淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

于海鳳

摘 要：事業(yè)單位的順利發(fā)展在很大程度上取決于檔案管理部門的支持，可見檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展道路上的重要作用。隨著時代變遷，信息在社會發(fā)展中的需求量逐漸增加，正因如此，事業(yè)單位的檔案管理工作難度越來越大。為了應對社會信息化帶來的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要建立完整的檔案管理機制，引入先進的檔案管理理念，同時要求檔案管理者具備專業(yè)的檔案管理技術以及超常的毅力和耐心。本文主要以事業(yè)單位檔案管理工作為研究點，根據(jù)檔案管理部門的實際情況，著力分析事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀以及管理對策。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

在事業(yè)單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業(yè)單位的工作發(fā)展有著千絲萬縷的聯(lián)系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發(fā)生一些數(shù)據(jù)泄露、個人隱私被侵犯等嚴重后果。所以，檔案管理對于事業(yè)單位來講絕對是至關重要的，需要事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業(yè)單位帶來任何實質(zhì)上的效益，所以大部分事業(yè)單位的領導者也存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，這種消極態(tài)度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者—— 檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領導的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態(tài)，員工們不能按時進行相關檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統(tǒng)的檔案管理模式低效運營著。隨著科技的進步與信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業(yè)單位的領導者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數(shù)據(jù)記錄速度以及檔案查閱的效率。

檔案管理工作看似容易，但實際工作中高效的檔案管理工作是基于專業(yè)的檔案管理知識和不凡的職業(yè)素養(yǎng)。但是大多數(shù)檔案管理部門都認為這項工作非常簡單，只要工作態(tài)度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對專業(yè)知識的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面都遠遠達不到信息化檔案管理工作標準。實際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識，沒能掌握專業(yè)的檔案管理技術，甚至不能很好地完成一些基礎工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績也不盡如人意；還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，_[作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對事業(yè)單位來講是一個不小的安全隱患。

根據(jù)當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位領導者應完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現(xiàn)狀的以下幾點對策：

1 提高員工對檔案管理工作的理解認識、專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)

我國政府曾經(jīng)頒布了一些與檔案管理相關的法律法規(guī)，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業(yè)單位對檔案管理工作重視起來。但實際情況卻不盡如人意，為了改善現(xiàn)狀，各事業(yè)單位領導者應鼓勵檔案管理員工努力學習相關法律法規(guī)和專業(yè)知識，使其具備足夠的專業(yè)能力完成檔案管理]二作；加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳教育提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作能夠安全、穩(wěn)定地進行。同時，檔案管理人員在加強專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)的過程中，會越來越重視檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其在事業(yè)單位發(fā)展道路上的重要意義，進一步深化檔案管理人員對檔案和檔案管理的理解與認識。

2 建立新型檔案管理模式，加大資金投入

由于傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式完成檔案管理工作。計算機作為社會信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運用相關記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網(wǎng)，再把數(shù)據(jù)上傳至該網(wǎng)站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節(jié)省了大量精力和時間。同時，檔案管理人員還要重視網(wǎng)絡安全，加強防范計算機病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優(yōu)越的辦公環(huán)境以及大量先進設備引進，巨額花銷自然少不了，而一些區(qū)域的經(jīng)濟條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關檔案管理設備，并且置辦優(yōu)越的檔案管理辦公環(huán)境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。

3 全面開發(fā)檔案信息資源

從開發(fā)檔案管理信息資源的角度上來講，首要任務就是根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理念做出管理方法上的優(yōu)化，關鍵在于樹立端正積極的檔案管理工作理念，加強事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)在檔案管理工作中的重視程度，進而在保證檔案管理價值的前提下發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。另一方面，在優(yōu)化檔案管理的過程中，應體現(xiàn)出事業(yè)單位的主動性與自覺性，根據(jù)各事業(yè)單位的實際情況，為事業(yè)單位管理層提供必要的參考依據(jù)進行決策。同時，事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡途徑進行傳播，宣傳事業(yè)單位面向社會的服務政策，改善民生的同時為事業(yè)單位樹立優(yōu)良公眾形象，從而營造出有利于檔案管理工作發(fā)展的社會環(huán)境。

總之，檔案管理工作是一項日常工作，也是事業(yè)單位工作的重點，具有較強的持久性，需要事業(yè)單位領導者和檔案管理人員具備超常的毅力與耐心。針對當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，如何抓住根源問題，進而完善檔案管理工作方法上缺失與不足，已成為當下事業(yè)單位工作人員重視的問題。在檔案管理工作過程中，事業(yè)單位領導層應摒棄原來對檔案管理工作的輕視看法，加強對檔案管理的重視程度，從而樹立正確的檔案管理理念，加強工作效率。同時，檔案管理部門的工作人員也要不斷進行專業(yè)知識的學習，提高自身的基礎業(yè)務水平，培養(yǎng)出不凡的職業(yè)素養(yǎng)。最重要的是，事業(yè)單位領導層與檔案管理部門要加強溝通、交流，互相提出建議，在二者共同努力下，從本質(zhì)上提升檔案管理水平，促進事業(yè)單位的順利發(fā)展。

參考文獻

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