談檔案信息資源的開發(fā)與利用

張艷麗

隨著人類知識生產(chǎn)的日新月異，高新科技產(chǎn)業(yè)化的進程加快，現(xiàn)代科技在各個產(chǎn)業(yè)的滲透以及在全球范圍的迅速擴散，人類正走向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、知識經(jīng)濟化、科技創(chuàng)新化……這一切都使得傳統(tǒng)的檔案利用方式與管理模式發(fā)生著深刻的變化，檔案信息資源的開發(fā)與利用成為檔案界關(guān)注的焦點之一。但是，對“檔案信息資源開發(fā)”這一概念應(yīng)該如何理解，其豐富的內(nèi)涵應(yīng)該如何把握，始終是一個尚無標準答案的難題。充分挖掘“檔案信息資源開發(fā)”的深刻內(nèi)涵，努力推進檔案信息資源開發(fā)工作的進程，正是本文的目的所在。

1 檔案工作的社會需求導(dǎo)向

檔案信息資源開發(fā)是以檔案工作社會化為背景，以社會需求為導(dǎo)向的活動。21世紀以來，檔案工作的“運作環(huán)境”發(fā)生了巨大的變化。社會信息化程度的不斷提高，改革和對外開放程度的日益深入，公民信息權(quán)意識的覺醒，以及以市場經(jīng)濟為基礎(chǔ)的利益高度多元化的社會態(tài)勢的確立，都使得檔案工作領(lǐng)域隨著“周邊環(huán)境”的變化而不斷拓展，進一步走向社會化。這一切變化中，最為重要的是檔案工作的理論思想基礎(chǔ)發(fā)生了根本變化——從一種國家的理論發(fā)展為一種全社會的理論，檔案工作因此走向社會化。檔案工作從以為國家、為政府機構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導(dǎo)下的現(xiàn)代檔案工作。這意味著隨著社會文明程度的提高和對信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。這正是檔案信息資源開發(fā)的深層社會背景。

檔案工作的逐步社會化，要求檔案信息資源的開發(fā)與利用必須與時俱進，以社會需求為導(dǎo)向。經(jīng)濟社會中，信息不僅是一種重要的資源，而且是開展各項工作必不可少的基礎(chǔ)性條件。信息的適時、高效提供是社會實現(xiàn)良性發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案工作的社會使命決定了市場經(jīng)濟社會下的檔案信息資源開發(fā)必須提供更多、更準、更適時的信息服務(wù)于社會。否則，檔案工作就可能面臨被社會遺棄的危險。

2 量大質(zhì)優(yōu)的檔案資源至關(guān)重要

檔案信息資源開發(fā)的對象是館（室）藏檔案。沒有數(shù)量豐富的館（室）藏，檔案信息資源開發(fā)的實踐就成了無源之水、無本之木；沒有高質(zhì)量的、蘊涵重要價值的檔案，開發(fā)工作就失去了真正的價值和目的。因此，館（室）藏檔案資源必須從數(shù)量充分和質(zhì)量優(yōu)化兩個方面加強建設(shè)。

質(zhì)量優(yōu)化是指所藏檔案價值確鑿、成分充實、結(jié)構(gòu)合理。價值確鑿是指所藏檔案必須經(jīng)過嚴格的鑒定程序，確有現(xiàn)實利用和歷史研究價值；成分充實是指檔案記述的信息內(nèi)容必須詳實，能夠反映出政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)文化等各方面的內(nèi)容；結(jié)構(gòu)合理是指館藏檔案的門類齊全，既有文書檔案，又有科技檔案和各種專門檔案。依此標準，我國的檔案信息資源還存在一定的差距。在檔案資源建設(shè)的具體實踐中，由于受相關(guān)檔案法規(guī)制度不健全，宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)機制欠缺，鑒定工作流于形式，檔案工作人員認識局限，物質(zhì)保障不足等多方面因素的影響與制約，導(dǎo)致館（室）藏檔案數(shù)量劇增，大量已失去價值或本無價值的檔案充塞庫房。因此，我們必須根據(jù)社會信息化的發(fā)展趨勢及其要求，加強檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)，不斷完善檔案價值鑒定機制，建立科學(xué)的、多元化的鑒定標準，加強檔案資源建設(shè)的理論研究，確立館藏檔案資源體系的構(gòu)建原則與模式，合理配置館（室）藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案的種類，加強館（室）藏特色。

鑒于此，在強調(diào)檔案信息資源開發(fā)的同時必須重視檔案信息資源建設(shè)。既要抓好檔案信息資源儲備，又要從源頭上嚴密監(jiān)控檔案信息資源的質(zhì)量，保證信息資源開發(fā)的價值。

3 多元化檔案利用服務(wù)機制

多元化檔案利用服務(wù)機制是檔案信息資源開發(fā)工作的主體內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，諸如：閱覽服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、檔案外借服務(wù)、提供檔案復(fù)制件、制發(fā)檔案證明、檔案編研服務(wù)等，為滿足檔案利用者的各類利用需求提供了可能。但是，隨著社會環(huán)境的發(fā)展變化，人們的生活方式、目標、所面臨的問題都發(fā)生了變化，從而使檔案利用需求呈現(xiàn)出新的特點：檔案利用者的層面在擴展，主要利用者從黨政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位人員向科研人員、學(xué)者、工人、農(nóng)民等各個層面擴展；檔案的利用內(nèi)容在擴展，利用范圍在不斷擴大，查閱內(nèi)容向以經(jīng)濟問題為代表的多角度擴展；檔案利用的數(shù)量在擴展，逐年呈現(xiàn)上升趨勢；利用形式在擴展，從以陣地服務(wù)為主向提供檔案編研成果、公布檔案、咨詢服務(wù)、辦檔案展覽等多種形式拓展。這一切都要求檔案部門應(yīng)該根據(jù)社會的發(fā)展需求，建立多元化檔案利用服務(wù)機制，適時推出具有特色的服務(wù)項目，更好地滿足檔案利用者的多元化需求。

同時，要在開放的、主動的、協(xié)作的、競爭的觀念指導(dǎo)下，探索多種多樣的新型檔案信息資源開發(fā)利用形式。如通過檔案網(wǎng)站發(fā)布開放檔案信息、提供檔案利用。目前我國各級各類檔案網(wǎng)站已有200多家，上載開放檔案目錄幾千萬條和部分開放檔案原文、照片、錄音、錄像等，其中上海市、北京市檔案館的網(wǎng)站點擊率達到每月幾萬人次。又如建立現(xiàn)行文件查詢利用中心，為廣大用戶提供現(xiàn)行文件服務(wù)。這些新興的開發(fā)利用形式為解決集中提供信息與信息需求多元化的矛盾提供了新的方式。

4 現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用

以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態(tài)趨向動態(tài)。運動不僅凸現(xiàn)了信息的價值，更重要的是動態(tài)信息改變了社會的運行方式和生存質(zhì)量，進一步促進了社會對信息的需求和依賴，從而進一步彰顯了信息的價值和信息部門的社會地位。而現(xiàn)實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內(nèi)在要求，這正是檔案信息資源開發(fā)需要解決的主要問題。以光盤技術(shù)、縮微技術(shù)、計算機技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)在信息的組織管理、傳輸上顯示出巨大威力，給信息資源的管理和開發(fā)帶來了革命性的變化。“至今，信息技術(shù)和通訊技術(shù)革命影響了檔案工作的所有方面，這一點已被人們所接受?！边@種影響是積極的，它為我們提供了新的機遇和切實可用的工具，使檔案工作的功能進一步增強和擴展，使我們保存和再現(xiàn)社會記憶的能力進一步加強。因此應(yīng)該在檔案信息資源開發(fā)中大力推進現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，實行檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

檔案信息資源的開發(fā)是檔案科學(xué)管理和研究工作的有機結(jié)合，是檔案信息資源積累發(fā)展到一定的程度由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，是實現(xiàn)檔案價值和檔案工作價值的勞動過程。因此，提供檔案信息為社會實踐服務(wù)是檔案信息資源開發(fā)的最終目標。沒有這個目標，檔案信息資源開發(fā)的整個實踐過程也就失去了它存在的意義。