基層央行內(nèi)部控制審計案例解析

裴曉鳳

【案例背景】

內(nèi)部控制是為了積極應(yīng)對復(fù)雜的金融環(huán)境，及時解決央行事業(yè)發(fā)展和金融創(chuàng)新中存在的問題和風(fēng)險，有效防范和化解風(fēng)險，提高金融服務(wù)，促進(jìn)基層央行職能履行，中國人民銀行湘西州中心支行組織開展對轄內(nèi)龍山縣支行內(nèi)部控制情況專項審計。

【審計方法與實施步驟】

為了提高審計工作效率，降低審計風(fēng)險，采取多法并用開展內(nèi)部控制審計。

（一）精心組織，做好前期準(zhǔn)備工作。一是組建審計組，明確了相關(guān)任務(wù)和職責(zé)。二是認(rèn)真編制審計方案，確定了審計重點和合理的審計樣本量等。三是編制審計調(diào)查問卷，制訂審計調(diào)查詢問提綱。四是開展審前培訓(xùn)。五是做好進(jìn)點準(zhǔn)備。下發(fā)了內(nèi)審?fù)ㄖ獣?，并要求被審計單位按組織自查，。

（二）多措并用，開展內(nèi)部控制專項審計。一是開展進(jìn)點會談，提出配合審計的要求。二是查閱會計賬簿、會計資料、各種登記簿、內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)操作規(guī)程、會議記錄等資料，掌握第一手基本情況資料。三是分別向行級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、一般干部，發(fā)放不同層次的調(diào)查問卷，初步了解對內(nèi)部控制基礎(chǔ)知識的掌握程度，以及風(fēng)險識別、評估及應(yīng)對的能力；開展調(diào)查詢問5人.次，通過談話了解員工對內(nèi)部控制體系運行關(guān)鍵風(fēng)險點認(rèn)知和掌控程度。四是對應(yīng)急處置流程關(guān)鍵控制、退庫業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制等十六項業(yè)務(wù)流程進(jìn)行符合性測試，實地觀察員工對風(fēng)險環(huán)節(jié)控制措施的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)漏洞和風(fēng)險隱患。五是積極與被審計單位進(jìn)行內(nèi)審情況反饋，共同分析問題產(chǎn)生的根源，查找可能存在的漏洞和隱患。六是注重內(nèi)控機制上提出切實可行的整改措施，力求從內(nèi)控機制源頭上控制風(fēng)險，著力提升審計成果的運用。

【案例情況】

審計發(fā)現(xiàn)的主要問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)有薄弱點

1.對內(nèi)部控制的認(rèn)識不足。在審計期該縣支行領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)重視不夠，導(dǎo)致全行員工內(nèi)部控制基礎(chǔ)知識欠缺，從內(nèi)部控制調(diào)查問卷結(jié)果顯示：一是對內(nèi)部控制基礎(chǔ)知識的掌握不夠。內(nèi)部控制基礎(chǔ)理論題，支行領(lǐng)導(dǎo)答案正確率為60%，中層干部答案正確率為38%，一般干部答案正確率為32%。二是不能全面正確的識別風(fēng)險和進(jìn)行風(fēng)險評價及應(yīng)對，反映在對風(fēng)險應(yīng)對策略支行領(lǐng)導(dǎo)答案正確率為33%，中層干部答案正確率為0%。三是有33%的員工認(rèn)為現(xiàn)有的激勵機制的效果不明顯。

2.業(yè)務(wù)管理制度欠完善。一是未建立業(yè)務(wù)違規(guī)行為責(zé)任追究制度及處罰辦法和房屋出租管理制度。二是個別內(nèi)控制度存在缺陷，部分事項欠缺制度約束。例如：《重大事項決策制度》雖明確了支行黨組及成員工作職責(zé)、支行重大事項集體決策主要內(nèi)容、工作要求及方法，但對反映集體決策過程的相關(guān)原始記錄未作要求；《行務(wù)公開制度》雖然明確規(guī)定了行務(wù)公開的組織機構(gòu)、公開范圍及事項、公開的主要形式、公開的要求等內(nèi)容，但未明確行務(wù)公開的程序，同時對每半年公開一次的財務(wù)費用和每月公開一次的勞動考勤情況未明確公開的方式。

3.業(yè)務(wù)流程未健全。一是未建立行政許可流程圖、行政處罰業(yè)務(wù)流程圖、行政復(fù)議業(yè)務(wù)流程圖、法律事務(wù)審核流程圖。二是對業(yè)務(wù)管理工作操作流程修訂不及時，造成人事秘書股現(xiàn)行的47項業(yè)務(wù)工作操作流程未實行風(fēng)險點管理，已達(dá)不到管理的要求。

4.人員崗位配備與管理有缺陷。一是行領(lǐng)導(dǎo)和職能部門負(fù)責(zé)人的內(nèi)部控制責(zé)任，在其崗位職責(zé)中未明確。二是審計期人事秘書股設(shè)立了25個崗，但有《信息員崗位職責(zé)》、《工會聯(lián)絡(luò)員崗位職責(zé)》、《科技人員崗位責(zé)任職責(zé)》、《后勤崗位職責(zé) 》、《綜合安保崗位職責(zé)》、《計劃生育崗位職責(zé)》六項工作崗位職責(zé)，其任務(wù)雖已落實到人，但在《人事秘書股崗位分工表》上無記載。三是審計期內(nèi)，除對一名國庫業(yè)務(wù)人員實行了強制休假外，其余的人員包括會計主管和會計部門負(fù)責(zé)人、會計記賬員、復(fù)核員在內(nèi)的會計人員未實施強制休假。

（二）風(fēng)險識別與評估不到位

對常規(guī)業(yè)務(wù)和管理活動的風(fēng)險評估，缺乏行之有效的方法體系。體現(xiàn)在該縣支行現(xiàn)行的制度和操作規(guī)程，雖然明確了業(yè)務(wù)運行和管理活動的特點、目標(biāo)、要求、處理程序，但從總體上來看：業(yè)務(wù)操作流程未涵蓋制度規(guī)程對各個環(huán)節(jié)、各崗位風(fēng)險控制的具體要求，也沒有對或不完全對業(yè)務(wù)管理關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險進(jìn)行識別標(biāo)注，特別是未對重要空白憑證、會計國庫對賬、庫房門禁管理等高風(fēng)險事項的風(fēng)險隱患進(jìn)行識別和應(yīng)對。

（三）內(nèi)部控制活動存在缺失

1.對賬管理確認(rèn)控制不落實。一是2013年9月份國家金庫龍山縣支庫省（市）級預(yù)算收入、中央級預(yù)算收入、地市級預(yù)算收入、區(qū)縣級預(yù)算收入月報表的對賬回單打印日期為2013年10月1日，而對賬部門龍山縣地方稅務(wù)局簽署的對賬日期為2013年9月30日。二是2013年12月份國家金庫龍山縣支庫省（市）級預(yù)算收入月報表的對賬回單上，龍山縣地方稅務(wù)局漏簽署對賬結(jié)果及加蓋對賬印鑒。

2.未嚴(yán)格執(zhí)行守庫值班制度。抽查2014年3月16日5時-6時和2014年4月1日3時-6時保衛(wèi)部門值班守庫電視監(jiān)控錄像資料，保衛(wèi)值班崗位上無人；鑒于這種情況，審計組下延抽查了2014年4月1日1：12分-1：20分保衛(wèi)部門值班守庫電視監(jiān)控錄像資料，保衛(wèi)值班人員在保衛(wèi)值班崗上打瞌睡。

3.財務(wù)管理控制活動有缺失。一是機關(guān)工會財務(wù)管理活動有缺陷。該縣支行機關(guān)工會未在銀行開立預(yù)算單位專用存款賬戶，所有收支業(yè)務(wù)均使用現(xiàn)金結(jié)算。二是庫存現(xiàn)金管理控制缺失。在現(xiàn)場審計中發(fā)現(xiàn)，機關(guān)財務(wù)室存有行政經(jīng)費業(yè)務(wù)備用庫存現(xiàn)金75245.21元；機關(guān)工會經(jīng)費結(jié)余庫存現(xiàn)金為20699.30元，違反了與中華人民共和國《現(xiàn)金管理條例》的規(guī)定要求。且機關(guān)財務(wù)室未安裝防盜門窗，存在資金安全隱患，4.未嚴(yán)格執(zhí)行日常業(yè)務(wù)運行控制管理要求。2013年3月20日劉××、2014年4月11日向××查詢本人信用報告，無本人身份證復(fù)印件，造成征信查詢資料不齊全，手續(xù)欠完善。

（四）實物保護控制不到位

1.對個人身份數(shù)字證書（CA證書）管理控制不嚴(yán)格?，F(xiàn)場審計發(fā)現(xiàn)，該縣支行專職管庫員王××在日常業(yè)務(wù)處理中，使用專職管庫員張××CA證書進(jìn)行操作業(yè)務(wù)，原因是：專職管庫員王××的CA證書，在2012年12月7日到期后上交中支發(fā)行科辦理更換手續(xù)，至今未辦妥更換手續(xù)，違反了《中國人民銀行貨幣金銀管理信息系統(tǒng)管理規(guī)定》。

2.××發(fā)行庫門禁控制不合規(guī)。一是發(fā)行庫主門未按要求變更密碼。2013年6月6日，管庫員（王××、張××）變更發(fā)行庫主門（1號鎖、3號鎖）密碼，但上次變更時間為2012年11月6日，與《中國人民銀行發(fā)行庫門組合鎖使用管理辦法（暫行）》第十條規(guī)定要求不符。二是發(fā)行庫備用門密碼不能變更。現(xiàn)場查庫發(fā)現(xiàn)發(fā)行庫備用門已貼封條。查閱《組合鎖使用管理登記簿》，2011年6月3日至檢查日止，發(fā)行庫備用門密碼沒有變更記錄。經(jīng)詢問該縣支行庫管庫員關(guān)于備用門管理情況為：備用門可以啟動使用，但瑣具由于使用年限太長，廠家已不能維修，密碼已不能變更，與《中國人民銀行發(fā)行庫門組合鎖使用管理辦法（暫行）》第十六條規(guī)定要求不符。

【案例分析】

以上問題產(chǎn)生有客觀因素和主觀的原因。

（一）從客觀上看

1、縣支行人員緊張矛盾突出。該縣支行設(shè)有發(fā)行庫，現(xiàn)有正式員工21人，不能滿足落實制度（按照現(xiàn)行內(nèi)部控制要求初步匡算，縣支行僅會計、國庫、發(fā)行、保衛(wèi)四個部門最少需要20人。）的最低需求。人員配備存在人少崗多、跨專業(yè)兼崗的情況，且人員老齡化趨勢明顯，四十歲以上中、老年同志占82%。可能會因為人員緊張，造成強制休假、守庫值班制度難以執(zhí)行到位的現(xiàn)象。2、安全設(shè)施的物防、技防未跟上。部分設(shè)備老化，因資金緊張，沒有及時更新。

（二）從主觀上看

1.對內(nèi)部控制認(rèn)識不到位。由于對內(nèi)部控制理論和方法學(xué)習(xí)不夠，部分員工對內(nèi)部控制五個相互獨立、相互聯(lián)系又相互制約的要素（控制環(huán)境、風(fēng)險評估、內(nèi)部控制活動、內(nèi)部控制的信息及其溝通、對內(nèi)部控制的監(jiān)督）缺乏了解，沒有把內(nèi)部控制看著是一種貫穿于決策、執(zhí)行和監(jiān)督過程中環(huán)環(huán)相扣的、平衡制約的動態(tài)機制，不能正確地識別人民銀行分支機構(gòu)面臨的基本風(fēng)險。而把內(nèi)部控制簡單地理解為規(guī)章制度的制定與制度的執(zhí)行，甚至極個別人把制度當(dāng)成應(yīng)付檢查的“檔箭牌”和掛在墻上的“擺設(shè)”，內(nèi)控管理理念陳舊。

2.風(fēng)險管理文化缺失。該縣支行領(lǐng)導(dǎo)雖然注重制度建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理，但滿足于工作任務(wù)完成和業(yè)務(wù)管理不出大問題，對平時業(yè)務(wù)中發(fā)生的不規(guī)范問題，放松了必要的風(fēng)險警覺；部門少數(shù)業(yè)務(wù)人員則認(rèn)為做基礎(chǔ)工作難免會出現(xiàn)一些差錯，放松對差錯風(fēng)險的警惕。表現(xiàn)為內(nèi)部控制責(zé)任不落實，制度意識淡薄，用人情、信任代替制度；操作主觀隨意，存在僥幸心理和麻痹思想，導(dǎo)致制度執(zhí)行“走捷徑”、“打折扣”，憑經(jīng)驗或想象處理業(yè)務(wù)。這次審計發(fā)現(xiàn)的未嚴(yán)格執(zhí)行國庫對賬和守庫值班制度，對個人身份數(shù)字證書（CA證書）管理控制不嚴(yán)格，財務(wù)管理控制活動有缺失，發(fā)行庫門禁控制不合規(guī)等問題，都是因為制度被簡單化、遞減式、抵觸性、表面化、選擇性、被動式或應(yīng)付式執(zhí)行所造成，有的問題離案件與重大責(zé)任事故可謂只一步之遙，內(nèi)部控制軟約束。

3.內(nèi)控機制建設(shè)滯后。現(xiàn)行的部分制度和操作規(guī)程未及時跟進(jìn)業(yè)務(wù)管理要求，有的是沿用以前或照搬照抄上級行或借鑒其他單位現(xiàn)成的規(guī)章改頭換面來的，制度和操作規(guī)程設(shè)計沒有綜合考慮在本行現(xiàn)有條件下是否切實可行，特別是忽視規(guī)章制度執(zhí)行的有效性及其風(fēng)險危害評估工作，導(dǎo)致內(nèi)控管理制度和操作規(guī)程設(shè)計有先天缺陷。表現(xiàn)一：制度規(guī)程未覆蓋所有業(yè)務(wù)運行和管理活動，導(dǎo)致個別管理制度規(guī)程缺失。例如：激勵機制不足，約束處罰機制短缺；行政事務(wù)管理操作流程未實現(xiàn)風(fēng)險點，未進(jìn)行風(fēng)險識別、風(fēng)險應(yīng)對控制措施不明確，制度規(guī)程的規(guī)范保障作用被打折扣。表現(xiàn)二：部分制度未涵蓋業(yè)務(wù)活動的全過程或方方面面，原則性條款多，控制措施針對性欠強；出現(xiàn)部分事項欠缺約束。表現(xiàn)三：對于業(yè)務(wù)和管理活動的風(fēng)險評估缺乏行之有效的方法體系，一些高風(fēng)險事項未得到及時識別和應(yīng)對。

4.內(nèi)部管理監(jiān)督不到位。一是不能正確處理檢查監(jiān)督與爭先創(chuàng)優(yōu)的關(guān)系。怕“家丑外揚”，為了本單位或個人的名利，對檢查問題進(jìn)行“篩選”，檢查上報問題要么輕描淡寫，要么避重就輕。無形中助長了違規(guī)行為。二是是對逾越內(nèi)控行為的查處手軟。在“出現(xiàn)問題一解決問題一再出現(xiàn)問題—再解決問題”的循環(huán)過程中被動管理。對違規(guī)行為責(zé)任追究也只是口頭上的空話，導(dǎo)致違規(guī)違章、屢查屢犯。

【案例啟示和建議】

（一）進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)。龍山縣支行領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)一步提高對內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識，將加強內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)作為健全內(nèi)部控制體系的首要任務(wù)。一是支行領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人要切實履行內(nèi)部控制管理職責(zé)。二是深入開展央行內(nèi)控文化建設(shè)。利用各種形式進(jìn)行內(nèi)控教育、思想政治教育、職業(yè)道德教育以及法制教育，不斷深化和豐富央行內(nèi)控文化建設(shè)內(nèi)涵。引導(dǎo)員工樹立“遵守內(nèi)控制度為榮，違反內(nèi)控制度為恥”的榮辱觀，增強制度觀念、法紀(jì)觀念；切實提高員工職業(yè)道德素質(zhì)，用“規(guī)范、進(jìn)取、創(chuàng)新”的文化理念的引領(lǐng)員工增強團隊精神，激發(fā)員工的工作熱情和責(zé)任心，為內(nèi)控管理提供了強有力的精神支撐。三是加強教育培訓(xùn)強化干部職工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每個崗位人員了解內(nèi)控制度，熟知業(yè)務(wù)操作，掌握崗位要求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識的整體提高。

（二）加快建立長效內(nèi)部控制機制。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中國人民銀行分支機構(gòu)內(nèi)部控制指引》精神。一是進(jìn)一步完善內(nèi)控制度和操作規(guī)程。對內(nèi)控機制進(jìn)行全面、徹底的梳理，針對目前內(nèi)控制度操作規(guī)程方面存在的問題和缺陷，進(jìn)行查漏補缺，建立業(yè)務(wù)違規(guī)行為責(zé)任追究制度及處罰辦法、房屋出租管理制度、行政許可流程圖、行政處罰業(yè)務(wù)流程圖、行政復(fù)議業(yè)務(wù)流程圖、法律事務(wù)審核流程圖，完善層次分明、風(fēng)險明示、措施針對的內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)操作流程；建立權(quán)責(zé)清晰的運行機制，使每個人各司其職，各負(fù)其責(zé)，獎懲公平。消除內(nèi)部控制機制上的盲點和漏洞，實現(xiàn)風(fēng)險控制全方位、全過程、全員參與，構(gòu)筑內(nèi)部風(fēng)險防范的重要屏障。二是注重建立內(nèi)控人力資源保障機制。通過員工考核機制、激勵機制、員工培訓(xùn)機制、違規(guī)責(zé)任追究機制等人力資源管理手段，從而促進(jìn)人員素質(zhì)不斷提高，確保每位員工、特別是重要崗位員工勝任本職工作，形成長效機制，促進(jìn)持續(xù)發(fā)展。三是盡快建立對常規(guī)業(yè)務(wù)和管理活動的風(fēng)險評估的方法體系。

（三）強化內(nèi)控制度執(zhí)行力。行領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人以及部門業(yè)務(wù)人員要認(rèn)真履行內(nèi)控管理職責(zé)，加強業(yè)務(wù)運行和管理工作的過程控制。一是嚴(yán)格落實會計國庫對賬制度。強化對賬管理確認(rèn)控制，堅決堵住資金安全風(fēng)險。二是嚴(yán)格執(zhí)行守庫值班制度，消除庫房庫款安全隱患。三是嚴(yán)格對個人身份數(shù)字證書（CA證書）管理控制，強化業(yè)務(wù)授權(quán)、工作分責(zé)控制，明晰工作責(zé)任。四是嚴(yán)格發(fā)行庫門禁管理控制。對發(fā)行庫備用門密碼不能變更的問題，建議支行積極向上級行匯報，爭取得到盡快解決，消除發(fā)行庫門禁管理可能產(chǎn)生的安全風(fēng)險。五是嚴(yán)格會計崗位人員強制休假制度和征信查詢管理制度的執(zhí)行。六是嚴(yán)格財務(wù)管理制度執(zhí)行。盡快在銀行開立支行機關(guān)工會經(jīng)費專用存款賬戶；嚴(yán)格加強財務(wù)管理，嚴(yán)格庫存現(xiàn)金限額管理控制；盡快安裝機關(guān)財務(wù)室的防盜門窗，消除安全隱患。

（四）加強監(jiān)控和責(zé)任追究。一是堅持開展定期自查。通過崗位監(jiān)督、職能部門層級監(jiān)督形成交叉覆蓋的監(jiān)督系統(tǒng)，保證內(nèi)部控制體系中授權(quán)、審批、確認(rèn)、記錄、檢查監(jiān)督等各類控制措施得以切實執(zhí)行。二是定期開展領(lǐng)導(dǎo)排查。通過落實領(lǐng)導(dǎo)定期檢查監(jiān)督制度，開展風(fēng)險排查工作，將各種風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。三是不定期開展監(jiān)督檢查。組織開展以防范風(fēng)險為工作目標(biāo)的監(jiān)督檢查專項活動，注重檢查有無管理上的疏漏，內(nèi)控制度是否落實到位，有無工作上的失誤，檢查業(yè)務(wù)操作是否合規(guī)，有無內(nèi)控管理上的盲點，實行內(nèi)控問責(zé)制，加大對違規(guī)行為和失職行為的責(zé)任追究和處罰力度，把查防風(fēng)險與追究責(zé)任統(tǒng)一起來，增強執(zhí)行制度的約束力。