)營管理的每個(gè)環(huán)節(jié)。隨著電子化、信息化、智能化的較快發(fā)展，繁雜的財(cái)務(wù)管理工作中引入信息化管理成為迫切需求，與財(cái)務(wù)管理水平的提升相對(duì)應(yīng)，要求有更加先進(jìn)的管理軟件或管理技術(shù)相適應(yīng)。因此構(gòu)建和應(yīng)用財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)以提高財(cái)務(wù)管理的效率成為財(cái)務(wù)信息化管理的必然要求。

廣東通信服務(wù)有限公司與中國電信廣東分公司是關(guān)聯(lián)方企業(yè)，每年關(guān)聯(lián)交易超過50億元，為了核準(zhǔn)雙方關(guān)聯(lián)交易數(shù)據(jù)、加快資金回籠速度，中國電信廣東分公司財(cái)務(wù)共享中心于2012年著手搭建供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái) （簡(jiǎn)稱“SUS”平臺(tái)），向供應(yīng)商提供一個(gè)基于網(wǎng)頁交互的訂單采購、收貨、發(fā)票、付款和報(bào)表查詢的全流程閉環(huán)管理平臺(tái)。公誠管理咨詢有限公司作為廣東通信服務(wù)有限公司的控股子公司，被選為第一批系統(tǒng)試點(diǎn)單位，應(yīng)用推廣至全國所屬11家分支機(jī)構(gòu)使用，至今已實(shí)施了近三年，在信息核對(duì)、收入確認(rèn)、發(fā)票管理、款項(xiàng)回收等各方面都取得明顯效果，現(xiàn)將“SUS”平臺(tái)構(gòu)建及應(yīng)用情況歸納總結(jié)如下。

一、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的缺陷及構(gòu)建“SUS”平臺(tái)的意義

（一）效率比較低。以往財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理信息的處理缺乏全面動(dòng)態(tài)管理和控制，也缺乏過程監(jiān)督，僅僅是對(duì)財(cái)務(wù)信息的簡(jiǎn)單歸納和處理，管理者無法及時(shí)掌握公司的各方面動(dòng)態(tài)信息，財(cái)務(wù)管理的效率水平是比較低下的。

在供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)（SUS）上線前，中國電信廣東分公司供應(yīng)商款項(xiàng)支付流程為：（1）電信業(yè)務(wù)部門創(chuàng)建采購訂單；（2）確認(rèn)訂單收貨后，供應(yīng)商寄送紙質(zhì)發(fā)票至電信財(cái)務(wù)共享中心；（3）電信財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)將紙質(zhì)票據(jù)掃描至影像系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)該發(fā)票金額進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)；（4）滿足合同付款條款時(shí)，供應(yīng)商通過電信業(yè)務(wù)人員在共享報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)發(fā)起付款申請(qǐng)，經(jīng)過財(cái)務(wù)共享中心審核通過后制證對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。該流程容易出現(xiàn)發(fā)票管理缺失的問題，供應(yīng)商不清楚發(fā)票是否正常被收到及是否符合要求，如果產(chǎn)生退票，也不能跟蹤退票過程，還可能發(fā)生發(fā)票丟失情況，降低了效率水平。

（二）風(fēng)險(xiǎn)大成本高。以往的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)成本偏高主要體現(xiàn)在溝通和時(shí)間成本上，由于供應(yīng)商自主開票直接寄至共享中心常會(huì)出現(xiàn)因訂單未列賬、訂單號(hào)填錯(cuò)或發(fā)票金額與電信方系統(tǒng)金額有差異等導(dǎo)致無法校驗(yàn)的情況，容易發(fā)生問題發(fā)票積壓，反復(fù)溝通或回退花費(fèi)較多的時(shí)間和成本，另外供應(yīng)商無法維護(hù)電信訂單對(duì)應(yīng)本公司合同、發(fā)票信息，應(yīng)收、應(yīng)付往來信息不透明，導(dǎo)致往來款因雙方確認(rèn)口徑不同而難以核對(duì)一致。另外也不利于資金支付風(fēng)險(xiǎn)管控，付款后未能有系統(tǒng)對(duì)用戶收到款項(xiàng)情況進(jìn)行記錄，缺少供應(yīng)商確認(rèn)是否收到款項(xiàng)的節(jié)點(diǎn)，未形成資金支付的閉環(huán)管理。由于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)帶來的信息不完整和失真情況，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在面對(duì)高效率、跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨企業(yè)的新的財(cái)務(wù)管理形勢(shì)時(shí)，難以滿足財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)性、低成本的要求，限制制約了財(cái)務(wù)管理效率的提高。

基于上述弊端分析，構(gòu)建和應(yīng)用供應(yīng)商協(xié)同管理平臺(tái)顯得意義重大，通過加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨企業(yè)之間的財(cái)務(wù)信息管理水平，通過加強(qiáng)模塊化管理，激發(fā)協(xié)同化管理效應(yīng)。為此，中國電信財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自2012年開始，重新梳理優(yōu)化供應(yīng)商采購訂單收貨列賬、發(fā)票校驗(yàn)、付款等流程，打造供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)，作為與供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)溝通的橋梁，以期實(shí)現(xiàn)電信運(yùn)營商與供應(yīng)商的實(shí)物流、資金流及信息流協(xié)同管理，提高信息溝通效率，降低企業(yè)管理成本。

二、“SUS”平臺(tái)的功能特點(diǎn)

（一）實(shí)現(xiàn)采購協(xié)同。廣東電信業(yè)務(wù)部門在集成供應(yīng)鏈系統(tǒng)創(chuàng)建的訂單會(huì)發(fā)送SUS平臺(tái)，同時(shí)發(fā)郵件通知供應(yīng)商。供應(yīng)商對(duì)接收到的訂單信息進(jìn)行查看，確認(rèn)發(fā)貨后，對(duì)訂單創(chuàng)建交貨通知。供應(yīng)商發(fā)貨后，在系統(tǒng)上載供貨信息及電子發(fā)貨單，業(yè)務(wù)部門通過SUS平臺(tái)接收相關(guān)信息，與實(shí)物核實(shí)無誤收貨，供應(yīng)商在SUS中可以查詢訂單收貨情況。另外，還應(yīng)用于詢報(bào)價(jià)管理，業(yè)務(wù)部門提交電子詢價(jià)單，供應(yīng)商查看進(jìn)行報(bào)價(jià)反饋。通過采購協(xié)同優(yōu)化了企業(yè)采購流程，同時(shí)也加強(qiáng)了企業(yè)和供應(yīng)商財(cái)務(wù)管理的緊迫感，提升了交易運(yùn)行的效率。信息交互詳見圖1。

圖1 SUS平臺(tái)采購協(xié)同示意圖

（二）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)協(xié)同。發(fā)票管理上，一方面，供應(yīng)商通過SUS平臺(tái)獲取廣東電信訂單的收貨列賬信息，由系統(tǒng)根據(jù)訂單的稅碼信息判斷是否需開具增值稅專用發(fā)票，通過核對(duì)項(xiàng)目的價(jià)款、稅款、合計(jì)金額等來校驗(yàn)控制發(fā)票開具，并自動(dòng)生成發(fā)票寄送單，然后進(jìn)行發(fā)票掃描、打包、提交發(fā)票寄送申請(qǐng)，錄入實(shí)際寄送的郵包及發(fā)票信息，大大提高了寄送單填列和發(fā)票開具的準(zhǔn)確性；另一方面，通過SUS平臺(tái)，供應(yīng)商可跟蹤發(fā)票接收、掃描、校驗(yàn)、專票抵扣聯(lián)認(rèn)證結(jié)果等各環(huán)節(jié)狀態(tài)，如發(fā)生退票，可直接獲知退票原因以及退票回寄的郵包號(hào)，對(duì)退票進(jìn)行確認(rèn)接收，提高了發(fā)票傳遞的安全性，同時(shí)減少了電話咨詢量。

應(yīng)收管理上，供應(yīng)商提交付款通知申請(qǐng)，跟蹤后續(xù)處理狀態(tài)，對(duì)付款金額進(jìn)行確認(rèn)。供應(yīng)商查詢訂單收貨、發(fā)票寄送狀態(tài)、發(fā)票校驗(yàn)以及訂單付款狀態(tài)等信息。查詢訂單的付款狀態(tài)和支付狀態(tài)，執(zhí)行確認(rèn)收款的操作。具體信息交互詳見圖2。

圖2 SUS平臺(tái)財(cái)務(wù)協(xié)同示意圖

（三）實(shí)現(xiàn)信息管理協(xié)同。業(yè)務(wù)部門在SRM發(fā)布的信息會(huì)同步到SUS系統(tǒng)，發(fā)布的信息包括：采購信息、績(jī)效評(píng)估、澄清答疑、接待日以及投訴建議等，供應(yīng)商可以查看發(fā)布的信息，并維護(hù)反饋意見。業(yè)務(wù)部門查看供應(yīng)商反饋的信息，及時(shí)與供應(yīng)商溝通。另外，供應(yīng)商可維護(hù)發(fā)票號(hào)碼、本公司合同號(hào)等自定義關(guān)鍵信息，便于按自己習(xí)慣的維度進(jìn)行信息查詢和核對(duì)，保證了雙方應(yīng)付應(yīng)收信息的有效傳遞。通過行之有效的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)以及信息的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，發(fā)揮信息管理協(xié)同的效率。

三、“SUS”平臺(tái)推廣應(yīng)用的成效

“SUS?±”平臺(tái)歷經(jīng)三年多的開發(fā)、推廣和完善，有效集成財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)（SAP）、共享財(cái)務(wù)報(bào)賬平臺(tái)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)（ISCM）等多個(gè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)信息，并引入影像系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)發(fā)票傳遞電子化，實(shí)現(xiàn)票據(jù)傳遞及資金支付的閉環(huán)管理，提高付款申請(qǐng)、應(yīng)付款確認(rèn)和支付處理的效率和效果。主要取得以下幾個(gè)方面成效:

（一）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息集成，提高了供應(yīng)商服務(wù)滿意度。通過SUS平臺(tái)，供應(yīng)商可自主查詢、跟蹤多維度信息。通過訂單收貨查詢，有利于供應(yīng)商溝通服務(wù)接收確認(rèn)或貨物收貨列賬；通過發(fā)票信息查詢，有利于供應(yīng)商掌握紙質(zhì)發(fā)票收寄情況和發(fā)票校驗(yàn)應(yīng)付確認(rèn)情況；通過支付信息查詢，有利于供應(yīng)商掌握支付報(bào)賬發(fā)起、銀行支付和匯票開具情況，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)現(xiàn)金流入時(shí)點(diǎn)，解決了供應(yīng)商最為關(guān)注的到款時(shí)間問題；通過關(guān)聯(lián)校驗(yàn)信息查詢，有利于供應(yīng)商與廣東公司進(jìn)行交易事項(xiàng)的事前核對(duì)。因此SUS平臺(tái)的構(gòu)建和應(yīng)用，可以將企業(yè)與供應(yīng)商之間許多現(xiàn)實(shí)的業(yè)務(wù)移植進(jìn)入財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)中去，極大地減少了供應(yīng)商和企業(yè)之間的通信成本和時(shí)間成本，通過獲取第一手成本信息，杜絕了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算管理帶來的信息延遲問題。針對(duì)匯票結(jié)算量逐年增大的情況，2014年SUS平臺(tái)增加了票據(jù)開具情況的查詢，結(jié)合報(bào)賬平臺(tái)匯票管理功能的實(shí)現(xiàn)，將開票時(shí)間傳送SUS平臺(tái)，提醒供應(yīng)商及時(shí)領(lǐng)取票據(jù)。值得一提的是，借助供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)的優(yōu)化應(yīng)用，財(cái)務(wù)管理部門和供應(yīng)商以及企業(yè)高層可以協(xié)同參與到管理過程當(dāng)中，不僅提高了供應(yīng)商服務(wù)的滿意度，也提升了企業(yè)財(cái)務(wù)管控的執(zhí)行力。

（二）借助供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)，提高了會(huì)計(jì)處理效率。一是減少了掃描和發(fā)票加計(jì)工作，發(fā)票由供應(yīng)商自行掃描上載，廣東電信財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心只需對(duì)紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行稽核。二是提高了會(huì)計(jì)核算處理效率，基于系統(tǒng)數(shù)據(jù)開具的發(fā)票數(shù)據(jù)更規(guī)范，SUS發(fā)送的發(fā)票一次成功處理率為98%以上，降低無法校驗(yàn)的異常發(fā)票率。三是提高了往來未清項(xiàng)清理效率，尤其是抬頭費(fèi)用未清項(xiàng)的清理，賬務(wù)更清晰。四是提高了溝通效率，供應(yīng)商使用SUS自助查詢發(fā)票到達(dá)和校驗(yàn)、退票情況、報(bào)賬單進(jìn)度和到款情況，大幅減少咨詢電話量。五是保障關(guān)聯(lián)交易賬務(wù)的一致性。關(guān)聯(lián)交易核對(duì)不一致時(shí)需要咨詢業(yè)務(wù)端查找原因，工作被動(dòng)且發(fā)現(xiàn)問題滯后，因此需要推動(dòng)前端先進(jìn)行業(yè)務(wù)核對(duì)。通過在SUS平臺(tái)展現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易情況，SUS每天凌晨定時(shí)從SAP獲取前一天的SAP關(guān)聯(lián)交易報(bào)表數(shù)據(jù)，便于業(yè)務(wù)人員及時(shí)核對(duì)確認(rèn)，從源頭保障關(guān)聯(lián)交易賬務(wù)的核對(duì)一致。同時(shí)供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)能夠提供多視角的統(tǒng)計(jì)查詢，通過諸多業(yè)務(wù)角度和財(cái)務(wù)科目進(jìn)行組合查詢，無需掌握復(fù)雜的財(cái)務(wù)核算方法，就可以獲取全方位動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)信息。

（三）提高了核算質(zhì)量，防范了資金風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)通過對(duì)企業(yè)和供應(yīng)商之間財(cái)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理，可以做到事前、事中、事后全過程控制，同時(shí)也便于加強(qiáng)全方位監(jiān)督和控制，使企業(yè)對(duì)采購和財(cái)務(wù)狀況有效把控。一是供應(yīng)商由結(jié)算單發(fā)起付款申請(qǐng)，杜絕重復(fù)統(tǒng)計(jì)訂單并發(fā)起報(bào)賬。二是供應(yīng)商對(duì)支付信息進(jìn)行確認(rèn)并反饋，實(shí)現(xiàn)資金支付的閉環(huán)管理，控制錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)。三是提高開票的準(zhǔn)確率，發(fā)票寄送單自動(dòng)生成，信息準(zhǔn)確可靠，減少人為錯(cuò)誤，同時(shí)應(yīng)用開票金額系統(tǒng)校驗(yàn)控制，提高開票與訂單收貨金額匹配性，減少退票。四是供應(yīng)商可對(duì)實(shí)際銀行收款或收到票據(jù)情況進(jìn)行確認(rèn)并反饋報(bào)賬平臺(tái)，廣東電信可根據(jù)確認(rèn)情況復(fù)核支付的正確性，提高資金支付安全性。同時(shí)供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)按照預(yù)算安排和要求，通過在預(yù)算執(zhí)行過程控制中及時(shí)將采購預(yù)算和供應(yīng)商提供的貨物報(bào)價(jià)成本進(jìn)行對(duì)比，在關(guān)鍵的決策點(diǎn)提供自動(dòng)提醒，保障預(yù)算管理得到貫徹執(zhí)行，從而降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高核算質(zhì)量。

（四）與供應(yīng)商共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，深入合作，搭建了共贏發(fā)展模式。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，不僅僅要求企業(yè)建立財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)來提高財(cái)務(wù)管理的效率，也要求供應(yīng)商適應(yīng)市場(chǎng)形勢(shì)變化，積極主動(dòng)地參與到協(xié)同管理平臺(tái)中來。SUS平臺(tái)的構(gòu)建與應(yīng)用體現(xiàn)了企業(yè)與供應(yīng)商之間不斷加深的合作關(guān)系，進(jìn)而共享市場(chǎng)信息，共擔(dān)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，共同收益。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的今天，企業(yè)尋求和選擇具備優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的供應(yīng)商，供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)有利于加深企業(yè)與供應(yīng)商之間的信任度，加強(qiáng)信息共享和協(xié)同管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)高效率、低成本的目標(biāo)要求，符合雙贏的目標(biāo)。因此構(gòu)建和應(yīng)用供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)，促進(jìn)了企業(yè)和供應(yīng)商的交流聯(lián)系，更利于建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，進(jìn)行深度的合作，搭建互惠互利的共贏發(fā)展模式。供應(yīng)商財(cái)務(wù)協(xié)同平臺(tái)獲得了供應(yīng)商的廣泛認(rèn)可和應(yīng)用，截至2014年底，262家供應(yīng)商通過SUS平臺(tái)寄送發(fā)票，2014年度通過SUS平臺(tái)的發(fā)票寄送量近3萬份，占全部發(fā)票寄送量42%，SUS發(fā)票寄送金額52億元，占全部發(fā)票寄送額49%。其中公誠管理咨詢有限公司2014年使用SUS平臺(tái)寄送發(fā)票5572份，寄送率高達(dá)90%。■

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