以信息化為手段，提高醫(yī)院檔案管理水平

閆紅

摘 要：近年來，信息技術(shù)的推廣和普及在很大程度上推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程，促使醫(yī)院檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的封閉式逐漸朝現(xiàn)代化開放式轉(zhuǎn)變，并成為了醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的重要手段。本文筆者從醫(yī)院檔案信息化管理的概述入手；分析了醫(yī)院檔案信息化管理的意義，并對(duì)如何通過信息化手段來提高醫(yī)院檔案管理水平發(fā)表了自己的看法，希望能夠檔案管理工作者提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；研究

經(jīng)濟(jì)地迅速發(fā)展以及醫(yī)療體質(zhì)改革的不斷深入，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式和管理技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，因而信息化建設(shè)成為了醫(yī)院管理的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理，不僅是醫(yī)院適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求，更是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要途徑。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的含義

醫(yī)院檔案作為一個(gè)醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，主要是由管理文件、各類報(bào)表、會(huì)議記錄、實(shí)物以及各種影像資料等構(gòu)成。醫(yī)院檔案是醫(yī)院開展科研工作的重要依據(jù)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層制定政策的科學(xué)依據(jù)，更是醫(yī)院開展各項(xiàng)建設(shè)的重要依據(jù)。而檔案信息化管理即在醫(yī)院檔案相關(guān)活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來處理各種檔案信息資源，并提供多種信息服務(wù)的過程[1]。醫(yī)院檔案信息化管理是伴隨著信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中而產(chǎn)生的一種新型管理方式，主要指的是對(duì)一般的文件、財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄、病例檔案等實(shí)施信息化管理，具有覆蓋面廣、種類多、使用頻繁等特點(diǎn)。醫(yī)院檔案信息化管理主要包括兩個(gè)方面：一是指利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的集成和分類，便于醫(yī)院內(nèi)部人員查詢和使用，二是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的調(diào)度，逐漸實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的無紙化管理，提高檔案管理的效率。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的意義分析

（一）有助于提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

醫(yī)院通過在自身內(nèi)部打造信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部檔案資料等相關(guān)信息的共享，另外還有助于從事管理的人員加快對(duì)資料的歸類和存檔等，進(jìn)而方便了醫(yī)院內(nèi)部的工作人員隨時(shí)查詢所需檔案信息，切實(shí)保證了醫(yī)院信息服務(wù)的質(zhì)量。

（二）有助于提高醫(yī)院的科研水平

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，通過借助自身的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?yàn)閮?nèi)部的管理部門制定科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，另外也可以為該醫(yī)院各個(gè)臨床科室和醫(yī)技科室對(duì)新技術(shù)、新醫(yī)療的研究提供對(duì)應(yīng)的檔案信息，切實(shí)提高了醫(yī)院的科研水平。

（三）有助于提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平

醫(yī)院通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠推動(dòng)傳統(tǒng)的半封閉式檔案管理朝開放式檔案管理模式的成功轉(zhuǎn)變，如此不僅方便了醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療工作者查閱患者檔案，還方便了患者利用檔案管理系統(tǒng)查詢病例檔案等相關(guān)信息，極大地提高了醫(yī)院的服務(wù)水平。

3 以信息化為手段，提高醫(yī)院檔案管理水平的途徑

（一）加強(qiáng)宣傳，增加檔案信息化建設(shè)資金投入

要加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理，首先需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層提高對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，并廣泛利用院內(nèi)的報(bào)刊、電視、廣播、宣傳手冊(cè)等積極宣傳檔案信息化管理的重要性和意義，爭(zhēng)取在全院上下營(yíng)造檔案信息化管理的氛圍，以提高檔案管理人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)程度。其次，醫(yī)院還應(yīng)該進(jìn)一步加大用于檔案信息化管理所需資金投入，加大硬件設(shè)施的投入量，不斷完善醫(yī)院的硬件設(shè)施系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理做保障。一方面要保證醫(yī)院信息化設(shè)備的穩(wěn)定性、可靠性以及安全性，保證醫(yī)院各方面信息收集和處理的高效性和質(zhì)量。另一方面，針對(duì)檔案的管理工作，要增加一些性能較高先進(jìn)設(shè)備的投入，保證檔案信息化管理的高效性，促使醫(yī)院檔案信息化管理更加趨于完善和科學(xué)[2]。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院電子文件的歸檔管理，保證檔案管理的安全性和可靠性

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)工作不斷趨于標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而誕生了大批的電子文件，電子文件又主要包含文本文件、圖像文件、影像文件以及多媒體文件。而電子文件檔案作為檔案信息化管理的主要資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理還應(yīng)該加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，首先應(yīng)該由醫(yī)院各個(gè)科室的管理員先制作和整理電子文件，然后再將其交給醫(yī)院檔案管理員，由其將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝到耐久性好的載體上，一般為一式三套，其中一套用于封存，一套用于異地保存，一套用于查閱使用，為了防止信息被損害或丟失還應(yīng)定期將其復(fù)制，如此便有效提高了檔案管理的安全性和可靠性。

（三）建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理信息化建設(shè)

從當(dāng)前個(gè)別醫(yī)院開展的檔案信息化管理現(xiàn)狀來看，還存在著軟件使用不統(tǒng)一、版本不一致、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，因此還無法較好地實(shí)現(xiàn)信息的共享。另外，醫(yī)院檔案管理還缺乏用于檔案管理的統(tǒng)一軟件，保管期限不夠明確，檢索工具過于簡(jiǎn)單等，再加上個(gè)別醫(yī)院自身對(duì)檔案管理工作本來就不夠規(guī)范，導(dǎo)致項(xiàng)目越存越多，越多越亂的現(xiàn)象。當(dāng)前，國家和地方各級(jí)檔案管理部門針對(duì)檔案管理都制定了對(duì)應(yīng)的管理制度、行業(yè)規(guī)范以及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。因此筆者認(rèn)為醫(yī)院應(yīng)該充分結(jié)合自身實(shí)際情況，制定并出臺(tái)檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)范、制度以及標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，確保檔案保管的安全性和方便性。

（四）構(gòu)建科學(xué)的信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)資源共享

具體來說可以從以下兩個(gè)方面入手：一是進(jìn)一步開發(fā)高效的檢索工作，實(shí)現(xiàn)多個(gè)關(guān)鍵詞檢索的功能，全面提高檢索工具的覆蓋范圍和準(zhǔn)確性，以便可以從多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用。二是要充分借助互聯(lián)網(wǎng)檢索功能，在當(dāng)前使用范圍廣的現(xiàn)代高速寬帶技術(shù)支持下，通過局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存，以便醫(yī)院內(nèi)部的工作人員可以通過該網(wǎng)絡(luò)，迅速地檢索到其所需資料，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案的共享。例如：醫(yī)院可以針對(duì)自身較為珍貴的文獻(xiàn)資料、歷史資料、科學(xué)進(jìn)展、名醫(yī)名案等采用電子文件的形式予以保存，然后再利用醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)上傳和查閱，如此便實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院資源的全面、高效利用，這樣不僅達(dá)到了保護(hù)珍貴檔案原件的目的，還能夠?yàn)槟切┡R床和科研人員獲取所需資料，提高診療水平做保障[3]。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍水平，提高檔案信息化管理水平

醫(yī)院檔案的信息化管理水平的高低還在很大程度上取決于檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低，所以，要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作。首先要高度重視對(duì)檔案信息化管理人才的引進(jìn)，保證從事檔案管理工作人員必須具備本科即以上學(xué)歷，且具有管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，其次醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，要定期組織廣大檔案管理人員參與到檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)中，幫助其加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及信息設(shè)備等相關(guān)知識(shí)，以便更好地為現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所訴，醫(yī)院檔案管理作為記錄醫(yī)院發(fā)展的重要記錄，不僅能夠真實(shí)反應(yīng)出醫(yī)院在不同時(shí)期的發(fā)展情況，而且還對(duì)醫(yī)院未來規(guī)劃具有重要的指導(dǎo)作用。要想以信息化為手段，提高醫(yī)院檔案管理水平，筆者認(rèn)為首先應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，增加檔案信息化建設(shè)資金投入；其次應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院電子文件的歸檔管理，保證檔案管理的安全性和可靠性；然后建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理信息化建設(shè)；緊接著構(gòu)建科學(xué)的信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)資源共享；最后還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍水平，提高檔案信息化管理水平，以此推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，全面提高醫(yī)院檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉玲，徐潔.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理工作的探討[J].內(nèi)江科技，2011，23（8）：567-568.

[2]林清.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理工作的探討[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)，2010（11）：3958-3959.

[3]虞俊.利用信息化提高檔案管理水平[J]. 計(jì)算機(jī)工程應(yīng)用技術(shù)，2011（5）：161-162.