電子檔案真實(shí)性管理研究

李振云

摘 要：由于電子文件自身的數(shù)字化特性，導(dǎo)致對電子檔案真實(shí)性的認(rèn)定與管理舉措與傳統(tǒng)檔案大相徑庭。本文通過對電子檔案真實(shí)性存在問題的分析，提出在技術(shù)、制度、人員三方面進(jìn)行管理創(chuàng)新，以解決電子檔案真實(shí)性存在的問題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；真實(shí)性

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，全社會的電子信息化程度不斷加強(qiáng)，在檔案管理領(lǐng)域，我們也面臨著越來越多的電子文件。對電子文件的檔案化管理，成為檔案管理領(lǐng)域一個(gè)新的課題。其中，對電子檔案真實(shí)性的管理，由于電子文件自身特性的原因，面臨著諸多挑戰(zhàn)。從目前的實(shí)踐來看，對電子檔案的真實(shí)性管理方面，我們?nèi)匀蛔龅牟粔颍诩夹g(shù)管理、制度管理、人員管理方面仍有很多疏漏和錯誤之處，亟待解決。

1 電子檔案真實(shí)性要求及目前存在的問題

1.1 電子檔案真實(shí)性要求

具體說來，電子文件的真實(shí)性是指和“原始性”是高度重疊的概念，指的是經(jīng)過電子化處理的文件，仍在內(nèi)容、形式、背景等組成元素方面與“原始狀態(tài)”保持一致，或可分辨“原始狀態(tài)”。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它自身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒有被非法修改，形式上也沒有發(fā)生改變2。

真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，具體要求：

（1）可靠地保證電子文件自最終形成時(shí)起，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)和背景信息保持完整，未被更改；

（2）當(dāng)電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同或不相同時(shí)，保證能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容。

（3）保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠。這是指要保證電子文件的背景信息真實(shí)；

（4）對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。這是指檔案部門要對電子文件實(shí)施全過程的管理和監(jiān)控；

（5）能夠識別電子文件的發(fā)送、接收的人員和時(shí)間。這是指系統(tǒng)中要設(shè)置符合安全要求的、自動啟動的電子文件操作日志，從電子文件生成時(shí)就開始對其進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)管，實(shí)時(shí)記錄電子文件的操作人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。

1.2 電子檔案真實(shí)性存在的問題

電子檔案的真實(shí)性是檔案的根本屬性和根本要求，但目前實(shí)踐中，電子檔案真實(shí)性仍然存在以下問題：

（1）由于電子檔案的數(shù)字化特征，存在易被篡改、誤改甚至偽造，而且可以做到不留痕跡。出現(xiàn)這種問題，有可能是由于檔案管理人員的誤操作，也有可能是由于軟硬件故障，甚至有可能是病毒、木馬的惡意攻擊。電子檔案的數(shù)字化特征及其帶來的問題，是傳統(tǒng)檔案不存在的3。

（2）電子文件與載體相分離，造成了檔案物理信息與內(nèi)容信息的相分離。一方面電子檔案的數(shù)字化傳遞，必然導(dǎo)致載體變化，而傳統(tǒng)檔案將載體信息仍看作內(nèi)容信息的一部分，無疑將造成檔案真實(shí)性的挑戰(zhàn)；另一方面伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，軟硬件技術(shù)的進(jìn)步，過去的軟硬件平臺在未來容易消失，不利于檔案的長久保存4。

（3）電子檔案的數(shù)據(jù)衍生性特征，使得每一次電子文件的存儲、閱覽、傳遞都會產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。從檔案管理的角度，衍生信息同樣屬于電子檔案的一部分，而這部分信息一方面會造成電子檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，加大數(shù)據(jù)存儲壓力；另一方面，這部分信息同樣存在易失真、易遺失的問題。

2 電子檔案真實(shí)性管理舉措

2.1 技術(shù)舉措

針對電子檔案這一新興的檔案管理對象，解決其在真實(shí)性方面存在的問題，最重要的是需要借助技術(shù)手段，在軟件、硬件、技術(shù)管理等方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

（1）加密技術(shù)。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，合法用戶則需要在密鑰的指示和控制下通過算法將密文還原為明文，經(jīng)過加密的電子文件一般應(yīng)解密后保存。

（2）身份認(rèn)證技術(shù)。身份認(rèn)證技術(shù)旨在確認(rèn)用戶的身份，包括口令認(rèn)證、智能卡認(rèn)證、USBKEY認(rèn)證、生物認(rèn)證等。

（3）權(quán)限控制技術(shù)。合理定義各類用戶、各類文件的訪問權(quán)限?？杀ＷC合法用戶訪問便利，防止非法用戶的惡意訪問，防止未經(jīng)授權(quán)就對信息采取存取、收集、利用、公布、刪除、修改和銷毀等操。

（4）長期可存取技術(shù)。長期可存取技術(shù)即保障電子文件長期可讀性技術(shù)，包括轉(zhuǎn)換為開放格式、遷移、采用多種格式閱讀軟件等。

（5）備份。備份是保障信息安全最重要的輔助措施，可為受損或崩潰的信息系統(tǒng)提供良好的、有效的恢復(fù)手段。

（6）物理隔離。物理隔離是將不同網(wǎng)絡(luò)相分離，目的在于隔斷非法用戶的訪問鏈路。

（7）防火墻技術(shù)。防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，來限制外網(wǎng)用戶對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問，從而實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。

（8）入侵檢測技術(shù)。檢測監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是否出現(xiàn)被入侵或?yàn)E用的征兆，及時(shí)阻斷發(fā)生在內(nèi)部的非法訪問，是對防火墻技術(shù)的有效補(bǔ)充5。

2.2 制度舉措

嚴(yán)密的管理比技術(shù)更重要，有利于保證電子文件在形成和保管過程中不失去真實(shí)性。為保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，有必要在制度上對電子文件從產(chǎn)生、傳遞、保管到最后處置進(jìn)行嚴(yán)密的控制，對于保存與電子文件相關(guān)的復(fù)制件、原件等作出相應(yīng)的規(guī)定。總之，電子文件保證其真實(shí)性，不僅是靠技術(shù)的發(fā)展，更要靠制度的完善和法律的健全。三者要形成體系和合力，成為保證電子文件真實(shí)性的堅(jiān)強(qiáng)外殼。

創(chuàng)新電子檔案真實(shí)性管理制度體系：

（1）電子文件的法定程序和手續(xù)的真實(shí)性保證：審定、批辦、歸檔等辦理過程控制和相關(guān)手續(xù)的流程管理。

（2）開發(fā)應(yīng)用電子簽章技術(shù)，用于電子文件的批改、簽發(fā)、辦理、署名等。開發(fā)應(yīng)用電子水印技術(shù)，防錯亂、非法刪改，保證電子文件信息的原始性。功能實(shí)現(xiàn)區(qū)段為：電子文件審定簽發(fā)—?dú)w檔時(shí)完成真實(shí)性鑒定，如保存控制措施嚴(yán)密，可在鑒定后消除水印。

（3）開發(fā)應(yīng)用責(zé)任者（操作者）接力管理技術(shù)，保證對電子文件的處理過程不出現(xiàn)失控或中斷。其中實(shí)現(xiàn)按時(shí)間連續(xù)登記責(zé)任者（操作者），并可按法定處理流程自動核對人員的正誤和處理暫時(shí)中斷時(shí)，對電子文件進(jìn)行臨時(shí)封閉，保證控制過程在時(shí)間上的連續(xù)性。

（4）建立以電子文件為記錄單元的日志信息，作為電子文件的檔案，且隱秘保存（有權(quán)限的人方可打開）、不可刪除，留待真實(shí)性鑒定時(shí)調(diào)用，或有其他需要時(shí)查考。

2.3 人員舉措

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了電子檔案這一新生事物，對于檔案管理人員也提出了新的要求。一是加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：電子檔案管理原則、電子檔案軟硬件技術(shù)、電子檔案操作流程、安全及保密要求；二是應(yīng)建立電子檔案處理流程追責(zé)制度，明確每個(gè)環(huán)節(jié)分工，明晰具體人員職責(zé)；三是應(yīng)建立電子檔案管理部門，由專門人才負(fù)責(zé)電子檔案管理相關(guān)事宜，保證管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

電子檔案的真實(shí)性管理，一方面關(guān)系著檔案管理工作能否適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的要求，另一方面也關(guān)系著更好的發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。在追求電子檔案真實(shí)性保證的過程中，全面、準(zhǔn)確地從技術(shù)、制度、人員三方面入手，將檔案管理真實(shí)化的要求融入每一個(gè)檔案管理人員心中，融入整個(gè)檔案管理流程中，以保證檔案真正服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]岳全華，陳東寶.永久保存真實(shí)的電子文件策略研究[J].四川檔案，2012（2）

[2]劉立.實(shí)施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實(shí)完整[J].檔案學(xué)研究，2013（2）

[3]唐偉.試論電子檔案管理中的文件真實(shí)可靠性[J].蘭臺世界，2005（7）

[4]楊柳.對電子文件真實(shí)性問題的探究[J].長春大學(xué)學(xué)報(bào)，2006（10）

[5]蒙怡.淺析電子文件的真是可靠性管理[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（15）