衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔與管理

霍行宇

摘 要：衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督人員在衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檢查及案件查處過程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文書。將強(qiáng)對(duì)其的歸檔與管理不僅有助于提升衛(wèi)生行政工作的工作效率與質(zhì)量，更有助于推動(dòng)我國(guó)行政執(zhí)法工作更為有序、原則、規(guī)范性的開展與推動(dòng)。本文以“衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔與管理”為主要研究對(duì)象，首先闡釋了當(dāng)前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔和管理過程中存在的問題，繼而從提高執(zhí)法案卷制作質(zhì)量、強(qiáng)化執(zhí)法案卷歸檔意識(shí)以及強(qiáng)化行政執(zhí)法案卷管理三個(gè)角度提出了具體的完善對(duì)策。望本文的研究，能對(duì)當(dāng)前的衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔與管理工作有所裨益，推動(dòng)其發(fā)展與建設(shè)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷；檔案管理；案卷制作

加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔與管理，不僅是衛(wèi)生行政執(zhí)法部門執(zhí)法和管理水平的體現(xiàn)，也是在面對(duì)衛(wèi)生行政訴訟時(shí)進(jìn)行舉證的重要書面證據(jù)。鑒于當(dāng)前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在歸檔和管理過程中存在的制作和管理紕漏，采取有針對(duì)性的措施來加強(qiáng)歸檔和管理制作工作，對(duì)于提升衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷管理質(zhì)量具有十分重要的作用。

1 衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔與管理存在的問題

首先，目前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷普遍性存在著證據(jù)材料不充分、法律適用不準(zhǔn)確、用語不當(dāng)、執(zhí)法程序不嚴(yán)格或不合法以及執(zhí)法文書選用和制作不夠規(guī)范等現(xiàn)象，部分地區(qū)甚至還存在著新舊文書混合使用的現(xiàn)象，這必然導(dǎo)致案卷在分類和歸檔時(shí)出現(xiàn)紕漏和失誤，影響到案卷管理立體化、科學(xué)化、法制化體系的形成。

其次，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門在制作文書的過程中，存在著文書項(xiàng)目填寫不全、簽字欄漏簽（或誤簽）、文書編號(hào)格式不規(guī)范、文件缺少印章等現(xiàn)象，這不僅影響到案卷本身的使用價(jià)值，更會(huì)對(duì)其歸檔與管理工作造成不必要的麻煩。

最后，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在管理上存在一定的疏漏，這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：①管理人員甚至相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)此重視性還不夠，面對(duì)審批材料不夠?qū)徤?、得過且過，間接導(dǎo)致部分案卷完整性和準(zhǔn)確性出現(xiàn)紕漏，無法歸檔；②缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，沒有生成統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在案卷管理過程中部門和部門不一致、管理內(nèi)容不確定，甚至對(duì)于案卷的擺放也沒有明確的要求，這必然給日后的使用和借閱工作制造麻煩。

衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在歸檔和管理過程中之所以會(huì)出現(xiàn)上述問題，其原因是多方面的，而要想妥善推動(dòng)其歸檔和管理工作，必須充分認(rèn)識(shí)到這些問題的癥結(jié)所在，方才能具體問題具體分析，對(duì)癥下藥，妥善解決。具體來說，導(dǎo)致這些問題生成的原因，主要有以下兩方面內(nèi)容：

首先，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔和管理人員，其個(gè)人的職業(yè)能力和法律素質(zhì)以及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)方面還有所欠缺，導(dǎo)致其所負(fù)責(zé)的工作范疇及具體內(nèi)容不能得到妥善的落實(shí)和安排，這就導(dǎo)致了案卷的制作質(zhì)量有所下降、管理上不能條分縷析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，雖然現(xiàn)階段部分衛(wèi)生行政執(zhí)法部門對(duì)于工作人員進(jìn)行了一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，但是其大多流于形式，并沒有深入到工作的本質(zhì)以及問題的精髓，因此倒是工作人員的工作態(tài)度和能力并沒有得到根本性的改善。

其次，思想上不夠重視是導(dǎo)致衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在管理和歸檔上出現(xiàn)問題的根本性原因。所謂意識(shí)對(duì)于事物的發(fā)展和人的行為具有能動(dòng)作用，缺乏積極端正的思想態(tài)度作為指導(dǎo)，必然導(dǎo)致其工作流程無法做到制度化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，管理也無所謂有序和完整，而且相關(guān)審查流程以及制度審批流程的缺失，導(dǎo)致案卷在歸檔工作進(jìn)行時(shí)不能做到妥善的收集和檢驗(yàn)，最終影響到了管理的質(zhì)量和完整性。

2 衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔與管理的完善對(duì)策

衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷通常意義下是相關(guān)工作人員針對(duì)重要事件現(xiàn)場(chǎng)以及重要執(zhí)法環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，尤其是證據(jù)類的案卷文書，是進(jìn)行相關(guān)處罰活動(dòng)的第一資料，擁有十分重要的法律作用；另外現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督類的筆錄資料也是作為一般性案件處罰的重要依據(jù)，擁有其它任何資料都無法替代的作用。加強(qiáng)對(duì)其的歸檔與管理，將有助于推動(dòng)相關(guān)執(zhí)法工作人員各項(xiàng)工作順利、完備的開展，保障其各項(xiàng)政策制度妥善落實(shí)。同時(shí)作為行政處罰行為的重要載體，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷還是行政訴訟的重要依據(jù)，可以適當(dāng)避免執(zhí)法活動(dòng)中的隨意性、限制其中的不規(guī)范行為，保障其合理、有效的推動(dòng)與展開。

（一）提高執(zhí)法案卷制作質(zhì)量

各級(jí)衛(wèi)生行政執(zhí)法部門要加強(qiáng)對(duì)于執(zhí)法案卷制作質(zhì)量的把關(guān)和監(jiān)督，充分認(rèn)識(shí)到制作不規(guī)范、質(zhì)量有瑕疵的案卷不僅會(huì)影響到眼前的檔案歸檔和管理工作，更有可能為日后的舉證和案卷借調(diào)工作帶來一定的困難。因此，相關(guān)主管部門必須要制定出一套嚴(yán)格的案卷制作流程，并由上而下嚴(yán)格執(zhí)行這一流程，規(guī)范案卷制作辦法，提升其制作和辦案質(zhì)量。這其中主要包括對(duì)于案卷相關(guān)項(xiàng)目信息（時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人性別、年齡、職務(wù)、聯(lián)系電話信息，以及案卷編號(hào)）的檢查和校對(duì)，提升案卷筆述綜合性、理論性，提升其文字表達(dá)水平，保障筆風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）強(qiáng)化執(zhí)法案卷歸檔意識(shí)

提高對(duì)于案卷歸檔的重視程度，并以此為標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，避免讓相關(guān)流程及辦事法則形同虛設(shè)。從領(lǐng)導(dǎo)層面來說，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于案卷制作工作的重視力度以及對(duì)于歸檔工作的監(jiān)督，促使每一位工作人員都能充分意識(shí)到其重要性，從而不斷提升自身有關(guān)執(zhí)法辦事、案卷制作以及相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)；對(duì)于相關(guān)管理機(jī)構(gòu)而言，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的考核和責(zé)任落實(shí)，將對(duì)案卷的質(zhì)量檢查工作納入到檔案管理體系當(dāng)中，對(duì)信息填寫錯(cuò)誤、重要印章漏蓋、簽字錯(cuò)填漏蓋等現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格檢查，提高管理人員的責(zé)任心，降低案卷的錯(cuò)誤率，保障案卷歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)行政執(zhí)法案卷管理

首先，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門應(yīng)制定相應(yīng)的案卷動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)流程，定期對(duì)已經(jīng)歸檔的文書進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)測(cè)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)問題的案卷及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解案卷記載情況，妥善解決問題。其次，在落實(shí)相關(guān)管理責(zé)任人的基礎(chǔ)上，要制定案卷質(zhì)量追責(zé)制度，對(duì)于管理歸檔工作做得不到位、因個(gè)人過失造成案卷信息質(zhì)量出現(xiàn)問題的工作人員要給予相應(yīng)的處罰；對(duì)于工作嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以圓滿解決的人員要給予一定的鼓勵(lì)。第三，鑒于目前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷多為紙質(zhì)載體，因此其在長(zhǎng)期存放的過程中容易因?yàn)槭覂?nèi)空氣環(huán)境的變化，以及外部自然條件的影響而發(fā)生損壞，進(jìn)而造成無法彌補(bǔ)的損失。因此，管理人員在進(jìn)行歸檔和管理過程中，要定期對(duì)案卷的保存情況進(jìn)行排查，包括添置必要的工具儀器進(jìn)行通風(fēng)、防治蟲害等等。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)衛(wèi)生行政執(zhí)法部門在進(jìn)行案卷歸檔和管理過程中存在著一定的問題，造成了案卷信息錯(cuò)誤、質(zhì)量低下，以及管理制度不夠健全、歸檔信息紊亂等問題。鑒于此，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門以及單位相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)的案卷制作流程和管理制度，提升案卷歸檔和管理意識(shí)，恪守相關(guān)管理章程。唯有如此，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷才能真正發(fā)揮其作用，避免因?yàn)橄嚓P(guān)流程和制度的缺失，以及信息準(zhǔn)確度性方面存在的問題，變成形同虛設(shè)、有檔無用。

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