事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

張小蘭

近年來(lái)，我國(guó)的事業(yè)單位在人事檔案管理上有了很大的提升，但是隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深化，工作人員的流動(dòng)變得越來(lái)越頻繁，再依靠原有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在信息化時(shí)代的發(fā)展要求。如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作，成為一個(gè)嶄新的課題。本人從事事業(yè)單位人事檔案管理工作多年，結(jié)合工作實(shí)踐，認(rèn)真研究了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)狀，針對(duì)其中存在的重視程度不高、制度不完善等問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策建議。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1.人事檔案承載著個(gè)人的經(jīng)歷榮譽(yù)。事業(yè)單位人事檔案是在選聘、調(diào)任人員的過(guò)程中形成的珍貴資料，是事業(yè)單位人員身份信息的匯總，記載了每個(gè)人不同時(shí)間段的經(jīng)歷，比較客觀的記載了個(gè)人情況、家庭背景以及個(gè)人品德、素質(zhì)、榮譽(yù)等內(nèi)容。它是過(guò)去最真實(shí)的記載，通過(guò)人事檔案管理將人事檔案整理、歸納、保存和適用，使用人單位能夠很直觀的了解一個(gè)人的經(jīng)歷，當(dāng)同事、領(lǐng)導(dǎo)不能給某人詳實(shí)的評(píng)價(jià)時(shí)，人事檔案是最關(guān)鍵的材料。

2.人事檔案是選拔任用人才的根本依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案在事業(yè)單位人力資源工作中起到重要作用，為單位的各項(xiàng)工作提供了基本保證，不論是組織部門(mén)對(duì)干部職工的選拔、任用，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)人員的薪資水平評(píng)定還是業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)員工職稱、技術(shù)等級(jí)定級(jí)都離不開(kāi)最原始的檔案。目前事業(yè)單位為了能做到立體化多角度的考核干部的各方面能力水平，人事檔案記載的學(xué)習(xí)、工作閱歷都作為重要參考。所以，人事檔案是事業(yè)單位選拔任用人才的根本依據(jù)。

3.人事檔案是各種原始資料的重要組成部分。不論是哪一種人事檔案，都是在國(guó)家的大背景下為黨和人民在人事儲(chǔ)備上發(fā)揮承載的作用。人事檔案在工作中展開(kāi)，又服務(wù)于人事工作。事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)主義體制下的特色機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位的人事檔案是各行業(yè)各種類人事檔案的關(guān)鍵部分，對(duì)企業(yè)、機(jī)關(guān)等其他機(jī)構(gòu)在適用上起到了非常關(guān)鍵的反饋功能。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著時(shí)間的推移，人事檔案的數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜，紙質(zhì)資料時(shí)間長(zhǎng)了也不斷損耗。對(duì)于不斷新增的資料，強(qiáng)化資料采集來(lái)處理這個(gè)矛盾，而針對(duì)不斷損耗的紙質(zhì)資料，就應(yīng)該通過(guò)優(yōu)化資料的保存環(huán)境和提高管理水平來(lái)化解。人事檔案管理的工作，給我們擺出了一個(gè)難以回避的課題，那就是一方面要我們把這些紙質(zhì)資料無(wú)限期的保管下去，為了記錄個(gè)人的真實(shí)經(jīng)歷和榮譽(yù)；另一方面紙質(zhì)檔案的保存是有期限的，時(shí)間長(zhǎng)了紙張會(huì)泛黃，檔案上的筆跡也會(huì)消退，還有很多檔案紙質(zhì)變得很脆，已經(jīng)到了不能再用的地步。保管檔案在客觀上確實(shí)有難處，但是更關(guān)鍵我認(rèn)為還是要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，解決人事檔案管理工作思想不重視，以及管理人員業(yè)務(wù)水平不高等問(wèn)題。

1.對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足。在日常工作中，人事檔案工作不太會(huì)引起別人的關(guān)注，工作業(yè)績(jī)也沒(méi)有辦法衡量。很長(zhǎng)一段時(shí)期，大多數(shù)人都對(duì)人事檔案工作存在輕視現(xiàn)象，認(rèn)為人事檔案工作很單純，不復(fù)雜，就是弄弄材料整理文檔，不是單位的主業(yè)，不能給單位創(chuàng)造成績(jī)，只要不出事，能查到資料就夠了。所以，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作處在消極應(yīng)對(duì)的狀態(tài)，沒(méi)有高質(zhì)量的為人事工作提供強(qiáng)有力的支持。

2.管理隊(duì)伍弱化，能力水平不夠。隨著改革的向前發(fā)展，事業(yè)單位部門(mén)的更新調(diào)配，事業(yè)單位的工作人員也紛紛實(shí)施競(jìng)選上崗，原來(lái)的檔案管理人員工作崗位發(fā)生很大的調(diào)整，而接任的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的匯總、分類、歸檔和分裝都不熟悉，很多人還一崗多責(zé)，沒(méi)有辦法集中精力去做好檔案管理工作，平時(shí)也僅僅是把資料放入盒子里，沒(méi)有定期分類，影響了檔案管理的水平。部分檔案因?yàn)椴恢赜帽４?，甚至采取人工操作方式，部分資料紙張發(fā)黃、發(fā)霉，影響了資料的高效實(shí)用。

3.人事檔案資料的收集不規(guī)范。人事檔案的關(guān)鍵點(diǎn)就是真實(shí)客觀，在現(xiàn)有管理制度模式下，虛假材料、偽造學(xué)歷等現(xiàn)象層出不窮。如高考、晉升、參軍、出國(guó)深造等，有些人甚至通過(guò)修改的手段來(lái)冒名頂替。也有的為了競(jìng)聘干部領(lǐng)導(dǎo)崗位，偽造簡(jiǎn)歷和學(xué)位等，以假亂真的檔案現(xiàn)象經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在新聞中，對(duì)檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、真實(shí)性有一定的打擊。除了弄虛作假，檔案資料也有缺斤少兩的情況，比如材料內(nèi)容不全面，填寫(xiě)的項(xiàng)目不完整等。究其原因，大多是因?yàn)楣芾砣藛T的工作態(tài)度不端正，業(yè)務(wù)不熟悉，沒(méi)有把好質(zhì)量關(guān)。

4.人事檔案使用率較低。對(duì)于從事檔案管理工作的人員來(lái)講，歸納收集檔案資料，歸根結(jié)底是為了提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)決定人事問(wèn)題提供依據(jù)。但是現(xiàn)在的情況，人事檔案還存在一定的神秘性和不公開(kāi)性的現(xiàn)象，主動(dòng)服務(wù)的理念還未建立。在人員的調(diào)動(dòng)上，很多事業(yè)單位，對(duì)于人事檔案并不是看的很重，人事檔案大多時(shí)候只是在被動(dòng)的等相關(guān)人員來(lái)查看，并且檔案利用主要是貫徹政策和待遇調(diào)整等內(nèi)容，實(shí)際在提拔使用等方面利用的很少。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案工作的建議

我們正處在全面建設(shè)小康社會(huì)的重要時(shí)期，加快發(fā)展社會(huì)事業(yè)的任務(wù)更加繁重，人事檔案管理作為事業(yè)單位人事工作的重要方面，如何更大的發(fā)揮作用，我認(rèn)為應(yīng)該從幾下幾個(gè)方面改進(jìn)。

1.提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加大對(duì)人事檔案工作重要意義的宣傳，特別是在事業(yè)單位改革的大背景下，人事檔案與深化機(jī)構(gòu)改革、提拔任用制度改革等緊密相連。不僅從事辦公室和人事工作的人員要熟知有關(guān)人事檔案管理的政策方針，更重要的是要讓單位的主要領(lǐng)導(dǎo)知道，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，能按照規(guī)定來(lái)落實(shí)人事檔案制度。要建立主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案管理小組，落實(shí)對(duì)檔案管理工作的督查和領(lǐng)導(dǎo)，有薄弱環(huán)節(jié)要及時(shí)整改，建立檔案管理的考核獎(jiǎng)懲制度，實(shí)現(xiàn)量化指標(biāo)考核，推動(dòng)人事檔案工作高效、常態(tài)化開(kāi)展。

注重學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)。事業(yè)單位的人事檔案工作，具有一定的私密性和政治性。所以，領(lǐng)導(dǎo)在選派人員從事這項(xiàng)工作的時(shí)候，要注重挑選素質(zhì)過(guò)硬、品行良好的同志參與檔案工作，平時(shí)要注重學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，一方面要經(jīng)常性的組織培訓(xùn)，讓個(gè)人精通業(yè)務(wù)，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)管理檔案，為領(lǐng)導(dǎo)在人事調(diào)動(dòng)時(shí)當(dāng)好助手；另一方面要在工作、生活中多多關(guān)心幫助人事檔案的工作人員，提高個(gè)人的集體歸屬感，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和大局觀念，認(rèn)認(rèn)真真做好檔案管理工作。

3.完善規(guī)章制度，提升人事檔案資料質(zhì)量。檔案管理工作是一項(xiàng)看起來(lái)千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜的工作，假如沒(méi)有科學(xué)的規(guī)章來(lái)規(guī)范，那么長(zhǎng)久下來(lái)檔案管理就會(huì)雜亂無(wú)章。伴隨著事業(yè)單位改革的推進(jìn)，新形勢(shì)下人事制度的改革，人員的調(diào)動(dòng)、培養(yǎng)、提拔等要求進(jìn)入檔案的資料會(huì)越來(lái)越多，這就給檔案資料的歸納整理提出了更高的要求，一方面事業(yè)單位要提升檔案管理水平，制定科學(xué)有效的規(guī)章作為日常工作制約，另一方面要求我們的工作人員在整理有關(guān)資料的時(shí)候，要做到仔細(xì)篩查，去偽存真。對(duì)于不真實(shí)的資料要按規(guī)定處理，資料不完整的要還給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行完善，對(duì)人事檔案的歸納和調(diào)進(jìn)調(diào)出要更加從嚴(yán)要求，為事業(yè)單位的人事調(diào)動(dòng)提拔任用提供更準(zhǔn)確、詳實(shí)的資料。

4.運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高服務(wù)質(zhì)效。利用率不高，是目前事業(yè)單位人事檔案管理中的一個(gè)突出問(wèn)題?，F(xiàn)在是大數(shù)據(jù)的時(shí)代，人事檔案就是最豐富的人力資源的大數(shù)據(jù)庫(kù)，最大程度的發(fā)揮數(shù)據(jù)的功效，應(yīng)當(dāng)把計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，來(lái)實(shí)現(xiàn)提升工作質(zhì)效的目標(biāo)。這是新形勢(shì)下做好人事檔案工作的必然要求，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然選擇。要提升質(zhì)效，就必須實(shí)現(xiàn)電腦的協(xié)作管理，把書(shū)面的資料整理匯總到電腦里，把文字、照片、視頻等材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，在查詢使用時(shí)，直接使用檢索工作，快速高效的查找相應(yīng)的資料。對(duì)于不涉密的資料，還可以上網(wǎng)共享，提供檢索和查閱，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

事業(yè)單位人事制度的持續(xù)推進(jìn)，給人事檔案管理工作帶了前所未有的機(jī)會(huì)，也帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)，只有搶抓機(jī)遇，不僅要從規(guī)章規(guī)范上創(chuàng)新，更要從思想上重新認(rèn)識(shí)，按照現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求，結(jié)合事業(yè)單位的工作實(shí)際，積極應(yīng)對(duì)，從而不斷推進(jìn)事業(yè)單位的人事檔案管理水平邁上新臺(tái)階。