檔案管理策略摭談

孟慶波

摘 要：當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度十分迅猛，科學(xué)技術(shù)顯著進(jìn)步，檔案管理作為一種知識管理，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。因而如何不斷加強(qiáng)檔案管理，使其日臻科學(xué)、完善，越來越成為許多檔案管理者深刻思考的歷史課題。下面，根據(jù)多年的實踐經(jīng)驗，談一下我對規(guī)范檔案管理方面的粗淺認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案管理；積極意義

1 檔案管理工作的重要作用

檔案管理是一個單位整體工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是推動經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的一項重要工作。管理檔案是否科學(xué)規(guī)范，是衡量一個單位管理水平高低的重要尺度。一個單位的檔案記錄著這個單位發(fā)展的階段性成果，為研究本單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，確立科學(xué)發(fā)展方向的好素材。 檔案管理工作做好了，一方面可以為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于社會各方了解本單位的情況，為與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映本單位整體形象和發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

2 提升檔案管理水平的積極意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作的作用日益增強(qiáng)，提升檔案管理水平對社會主義現(xiàn)代化建設(shè)所產(chǎn)生的積極意義也越發(fā)突顯，主要體現(xiàn)在三個方面：

首先，從現(xiàn)階段我國檔案管理的實際發(fā)展水平來看，主抓經(jīng)濟(jì)工作的同時，在部分單位的管理意識里，對檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，耐心細(xì)致的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。所以努力提升檔案管理質(zhì)量和水平有助于我國檔案事業(yè)朝著健康化的方向發(fā)展。

其次，現(xiàn)階段整個社會信息化發(fā)展速度越來越快，所以積極對檔案管理的質(zhì)量和水平進(jìn)行提升與當(dāng)前社會發(fā)展需要相適應(yīng)。從檔案管理渠道、管理方式、管理載體等方面不斷進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案館藏、收集、以及傳播的科學(xué)化程度，才能以網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化為方向引領(lǐng)檔案管理健康發(fā)展。

第三，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和水平的提高對踐行科學(xué)發(fā)展觀，貫徹落實“四個全面”，“五位一體”的大政方針具有特別重要的意義?？尚哦雀呤菣n案的一大特征，在引領(lǐng)未來發(fā)展方面具有積極的作用，檔案還具有對歷史文化見證的功用，同時，科學(xué)真實的檔案資料，對未來經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展將起到積極的借鑒作用。因此加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和水平不僅有利于實現(xiàn)檔案管理事業(yè)向著可持續(xù)發(fā)展，更對經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展意義非凡。

3 如何提高檔案管理水平的策略探究

策略一：加強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理者是檔案管理工作的踐行者，因而，著力加強(qiáng)檔案管理工作者的素質(zhì)是提升檔案管理水平的重中之重，應(yīng)從以下幾個方面入手：一是要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)與職業(yè)道德素養(yǎng)。為使檔案工作者具備扎實的政治理論基礎(chǔ)與職業(yè)道德理論基礎(chǔ)，可以定期圍繞這些方面舉辦相關(guān)的培訓(xùn)，此外還要為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務(wù)知識進(jìn)行教育培訓(xùn)；二是要從理論與技能方面加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。此舉為了系統(tǒng)提升檔案管理者的基本技能，包括與檔案相關(guān)的編目、文書立卷、資料整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、開發(fā)與保護(hù)等，并且具備一定的計算機(jī)操作能力，能夠運(yùn)用科學(xué)化手段進(jìn)行檔案管理；三是要以檔案管理工作者的實際工作水平、部門特點等為立足點，適時對相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容調(diào)整，以科學(xué)化、現(xiàn)代化為標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

策略二：加強(qiáng)檔案管理機(jī)制健全化

無規(guī)矩不成方圓，筆者認(rèn)為，沒有完善的管理機(jī)制，就不能形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理。要想形成完善的檔案機(jī)制，要注意把握以下幾個方面：一要確保單位內(nèi)部具有檔案管理責(zé)任機(jī)制，并積極努力不斷促進(jìn)其完善。要結(jié)合各個檔案管理的特征以及檔案管理的需求構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，將具體的責(zé)任細(xì)化，落實到每個崗位。作為領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，給每個部門都分配具體的任務(wù)，各處各室要大力配合，并責(zé)成專人負(fù)責(zé)，構(gòu)建多方位的檔案管理體系；二要以國家政府關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)為指導(dǎo)，規(guī)范檔案管理工作，確保與檔案相關(guān)的資料保管、保密、庫房儲存管理、審查和考核等符合規(guī)范，使企業(yè)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制具有全方位、立體化、多層次的特點，能夠有效保障檔案管理工作順利開展，并且能夠取得效率。

策略三：提升檔案的日常管理效率

提升檔案管理水平，不能空喊口號，要把工作重心放到日常檔案管理上，要從以下幾點著手：一是出臺明確的計劃，要求檔案管理人員對檔案具體管理情況定期或不定期做好檢查，要對檔案管理存在的問題與風(fēng)險做到及時發(fā)現(xiàn)，并及時采取調(diào)整或應(yīng)對措施，使檔案管理質(zhì)量不受影響。二是要求檔案管理人員要具備對檔案信息資源開發(fā)利用的能力，發(fā)揮檔案資源的有效價值。三是要以現(xiàn)階段檔案管理的實際情況為立足點出臺明確的考核制度，并嚴(yán)格落實，提升檔案管理工作的規(guī)范化、制度化程度。

策略四：不斷完善檔案管理的現(xiàn)代化手段

做好檔案管理工作，不能因循守舊，要不斷完善現(xiàn)代化的檔案管理手段，有針對性地開展下一步工作，這方面，我認(rèn)為應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是要利用現(xiàn)代化的管理工具，如計算機(jī)硬盤軟件、高速掃描儀、刻錄機(jī)等加強(qiáng)檔案的數(shù)字化、電子化管理。這一方面使檔案管理工作者的工作效率顯著提升了，同時為電子檔案的歸檔、資料整理、檔案保存等創(chuàng)造了便利的條件。二是要以檔案管理部門職責(zé)以及崗位權(quán)責(zé)存在的差異性為依據(jù)，構(gòu)建有針對性的監(jiān)督管理性質(zhì)的基本狀況信息庫、電子臺賬、員工崗位操作標(biāo)準(zhǔn)等具有多種類型的檔案，使檔案管理在內(nèi)容方面實現(xiàn)豐富、使檔案資料信息的展示程度實現(xiàn)擴(kuò)大，促進(jìn)檔案管理文化的宣傳取得更好的效果。三是要根據(jù)時代的發(fā)展需求對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)建新型的檔案管理模式以更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的需要。在對檔案管理進(jìn)行改革的過程中要注意把握好科學(xué)性，不斷提升相關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度。