論檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的模式

許萍

摘 要：隨著人類(lèi)社會(huì)由工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代轉(zhuǎn)變，信息資源己成為一種重要的經(jīng)濟(jì)資源。檔案信息資源是其中的一個(gè)重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的傳統(tǒng)模式有：檔案查閱，檔案外借，檔案報(bào)道服務(wù)，檔案陳列、展覽服務(wù)。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的智力型模式：編研服務(wù)，情報(bào)服務(wù)，檢索服務(wù)，專(zhuān)題服務(wù)，咨詢(xún)證明服務(wù)。

關(guān)鍵字：檔案信息資源；情報(bào)服務(wù)

隨著人類(lèi)社會(huì)由工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代轉(zhuǎn)變，信息資源己成為一種重要的經(jīng)濟(jì)資源。檔案信息資源是其中的一個(gè)重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同。黨的十六大要求大力推進(jìn)社會(huì)信息化，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以電子政務(wù)深化改革行政管理，以互聯(lián)網(wǎng)擴(kuò)大先進(jìn)文化的傳播。在社會(huì)信息化大潮滾滾到來(lái)之際，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)非?，F(xiàn)實(shí)的提上了各級(jí)檔案部門(mén)的議事日程。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的模式也不容小覷。

1 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的傳統(tǒng)模式

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方式由于不同的環(huán)境條件而呈現(xiàn)出不同的開(kāi)發(fā)水平、開(kāi)發(fā)層次、開(kāi)發(fā)質(zhì)量和開(kāi)發(fā)效果。其傳統(tǒng)方式主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案信息報(bào)道和檔案陳列、檔案展覽等。

（l）檔案查閱

這是檔案部門(mén)提供檔案信息通常采取的服務(wù)方式。檔案部門(mén)設(shè)有閱檔室，并為檔案用戶(hù)準(zhǔn)備諸如檢索工具、工具書(shū)、參考資料等，供利用者進(jìn)行借閱利用。這種利用方式，供需直接見(jiàn)面，信息直接流通，對(duì)檔案部門(mén)來(lái)講，能及時(shí)接受利用者的反饋信息，并且有利于檔案保管保護(hù)。平均每年全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館室接待檔案、資料利用者達(dá)1300萬(wàn)人次，利用檔案資料達(dá)3600萬(wàn)卷（件、冊(cè)）次。而在2003年提供利用的檔案資料則達(dá)到了5千多萬(wàn)卷、冊(cè)。

（2）檔案外借

利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時(shí)借出使用，包括個(gè)人外借、集體外借、館（室）間互借、預(yù)約外借和流動(dòng)外借。在檔案的利用活動(dòng)中，檔案人員對(duì)那些珍貴的或易損的檔案、古老檔案，以及特殊載體的檔案，一般不外借出館。檔案外借服務(wù)應(yīng)注意保管、保密和完整性等問(wèn)題，特別應(yīng)注意建立催還制度。還值得一提的是在《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》及各省市制定的檔案管理?xiàng)l例中都做出了“法人、其他組織以及個(gè)人憑身份證、工作證或者介紹信等合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案”的規(guī)定，這就從法律制度上為檔案利用者利用檔案提供了保障。

（3）檔案報(bào)道服務(wù)

檔案部門(mén)通過(guò)檔案報(bào)刊、或新聞媒介向社會(huì)和利用者揭示和通報(bào)檔案信息，報(bào)道檔案工作法規(guī)、制度、交流工作經(jīng)驗(yàn)等。中國(guó)擁有全世界唯一的檔案專(zhuān)業(yè)報(bào)—《中國(guó)檔案報(bào)》?！吨袊?guó)檔案報(bào)》自1995年創(chuàng)刊以來(lái)，發(fā)行量逐年遞增，目前己覆蓋全國(guó)檔案系統(tǒng)并占領(lǐng)部分都市報(bào)刊零售市場(chǎng)。北京、山東、遼寧等地訂閱《中國(guó)檔案報(bào)》已延伸到鄉(xiāng)、鎮(zhèn)及民營(yíng)企業(yè)和都市報(bào)亭。臺(tái)、港、澳地區(qū)檔案館也訂閱了《中國(guó)檔案報(bào)》。1997年以來(lái)，《中國(guó)檔案報(bào)》在海外亦有發(fā)行。日本、新加坡、韓國(guó)、蒙古等國(guó)都有訂閱。2001年該報(bào)擴(kuò)版增刊，以全新的面貌為社會(huì)服務(wù)。

（4）檔案陳列、展覽服務(wù)

這是檔案館按照一定主題，以展示檔案原件形式或復(fù)制件的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種服務(wù)方式。通過(guò)舉辦展覽，建立愛(ài)國(guó)主義基地和參加有關(guān)活動(dòng)等方式，大力開(kāi)發(fā)利用發(fā)檔案信息資源。如利用檔案舉辦的展覽“雪域明珠-中國(guó)西藏文化展”；結(jié)合澳門(mén)回歸，利用豐富的館藏舉辦的“歡慶國(guó)慶50周年喜迎”“99澳門(mén)回歸檔案史料展”展覽，供社會(huì)了解了歷史。同時(shí)，越來(lái)越多的檔案館被命名為愛(ài)國(guó)主義教育基地，如在發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地這項(xiàng)公共服務(wù)作用方面，上海市檔案館外灘新館就引起了良好的社會(huì)反響。該館擁有比較豐富的檔案材料，它記錄了中國(guó)共產(chǎn)黨帶領(lǐng)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的歷程和上海市黨組織在社會(huì)主義建設(shè)中發(fā)揮堅(jiān)強(qiáng)核心和戰(zhàn)斗堡壘作用的過(guò)程。自建館以來(lái)，上海市檔案館外灘新館吸引了機(jī)關(guān)、基層黨、團(tuán)組織等100多家單位2000多名黨團(tuán)員來(lái)此進(jìn)行黨組織活動(dòng)。借助這些豐富的檔案珍藏，使人們接受了生動(dòng)的革命傳統(tǒng)教育和愛(ài)國(guó)主義教育。

2 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的智力型模式

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的智力型模式通常包括編研服務(wù)、情報(bào)服務(wù)、檢索服務(wù)、專(zhuān)題服務(wù)和咨詢(xún)證明服務(wù)等模式。

（1）編研服務(wù)

編研服務(wù)是指檔案部門(mén)具有檔案編研職能，并設(shè)有編研機(jī)構(gòu)，擁有專(zhuān)門(mén)編研人員，根據(jù)檔案館（室）自身的館藏特色以及檔案利用價(jià)值，有選擇、有目的地開(kāi)展研究和選編，為機(jī)關(guān)和社會(huì)提供檔案信息資料的專(zhuān)業(yè)工作。對(duì)檔案資料進(jìn)行專(zhuān)題研究、編撰出版，是檔案部門(mén)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的一條重要途徑。

它的編研成果包括公開(kāi)出版物和內(nèi)部參考等。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2003年，各級(jí)各類(lèi)檔案館編輯的公開(kāi)出版檔案資料700種，計(jì)2.2億字；檔案室編輯的公開(kāi)出版檔案資料800多種，計(jì)5.6億字。各級(jí)各類(lèi)檔案館編制內(nèi)部參考資料6000多種，約1億字；檔案室編制內(nèi)部參考資料1萬(wàn)多種，計(jì)35億字，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作參考以及社會(huì)各界利用發(fā)揮了重要作用。從具體事例來(lái)看，廣東省檔案局（館）在抗擊非典期間，編輯出版了《抗非檔案信息摘報(bào)》，匯集了廣東1879至1923年間發(fā)生的多起疫情檔案史料，《摘報(bào)》送廣東省非典防治工作指揮部下發(fā)給各有關(guān)部門(mén)和送省市領(lǐng)導(dǎo)同志，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要參考信息。中央檔案館編輯的《毛澤東評(píng)點(diǎn)二十四史》，被江澤民同志作為禮品贈(zèng)送美國(guó)哈佛大學(xué)。西藏自治區(qū)檔案館編輯的《西藏歷史檔案薈萃》，以確鑿的史實(shí)證明了西藏自古以來(lái)就是中國(guó)領(lǐng)土不可分割的一部分，并獲得了國(guó)家“五個(gè)一工程”獎(jiǎng)。

（2）情報(bào)服務(wù)

在企業(yè)事業(yè)單位、科研院校以及經(jīng)營(yíng)單位中，檔案是重要的情報(bào)源之一，如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、科研成果、論文、專(zhuān)利等檔案是重要的情報(bào)來(lái)源。目前在一些大中型國(guó)有企業(yè)和科研院所、高等院校推行檔案圖書(shū)情報(bào)的一體化管理，這種想法得到很多學(xué)者和實(shí)際部門(mén)工作者的認(rèn)同，在很多期刊上也就此問(wèn)題展開(kāi)了激烈的討論，這可能是未來(lái)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。筆者認(rèn)為，檔案圖書(shū)情報(bào)一體化管理的最終目的是要構(gòu)建圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作三者之間的橋梁，加強(qiáng)圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作之間的聯(lián)系，減少不必要的冗余環(huán)節(jié)，促進(jìn)信息資源的優(yōu)化管理，使它們能夠?yàn)閷?shí)際工作更好地服務(wù)，而并非圖書(shū)、檔案、情報(bào)的工作方式和手段已經(jīng)失去差異。因此，檔案信息的情報(bào)服務(wù)可能會(huì)成為檔案人員工作中的重要內(nèi)容。

（3）檢索服務(wù)。

針對(duì)利用者特定的實(shí)際需要按照一定的檔案標(biāo)識(shí)系統(tǒng)與途徑，從大量的檔案目錄、索引、文摘、卡片等二次文獻(xiàn)中查找出需要的檔案信息的服務(wù)活動(dòng)，它是提供利用的先期工作和衡量檔案工作水平的重要手段和內(nèi)容。開(kāi)展檢索服務(wù)必須建立完善的檢索系統(tǒng)，合理組織和整理檔案文獻(xiàn)資料，加強(qiáng)館藏基礎(chǔ)管理工作。檔案檢索服務(wù)己經(jīng)歷了手工檢索、半機(jī)械化檢索和計(jì)算機(jī)檢索以及光盤(pán)檢索和目前的網(wǎng)上瀏覽等階段。尤其是網(wǎng)絡(luò)檢索這種方式，它能提供各種功能強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的檢索工具，使得檢索成為一項(xiàng)輕松而愉快的工作。檔案用戶(hù)之間、檔案館（室）之間、檔案用戶(hù)與檔案館（室）之間的地理距離將由于網(wǎng)絡(luò)的連接而消失，彼此之間的交流與合作將在檔案工作中普遍應(yīng)用。Google是全球最強(qiáng)大的搜索引擎，如果檔案部門(mén)能開(kāi)發(fā)出這樣的搜索引擎來(lái)檢索檔案信息，那么查找、利用檔案信息將會(huì)變成愉快的事情。

（4）專(zhuān)題服務(wù)

檔案信息專(zhuān)題服務(wù)又叫跟蹤服務(wù)，指的是檔案信息部門(mén)根據(jù)利用者的需要確定某一專(zhuān)題，并圍繞這一專(zhuān)題從檔案文獻(xiàn)中選擇出對(duì)該專(zhuān)題有用的檔案信息，定期、主動(dòng)地向利用者提供服務(wù)的一種方式。檔案信息專(zhuān)題服務(wù)水平大體要經(jīng)過(guò)確定內(nèi)容、跟蹤服務(wù)和效果反饋三個(gè)步驟。

（5）咨詢(xún)證明服務(wù)

檔案部門(mén)經(jīng)常會(huì)碰到一些有關(guān)政策、法律、規(guī)定、個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷等方面的咨詢(xún)（證明）。近年來(lái)，隨著城市建設(shè)和改造，檔案部門(mén)在不違反國(guó)家法律、法規(guī)的情況下，向市民提供咨詢(xún)或出具涉及市民切身利益的拆遷政策、土地使用權(quán)、房產(chǎn)權(quán)等的證明，都能使咨詢(xún)者滿(mǎn)意。經(jīng)過(guò)20多年的改革開(kāi)放，在一定程度上檔案的作用正在“弱化”，如在上海辦理因私人事務(wù)出國(guó)的護(hù)照，憑居住證就行了，不再需要申請(qǐng)者檔案。但是現(xiàn)階段檔案的作用不可取代，特別是個(gè)人的工齡計(jì)算、工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定、出國(guó)（境）政審、黨團(tuán)關(guān)系、婚姻生育管理、社會(huì)保險(xiǎn)、證件年審等問(wèn)題都需要以檔案為依據(jù)出具證明。

在社會(huì)信息化大潮滾滾到來(lái)之際，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非?，F(xiàn)實(shí)的提上了各級(jí)檔案部門(mén)的議事日程。但是由于種種原因，目前我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作存在著不少問(wèn)題，檔案信息資源能發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用之間還存在不小的差距。因此，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用迫在眉睫。

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