圖書館檔案管理實(shí)踐與研究

李沁娟

圖書館檔案管理實(shí)踐與研究

李沁娟

在當(dāng)今信息被廣泛應(yīng)用的時代，圖書館事業(yè)的發(fā)展也日趨被人們重視，而要促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，做好管理便成為重要的前提條件。在圖書管理中，檔案管理作為一項(xiàng)不可或缺的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，能否將這一工作做好，對圖書館日后的發(fā)展起決定性的影響。筆者根據(jù)自身對圖書館檔案的認(rèn)識，對圖書館檔案管理工作在圖書事業(yè)發(fā)展中起的作用做了分析，并提出了一些強(qiáng)化管理的建議和措施，希望能給相關(guān)工作人員提供參考。

一、圖書館檔案管理實(shí)踐中存在的問題

經(jīng)過多年的實(shí)踐，在我們的工作中仍然存在著一定的不足，影響著檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）圖書館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書館檔案能夠真實(shí)再現(xiàn)各項(xiàng)工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書館從事各項(xiàng)活動提供各種文字、圖表及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專業(yè)技術(shù)方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學(xué)歷偏低以及檔案管理水平跟不上時代發(fā)展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習(xí)慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習(xí)慣，按多個步驟進(jìn)行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應(yīng)付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務(wù)的主動性嚴(yán)重不足。在圖書館檔案紙質(zhì)管理上，我們應(yīng)該知道，檔案的收集和保存需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財力，結(jié)果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應(yīng)的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問題是技術(shù)不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時提供最符合需求的檔案資源服務(wù)才是檔案管理的責(zé)任，也才能實(shí)現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻(xiàn)策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實(shí)施知識管理的必要性

科技的進(jìn)步推動了知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識經(jīng)濟(jì)大潮中。因此，新時期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展主動為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才可以推動圖書館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代所應(yīng)有的作用。

首先圖書館檔案實(shí)施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識，同時也是一種知識資源。因此它的管理就應(yīng)該從知識資源管理的方向去認(rèn)識、去推動。其次圖書館檔案實(shí)施知識管理是現(xiàn)實(shí)的要求，因?yàn)樽鳛橐环N知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實(shí)際工作，解決檔案分類不切實(shí)際和不能實(shí)時應(yīng)用的問題。最后圖書館檔案實(shí)施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進(jìn)圖書館工作更有效益，因此到了知識經(jīng)濟(jì)時代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、圖書館實(shí)施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進(jìn)行。所以，圖書館在實(shí)施檔案知識管理建設(shè)中要考慮以下幾個方面因素：

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

一定程度的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務(wù)，這些服務(wù)可以打破時空限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個網(wǎng)站的建設(shè)需要考慮城名申請、網(wǎng)站規(guī)劃和設(shè)計、網(wǎng)站推廣、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等多個方面。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件關(guān)系著檔案知識管理在網(wǎng)絡(luò)上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進(jìn)行檔案知識資源管理的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是檔案知識資源管理過程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從實(shí)現(xiàn)信息知識資源管理到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和運(yùn)用，每一個環(huán)節(jié)都要投入大量的資金?？傊?，資金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質(zhì)上就是一個新知識和新技術(shù)開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關(guān)重要。原因是在建設(shè)過程中，需要多領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設(shè)計專家、系統(tǒng)管理與維護(hù)專家等，所以，人才問題同樣關(guān)系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實(shí)施

（一）檔案知識資源管理組織建設(shè)

圖書館檔案知識管理首先需要一個完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來推進(jìn)與保障知識資源管理的順利進(jìn)行。一方面就是設(shè)置知識資源管理部，主要負(fù)責(zé)檔案知識資源庫管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)，還要設(shè)置知識應(yīng)用規(guī)劃部，負(fù)責(zé)跟蹤圖書館的業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變化，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。另一方面就是構(gòu)建知識資源管理團(tuán)隊(duì)，專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)網(wǎng)上對知識資源做收集、整理，聘請業(yè)內(nèi)專家對專業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設(shè)

為了圖書館檔案知識管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導(dǎo)檔案管理人員高效的服務(wù)，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應(yīng)包括以下幾個方面：檔案知識資源安全訪問權(quán)限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識資源管理應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個部分：（1）應(yīng)用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策工作經(jīng)驗(yàn)和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務(wù)考核等。（3）知識資源庫管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)設(shè)計包括了業(yè)務(wù)事務(wù)協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關(guān)聯(lián)的知識進(jìn)行分類，制定檔案模板，對關(guān)聯(lián)知識提供鏈接等。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理拓展為知識資源管理之后，原來的管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R資源管理者和提供者，他們的工作性質(zhì)和內(nèi)容都發(fā)生了變化。這就要求檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)。同時，隨著信息技術(shù)日新月異，給檔案知識的悼念、整理、加工和利用都帶來了根本性的變化，因此，檔案工作者需要充分認(rèn)識到提高自身素質(zhì)的緊迫性現(xiàn)實(shí)。另外，圖書館人才體系現(xiàn)狀是圖書資料專業(yè)人員多，檔案專業(yè)人員少，其他專業(yè)人員也少；深層次管理人員少，普通層次管理人員多；女多男少，因此，在將來的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)上要實(shí)現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)綜合化，年齡層次適當(dāng)化，性別構(gòu)成比例均衡化，深層次管理人員比例程度化。

圖書館檔案是圖書館重要的知識資源，但是現(xiàn)在很多圖書館一直在致力于外部知識（場館建設(shè)、館藏內(nèi)容、獲取榮譽(yù)）來形成圖書館的核心競爭力建設(shè)，忽視了檔案這個已經(jīng)擁有的內(nèi)部的隱形知識，并且由于對檔案價值認(rèn)識不足等原因，導(dǎo)致利用率低和檔案管理上問題的出現(xiàn)。所以，在今天數(shù)字化迅速普及的時代，將信息化運(yùn)用到圖書館檔案管理建設(shè)的同時，更要加強(qiáng)檔案管理體制和模式的建立。這樣才會調(diào)動檔案管理的動力，才能發(fā)揮檔案的真正作用，為圖書館發(fā)展提供有力支持。

（作者單位：重慶市少年兒童圖書館 400014）