應(yīng)用信息技術(shù)加強醫(yī)院電子檔案管理

馬茂盛

（單縣中心醫(yī)院，山東 單縣 274300）

醫(yī)院電子文檔主要指的是在醫(yī)院中發(fā)生或未發(fā)生的事件和重要的存儲資料等，進(jìn)行電子版的記錄，并以載體的形式呈現(xiàn)出來。由于醫(yī)療技術(shù)的不斷提升，因此需要記錄的檔案也越來越多，以往的電子文檔管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前醫(yī)院對檔案管理的需求。電子文檔近幾年給醫(yī)院文檔管理工作做出了很大的貢獻(xiàn)，也是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)需要跨越的根本項目。只有加強醫(yī)院電子文檔的管理，才能有效提高醫(yī)院管理效率。

1 醫(yī)院電子檔案收集與管理方式

醫(yī)院電子檔案主要是醫(yī)學(xué)的學(xué)術(shù)論文和各種報刊上發(fā)表的學(xué)術(shù)論文，按照醫(yī)院的程序一旦有即將要發(fā)表到期刊上的論文，首先要由本科室同意并蓋章，然后向科室或者醫(yī)院出示相關(guān)的證件，最后才能進(jìn)行投放。當(dāng)論文成功發(fā)送到期刊或報刊之后，會將論文分別送到相關(guān)部門，科教的工作人員把所需數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，存入檔案。在論文檔案中基本上是根據(jù)以下幾個流程進(jìn)行的，第一，按照期刊的具體內(nèi)容進(jìn)行分類；第二，制定表格；根據(jù)作者論文數(shù)量、種類、時間進(jìn)行分類；第三，錄入。

表1 醫(yī)院檔案管理流程圖

2 應(yīng)用信息技術(shù)管理電子檔案的弊端

2.1 殘缺性

以往的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)常會出現(xiàn)字跡不公正、無法辨認(rèn)等現(xiàn)象，不過，這種類似的問題通常不會對查閱結(jié)果造成較大的影響，由于其涉及的層面較小，因此所造成的后果也相對較小。但是，在使用信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案的管理上，由于其操作原理等限制，很多時候電子檔案在整理時，都采用批量處理的方式進(jìn)行，因為批量處理的文件內(nèi)容較多、涵蓋的方向也比較雜亂，因此，在這樣的情況下，可能一次小小的失誤都會造成較大的后果。電子文件的另一個特性就是該程序正常情況下都是開放狀態(tài)，這就要求工作人員必須及時更新電子文件，否則就會出現(xiàn)多種電子文件遺漏丟失的問題。電子文件本身的結(jié)構(gòu)并不簡單，存儲方式較亂，形態(tài)各異，因此，當(dāng)電子文件在進(jìn)行多元化的轉(zhuǎn)變時，經(jīng)常會受到外界不正常的因素影響使文檔丟失，造成不必要的損壞，影響檔案管理工作。

2.2 時間問題

電子檔案的信息存儲位置程序多樣，所以每個載體所承載的任務(wù)都是不相同的，在進(jìn)行信息存儲的同時，一定要設(shè)置位置，且必須設(shè)定，但是，這就證明文件要想儲存成功就必須依靠軟硬件。目前，我國的電子信息技術(shù)快速發(fā)展，計算機更新?lián)Q代的速度也越來越快，因此，計算機轉(zhuǎn)換之間的兼容問題已經(jīng)成為了電子檔案的一大難題，隨著電子檔案的數(shù)量不斷增加，醫(yī)院的電子檔案也不斷增加，一旦兼容器出現(xiàn)問題，會直接影響電子檔案的儲存時間。

2.3 員工文化涵養(yǎng)

在信息化的今天，當(dāng)所有數(shù)據(jù)最后都會歸終于電子檔案時，人們對電子信息技術(shù)已經(jīng)非常依賴，而強大的數(shù)據(jù)整理、管理工作難度也相對較大。電子檔案主要蘊含的工作內(nèi)容就是進(jìn)行電子文件的歸納、錄入等，在利用軟件對電子文件進(jìn)行整理的同時，經(jīng)常會出現(xiàn)一些不常用的英文專業(yè)術(shù)語，而這樣的專業(yè)術(shù)語是傳統(tǒng)的檔案管理人員無法理解的。當(dāng)然，在管理電子文檔的同時，僅僅會電子信息技術(shù)的操作也是無法完全勝任的，因為他們對檔案的了解程度較小。在這樣的背景下，對電子文檔的管理人員的工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，加上現(xiàn)代化技術(shù)的不斷更新，就使電子文檔的管理工作難上加難了。

2.4 病毒問題

醫(yī)院的電子文檔一般都是病人的病例、檔案等文檔，是相對比較隱私且非常重要的，所以對文檔的安全性要求較高。不過目前的科技還沒有辦法完全避免計算機上的一些病毒侵害，一旦有黑客或惡意網(wǎng)站攻擊，就會直接泄漏病人的隱私，對文檔造成損壞的現(xiàn)象。因此，電子文檔在安全上的隱患還是不小的，值得引起廣泛關(guān)注。

3 如何加強醫(yī)院電子檔案管理

3.1 設(shè)置數(shù)據(jù)庫、備份數(shù)據(jù)

設(shè)置數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院電子檔案管理上是非常重要的一項，也相對比較復(fù)雜，不但要實現(xiàn)當(dāng)下對電子檔案的需求；還要留出一定的空間給以后的電子檔案更新做出準(zhǔn)備；不但對性能要求較高，還需要方便反復(fù)修改。為了保證數(shù)據(jù)能夠完整的保存下來，不被兼容器問題所困擾，在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時，系統(tǒng)要設(shè)置成自動備份保存模式進(jìn)行存儲。這樣不但能夠避免兼容器問題，還能有效的防治黑客襲擊，及時減小損失，避免大量的數(shù)據(jù)流失。

3.2 及時更新設(shè)備、技術(shù)

為了避免由于軟件問題導(dǎo)致計算機數(shù)據(jù)有損，在進(jìn)行存儲時，一定要配備必要的刻錄設(shè)備來歸納電子文件，刻錄完畢后將其保存在安全的地方。在應(yīng)用計算機時一旦發(fā)現(xiàn)有異?；蚴遣《镜葥p壞文件的惡性攻擊，要立刻升級防治病毒系統(tǒng)，設(shè)置電子文檔的訪問權(quán)限。為了保證計算機設(shè)備能夠正常供應(yīng)電子文檔的工作要求，要隨時檢查計算機周圍環(huán)境，盡量保持周圍環(huán)境通風(fēng)、干凈，避免計算機受到周圍環(huán)境的影響出現(xiàn)異常關(guān)機的現(xiàn)象，造成文件損壞。幾年前廣州某家醫(yī)院，管理人員在進(jìn)行電子文檔錄入時，由于操作過當(dāng)導(dǎo)致計算機機體過熱，造成計算機燒毀的現(xiàn)象，管理人員由于躲閃及時，沒有受到傷害。但是，計算機里面的電子檔案全部都蕩然無存了。經(jīng)過此次事件后，該家醫(yī)院尤其重視電子檔案的管理，引進(jìn)了多種新設(shè)備和新的信息技術(shù)，經(jīng)過幾年的時間，已經(jīng)相對成熟。

3.3 增加管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員一般是退休的醫(yī)務(wù)人員，計算機水平達(dá)不到電子文檔管理的需求。為了有效的改變這一現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)組織電子檔案的管理人員外出學(xué)習(xí)，通過考核后方可再次入職；其次，醫(yī)院還可以請專業(yè)的電子文檔管理人員來院實際考察，并根據(jù)醫(yī)院的實際情況作出具體分析，了解醫(yī)院真正的需要，并根據(jù)醫(yī)院當(dāng)前的狀況制定出合理的培訓(xùn)計劃。由于新設(shè)備的不斷更新引進(jìn)，很多經(jīng)過培訓(xùn)的電子文檔管理人員也對新型的技術(shù)及設(shè)備掌握的也不是很完善，這就要求醫(yī)院要定期的對電子文檔的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員階段性的接受講座，定期對其進(jìn)行考核，做好工作人員的思想工作。醫(yī)院的醫(yī)療部門、護(hù)理和后勤等部門是分開來管理的，要將這些部門的資料全部整合在一起，并在計算機上有序的分離開來，并不是一件簡單的事情，因此，工作人員首先要熟悉醫(yī)院的具體流程，才能了解各個部門所需，在最短時間內(nèi)實現(xiàn)最高效建設(shè)管理工作。

3.4 制定管理體系

無論在任何項目中一項制度的建立都是管理上不可或缺的一道難關(guān)。將信息技術(shù)融合到醫(yī)院電子檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，強化電子信息技術(shù)管理，不但要在技術(shù)和人員素質(zhì)上有待提高，制定一套優(yōu)質(zhì)可行的管理體制，是應(yīng)用信息技術(shù)強化電子文檔的重要環(huán)節(jié)。將電子文件存檔的整個流程加以規(guī)范，采取責(zé)任制體系，力爭做到每個環(huán)節(jié)都能夠有人、有條例可循。讓檔案管理的每一項都落實到個人，將任務(wù)責(zé)任制。醫(yī)院可根據(jù)員工的表現(xiàn)情況做出獎罰制度，提高員工責(zé)任心的同時，增強員工工作積極性，更好的完善醫(yī)院電子文檔管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語

綜上所述，在科學(xué)發(fā)展高速的今天，受到信息化的影響，電子文檔管理日新月異，想要完善醫(yī)院電子文檔管理必須從技術(shù)上、管理手段上、員工素質(zhì)等方面齊頭并進(jìn)，只有這樣，才能跟上時代的變化，在學(xué)習(xí)中不斷創(chuàng)新，提高醫(yī)院的工作效率，為醫(yī)院的長久發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。

［1］王丹.應(yīng)用信息技術(shù)加強醫(yī)院電子檔案管理[J].黑龍江檔案,2013（02）.

［2］許建偉.醫(yī)院電子檔案管理存在的問題與思考[J].社區(qū)醫(yī)學(xué)雜志,2013(15).

［3］王海波.新型醫(yī)療服務(wù)模式下電子病歷管理的研究[D].山東師范大學(xué),2010.