新時期檔案創(chuàng)新管理現(xiàn)代化模式

康杰

當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

1 創(chuàng)新服務手段

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5、開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，全省各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務。

2 加強檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新準備工作

在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。雖然在進行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現(xiàn)代化準備的工作中，當?shù)卣梢詾闄n案館準備一些現(xiàn)代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現(xiàn)較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內(nèi)無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經(jīng)驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經(jīng)驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。

3 創(chuàng)新檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一模式

由于標準的不統(tǒng)一，在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統(tǒng)一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進行相應的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統(tǒng)并且進行統(tǒng)一，另一項相當重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進行共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠實現(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經(jīng)驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設備以及相關的操作系統(tǒng)。