高職院校人事檔案信息化管理需求及實現(xiàn)途徑

黃 昆 鄧 芳

（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術學院，江蘇 淮安 223003）

0 前言

筆者是學校第一線的檔案管理者，日常與檔案打交道較多，高職院校人事檔案管理工作的基本原則是：誰管理，誰把關，誰審核，誰負責。主要的人事檔案管理步驟是：總類、材料收集、審核、整理、提供利用、轉遞、保管保密等。具體的實施步驟是：（1）制定方案，細化明確檔案審核范圍，做好時間安排，組織認定方式等前期工作。（2）審核登記，列入審核范圍人員進行審核登記，逐頁逐卷登記，初審與復審。（3）匯總分析，審核內容分類，問題分類，問題處理方式分類，每日情況登記表，要求材料越詳細越好，越具體越好。（4）調查核實階段，要求至少2人參加，全面調查核實，取得原始憑證材料，嚴格紀律要求。（5）撰寫調查報告。秉承著公平公正，從嚴從實的原則，填寫《人事檔案登記表》，由黨委或者組織人事部門集體研究確定。

一直以來，人事檔案在學校的職工晉升、工資改革、職稱評定等方面起著重要的作用。然而，隨著近些年來高職院校合并浪潮的出現(xiàn)，檔案管理工作中存在的諸多問題更加明顯的暴露出來，特別是在一些由不同學科、不同層次學校合并而來的高職院校，合并時間比較倉促，人事檔案工作在各個學校的重視度又不盡不同，從而出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。

1 當前人事檔案管理工作存在問題及原因分析

1.1 領導重視不到位，管理意識淡薄

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作不太了解，認為就是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料而已，對教學工作和科研發(fā)展起不了什么大作用，只要確保檔案管理人員對檔案文件保存得當，能應付單位員工調動或提拔時的查檔工作就行。對于學校檔案工作，一些高職院校領導沒有引起足夠的重視，甚至沒有配備專職的人事檔案管理員，沒有配備專用的檔案庫房，大多數(shù)由學校人事處工作人員兼管檔案工作，或者學校圖書館一些臨時人員管理，學校的人事檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。

1.2 設備更新不到位，管理手段落后

我國大多數(shù)高職院校興辦運行的歷史較短，管理經(jīng)驗不足，具體表現(xiàn)在檔案管理領域則是無史可鑒，無成套的規(guī)章制度可仿效。所以大多數(shù)高職院校特別是新合并升格的高職院校，就先沿用合并前的一些管理規(guī)章制度靠慣性勉強運行。大多數(shù)學校的檔案庫房基礎設施差，普通的辦公用房臨時做檔案庫房的情況比較多，其中有的學校甚至因為檔案材料多，把庫房安排在辦公樓的頂樓、拐角處或者地下室等等陰暗的地方，使得大多數(shù)檔案長期暴露在高溫潮濕的環(huán)境之中，對保護好學校檔案工作非常不利。此外，由于先前各校的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式存在較大差異，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質量參差不齊，管理手段落后等問題，實質上是高職院校檔案管理制度的缺失。在這種情況下，檔案的收集、整理、歸類等工作主要還是依靠手工操作，沒有進行規(guī)范整理，當然談不上運用現(xiàn)代化、信息化的管理技術和手段進行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多數(shù)高職院校合并后，各個學校的領導班子和教職工都做了適當調整，合并后成立新的檔案管理部門對之前的檔案進行歸納整合。由于制度缺少連續(xù)性，在這個過程中容易出現(xiàn)兩種問題：一是，合并之前各個學校各自有各自的檔案管理部門和管理方式，合并后歸檔材料難度也大，制度不同，要求不同，材料收集難度大；二是，由于合并過程中檔案管理工作的疏漏，或者丟棄不見，或者遺留在個人手中，隨意放置，等到歸檔時，就會發(fā)現(xiàn)材料缺失較多，無形中增加了檔案收集工作的難度。

1.4 人員素質不到位，管理水平不高

有些高職院校沒有專門的檔案管理部門，或者沒有專職的檔案管理人員。有的學校是人事處相關人員兼管這項工作，有的學校是圖書館下設檔案部門，聘用臨時工性質的工作人員，沒有做到單獨設立檔案人員編制。這樣做的直接后果就是人員自身素質不高，創(chuàng)新性不夠，信息化技能水平不強，或者根本沒有精力全力投入到檔案管理工作中。此外，有些學校對檔案管理人員的培訓也不夠，有些學校對從事檔案工作的人員很少進行業(yè)務培訓，導致檔案管理人員對現(xiàn)代檔案管理理念、方法、手段等缺少最基本的認知，難以適應檔案信息化管理的需求。

2 人事檔案管理工作的信息化需求及管理策略

當前，信息技術已經(jīng)滲透到事業(yè)發(fā)展的各個領域，高職院校的檔案管理工作檔案也不能例外。這就要求高職院校充分利用信息化手段，明確將信息化建設作為一項重要內容，加快檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力。從根本上講，檔案信息化建沒，主要是指通過計算機，網(wǎng)絡等高科技手段將傳統(tǒng)的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網(wǎng)絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統(tǒng)檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難.方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。高校人事資源管理中會產(chǎn)生很多的檔案信息，比如：職工基本信息、學歷學位信息、職務變動信息、職稱變動信息、工資變動信息、崗位變動信息等等。只有將信息集合按照需要進行開發(fā)和利用才能體現(xiàn)信息積累的意義，通過信息化的管理達到更有效的開發(fā)和利用信息資源的目的。

2.1 領導重視是前提

領導重視是關鍵，只有領導重視才能在各方面有具體要求，才能有利于協(xié)調各崗位明確責任義務，保證進度和質量。必須讓領導充分認識高校檔案的價值，地位，作用和意義，同時充分認識高校檔案信息化建設的重要性和必要性。此外，協(xié)作是實施及管理的前提，只有各崗位人員通力合作、共同使用，積極發(fā)現(xiàn)并解決問題，才能不斷改進系統(tǒng)，使系統(tǒng)優(yōu)點最大化。

2.2 資源整合是重點

加快高職院校檔案信息化建設，是一個復雜的系統(tǒng)工程，要做好這項工作，不但是需要各個學校領導，各個部門，在資金，物力，人事，技術等方面的大力支持和配合，更需要檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新，與時俱進學習新的理論和實踐知識。比如，各部門實現(xiàn)其檔案信息化安全措施可以和學校網(wǎng)絡安全系統(tǒng)統(tǒng)一考慮，以節(jié)省人事和財力。召集有關網(wǎng)絡技術專家，共同醞釀制定檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，建立一套能夠勝任檔案信息化工作的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路。

2.3 硬件完善是基礎

人事檔案信息是隨時都可能變化的，信息化建設只是信息管理工程的開始，需要建立起有效的檔案管理運行系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息。準確的信息才是一切管理和決策的基礎。只有科學的管理和精心的維護，才會賦予信息系統(tǒng)生命，才能持續(xù)發(fā)展，為人事資源管理錦上添花。當然，為保障信息系統(tǒng)的有效運行，檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決?；蛘邔ｉT設立綜合檔案室，添購檔案管理硬件設施、設備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲、防高溫、防塵、防鼠“十防”措施，為庫房配備溫度計、濕度計、滅火器、空調機和去濕機等設施，確保檔案材料管理規(guī)范、保管安全、利用方便，向檔案管理現(xiàn)代化邁進。

2.4 人員素質是保障

優(yōu)秀的檔案工作人員要對本部門內部的工作內容、工作流程非常熟悉，要有整體觀念、大局觀念，同時積極搜集內部需求并善于思考不斷提出系統(tǒng)的修改改進意見，有步驟、有計劃的保障信息系統(tǒng)的安全實施和有效管理。學校需要積極引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，并通過培養(yǎng)、引進和人才流動等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業(yè)素質和綜合實力的檔案管理隊伍。學校還要積極支持現(xiàn)有的檔案管理人員參加國家和省、市級檔案部門舉辦的業(yè)務學習，或者到附近兄弟院校參觀學習，促使其業(yè)務能力得到提高。同時還要學習較高的管理能力。通過各種方式培訓努力打造出一支責任心強、技術過硬，適應信息化管理需要檔案管理人員隊伍。

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