新形勢下加強大學(xué)生檔案管理的思考

金香花

摘 要：高校檔案是大學(xué)生個人檔案的重要部分，其中包含的信息資料是大學(xué)生擇業(yè)就業(yè)的主要依據(jù)，然而，實踐操作中，高校大學(xué)生檔案管理卻存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)虛假信息，這些問題影響著檔案作用的發(fā)揮，給用人單位帶來很多困難?；诖?，本文從加強大學(xué)生檔案管理的重要意義入手，提出了當(dāng)下大學(xué)生檔案管理存在的若干問題及有效解決策略，以期為相關(guān)人員提供有益參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；大學(xué)生；檔案管理；有效策略

1 加強大學(xué)生檔案管理的重要意義

檔案是大學(xué)生個人信息的載體，直接影響著學(xué)生的就業(yè)和擇業(yè)，因此高校務(wù)必重視大學(xué)生的檔案管理，大學(xué)生檔案管理具有以下幾方面意義：第一，檔案是記錄大學(xué)生個人信息的重要材料。大學(xué)生生檔案中記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、德育、社會實踐等各種信息，且具有真實、權(quán)威等特點，檔案信息是對大學(xué)生最客觀的綜合性評價，是衡量大學(xué)生綜合素質(zhì)和個人履歷的主要依據(jù)。第二，檔案是評判大學(xué)生綜合能力和潛力的主要依據(jù)。日常工作中，用人單位在選拔人才時，主要通過筆試、面試、個人簡介等幾個方面進(jìn)行了解，很難深入考察學(xué)生的其他素質(zhì)，而檔案則能夠為其提供大學(xué)生更為全面、深入的歷史信息，道德思想、行為習(xí)慣，才智能力等需要長期考核的信息被檔案詳細(xì)地記錄下來，規(guī)范的學(xué)生檔案有很強的參考性，對用人單位精準(zhǔn)評判大學(xué)生發(fā)展?jié)撡|(zhì)具有重要意義。 第三， 檔案管理有利于規(guī)范大學(xué)生日常行為。檔案管理是加強高校學(xué)生教育管理的有效手段。一方面，高校學(xué)生檔案體系中的各項內(nèi)容和指標(biāo)就是學(xué)生行為的參考標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)明確的告知學(xué)生什么是善惡美丑，什么是優(yōu)劣好壞，什么是先進(jìn)和落后，有了標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生也就有了自身明確的認(rèn)識和定位，這有利于促進(jìn)其規(guī)范自身行為，思進(jìn)取，求進(jìn)步。另一方面，檔案記錄著學(xué)生的獎懲情況、學(xué)習(xí)成績以及道德品質(zhì)等信息，這些都是社會評價人才、選撥任用的指標(biāo)，因此，學(xué)生不得不重視學(xué)校的評價以及檔案內(nèi)容。在日常生活和學(xué)習(xí)中，很多學(xué)生嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，努力學(xué)生，積極實踐，為了多給自己的檔案增加亮點，使其為就業(yè)工作提供有益幫助。

2 當(dāng)下大學(xué)生檔案管理存在的若干問題

（1）內(nèi)容設(shè)置問題：傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案內(nèi)容是在計劃經(jīng)濟的體制下規(guī)劃設(shè)置的，其通常包括學(xué)生的入學(xué)信息、學(xué)籍信息、成績信息、健康信息、政治身份等，這些信息多少流于形式，公式化、術(shù)語話特征明顯，并不能為單位選撥、任用人才提供有價值的參考。在新的市場經(jīng)濟環(huán)境下，高校學(xué)生檔案必須增加學(xué)生的個性化信息，如，社會實踐、社會誠信、個人素質(zhì)、工作能力等，如此才能利于用人單位的科學(xué)化評價，考量大學(xué)生是否能夠真正滿足自身需要，勝任任職崗位。

（2）信息虛假問題：考慮到對學(xué)生的個人影響及學(xué)校就業(yè)率等問題，部分院校將一些不真實的信息放入大學(xué)生個人檔案中，使得檔案的真實性大大降低。這種不良行為不但擾亂人才市場秩序，助長不良競爭風(fēng)氣，還對單位的人才選拔積累帶來惡劣影響。

（3）人員素質(zhì)問題：目前，很多高校對檔案管理工作認(rèn)識不足，重視程度不高，很多高校都安排一些離退休人員或者能力低下者擔(dān)任檔案管理工作，導(dǎo)致，高校大學(xué)生檔案管理普遍效率低下，紕漏、錯誤、不規(guī)范現(xiàn)象非常嚴(yán)重。

（4）管理制度體系問題：目前，我國高校大學(xué)生檔案管理制度、體系尚不完善，

管理部門各部相同，歸口不一，有的高校檔案由學(xué)生管理部分負(fù)責(zé)，有的由學(xué)校檔案部分負(fù)責(zé)，還有的由各大院系分管，它們管理的制度方法各不相同，缺乏統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，給檔案管理制造出很多困難。

（5）管理技術(shù)問題。隨著計算機技術(shù)的普及和推廣，高校大學(xué)生檔案的信息化管理也成了必然趨勢。然而目前，很多高校的學(xué)生檔案仍然以手抄的紙質(zhì)形式為主。隨著學(xué)生數(shù)量和學(xué)生檔案項目的增多，現(xiàn)實工作難度越來越大，傳統(tǒng)模式和手段已經(jīng)無法適應(yīng)新時期的檔案管理需要，大學(xué)生檔案信息化管理問題亟需解決。

3 新形勢下加強大學(xué)生檔案管理的有效策略

（1）增加個性化信息，增強檔案內(nèi)容的科學(xué)性。為了滿足用人單位的需要，高校學(xué)生檔案內(nèi)容既要包含學(xué)生基本信息，又要體現(xiàn)學(xué)生的個性化和時代風(fēng)貌。現(xiàn)代大學(xué)生檔案應(yīng)充實以下幾方面的內(nèi)容：學(xué)生的英語四、六級成績單及證書；計算機等級考試證書，心理測試相關(guān)材料；社會實踐成績；各類設(shè)計發(fā)明獎項、專業(yè)技能比賽證書；藝術(shù)創(chuàng)作材料等。此外，各大高校還應(yīng)特別重視建立學(xué)生的信用檔案，誠信是這個社會最需要的道德品質(zhì)，也是用人單位高度重視的問題之一，因此，在檔案中，信用信息必不可少。

（2）加強監(jiān)管，定期考核。高校應(yīng)該重視檔案收集、整理及納入的監(jiān)督和管理，并建立獎懲制度。對檔案管理規(guī)范的部門和院系進(jìn)行表彰獎勵，對管理松散婚戀的部門和院系予以批評處罰，通過獎懲制度督促工作人員做好本職工作，使得高校學(xué)生檔案更加精準(zhǔn)、可信。

（3）提高人員素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)。首先要增強相關(guān)人員的管理意識和工作責(zé)任心，使其充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性；其實，要不斷強化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理水平，尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

（4）建立科學(xué)的檔案管理體制，嚴(yán)格堅持標(biāo)準(zhǔn)化操作。通常高校檔案管理需要經(jīng)過資料搜集、整理、總結(jié)、錄入、保管五大環(huán)節(jié)，其中的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)指定專業(yè)人員進(jìn)行管理和指導(dǎo)，并要求制定相應(yīng)的規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，確保每一項工作的有據(jù)可依，有章可循；學(xué)生檔案歸口指定部門管理，從新生入學(xué)開始，便對信息開始詳細(xì)記錄、嚴(yán)格審核，并做到錄入及時、檔案材料規(guī)格統(tǒng)一；，制定高校大學(xué)生檔案管理、借閱制度，檔案轉(zhuǎn)遞時嚴(yán)格按照轉(zhuǎn)遞程序操作，使每一份檔案材料都去向明確，可追蹤溯源。

（5）加快推進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。 當(dāng)下，我國高校大學(xué)生檔案數(shù)量逐年上升，網(wǎng)絡(luò)招聘也成為了畢業(yè)生應(yīng)聘工作的主要渠道，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，新時期高校學(xué)生檔案必須實現(xiàn)信息化和動態(tài)化管理，高校要積極開發(fā)切實可行的檔案管理軟件，并將大學(xué)生在校的表現(xiàn)，真實、及時地錄入到管理系統(tǒng)中，并做好定期更新和維護(hù)。高校檔案信息化建設(shè)不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案查詢，利用，轉(zhuǎn)遞提供了極大方便。

綜上所述，高校大學(xué)生檔案資料管理工作是一項具有重大意義的任務(wù)，檔案管理部門和檔案管理者要積極改變以往“沉默無聞”的工作狀態(tài)，從幕后走到臺前，明確自身的工作意義和目的，同時要充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，大力提升高校大學(xué)生檔案管理的效率和效益，做好社會服務(wù)，為高校大學(xué)生就業(yè)擇業(yè)、為用人單位選拔人才提供最有參考價值的一手資料。

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