淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案

曾永發(fā)

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)案管理在我國是一項(xiàng)極其重要的工作，檔案記錄了一個(gè)人參保詳細(xì)的基本信息和過程，而且檔案管理涉及到一個(gè)人養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育、工傷已經(jīng)退休等大問題，不管是個(gè)人還是企事業(yè)單位都應(yīng)該對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管給予最大的重視。一切社會(huì)工作都被計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給徹底顛覆，這種顛覆促進(jìn)了社會(huì)的文明和歷史的進(jìn)步。在企事業(yè)單位檔案管理的過程中，信息化技術(shù)同樣不能缺少身影，而且這種技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于檔案管理具有極大的促進(jìn)作用。信息化管理的檔案，給管理者、使用者都提供了極大的方便。所以深化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息計(jì)劃建設(shè)，是新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，也是一種科技文明的必然結(jié)果。下面就談?wù)勆鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理的問題。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案；管理

近幾年，隨著近幾年社會(huì)保險(xiǎn)的擴(kuò)展覆蓋面越來越廣幾乎是全民覆蓋，要求保管的檔案量也隨之增大，根據(jù)保管的重要性和價(jià)值性年限的要求也各不相同，種類也變的越來越多。包括聲像檔案、實(shí)物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時(shí)間也就會(huì)隨之大大的增加，這就需要社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理者與各個(gè)保險(xiǎn)的管理職工都應(yīng)該以一種全新的管理方式來提升過去的服務(wù)模式。目的是能夠滿足廣大參保用戶們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，社會(huì)保險(xiǎn)管理局單位在平日的工作中，不但會(huì)產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案，而且還會(huì)有大量的一些電子類的檔案文件，這就會(huì)造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲(chǔ)量會(huì)大量的上升?；谝陨蠋c(diǎn)可知，擴(kuò)大社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的收藏與管理工作是勢(shì)在必行。

1 目前社會(huì)保險(xiǎn)單位檔案管理工作中存在的不足

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏一定的實(shí)施力度，并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用。

當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)單位對(duì)這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，而領(lǐng)導(dǎo)也提出了員工要加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理。但是實(shí)際的情況卻因?yàn)椴块T不同而存在一定的差異。很多的員工知識(shí)單純的認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的表面作用。認(rèn)為檔案的管理是為了即在單位的日?，嵤隆⒈９芄ぞ哂涗?。與此同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強(qiáng)激光檔案的管理工作，不但是當(dāng)前形勢(shì)其發(fā)展的要求，同時(shí)也是我們檔案管理工作者必須面對(duì)和解決的問題。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。

檔案管理的工作只是作為社會(huì)保險(xiǎn)單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個(gè)專業(yè)的檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們?cè)趯I(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對(duì)于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個(gè)專業(yè)的知識(shí)與相應(yīng)的工作熱情。這就使得他們?cè)跈n案的管理隨意性相對(duì)來說大一些，會(huì)對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

2 如何有效的做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

（一）對(duì)現(xiàn)在的檔案資料做進(jìn)一步的深入與完善。

隨著社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，社保業(yè)務(wù)主管單位及時(shí)主動(dòng)與檔案行政管理部門溝通、協(xié)作，開展社保檔案信息化建設(shè)。通過信息管理系統(tǒng)、社會(huì)勞動(dòng)保障信息管理系統(tǒng)和最低生活保障信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)了社保檔案管理與開發(fā)利用由手工操作向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，積極為社會(huì)服務(wù)。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用”年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或”年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并及時(shí)編制索引目錄。確定整理的程序要統(tǒng)一。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費(fèi)的時(shí)間確保歸檔材料的完整性、安全性，同時(shí)還能夠避免了因?yàn)榻栝嗁Y料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務(wù)的質(zhì)量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業(yè)技能。

（二）引進(jìn)和充分的利用信息化的技術(shù)管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行一個(gè)在線的服務(wù)與信息資源的共享。

各級(jí)檔案行政管理部門繼續(xù)加大對(duì)社會(huì)保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的力度，與各社保單位合力加強(qiáng)社保檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。通過接受檔案行政管理部門上門指導(dǎo)督促、定期培訓(xùn)相關(guān)業(yè)務(wù)人員等形式，各單位查漏補(bǔ)缺，提高了檔案專業(yè)人員的管理水平。我市絕大多數(shù)社會(huì)保障檔案、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案等都走上了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，做到有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案收集基本齊全，配置了專門的檔案人員，按時(shí)完成每年的整理和立卷工作，檔案保管基本具備獨(dú)立的檔案室并符合“七防”標(biāo)準(zhǔn)

首先將紙質(zhì)版的檔案原件做一個(gè)掃描，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對(duì)其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對(duì)檔案進(jìn)行了備份，而且還能夠避免其紙質(zhì)版的檔案在保存的過程中因?yàn)樘鞛?zāi)或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因?yàn)檫^多的借閱以及使用的過程中出現(xiàn)的檔案的損壞等等的一些現(xiàn)象。進(jìn)行電子檔案的保存不但可以保護(hù)了一些貴重檔案的源頭文件，與此同時(shí)也可以為企業(yè)減少了一些沒必要的損失。其次，社會(huì)保險(xiǎn)可以開展一個(gè)在線服務(wù)的系統(tǒng)。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費(fèi)隱私的、重要性不是很強(qiáng)的檔案的電子信息，通過使用關(guān)鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個(gè)科學(xué)的分類。也可以將檔案的資料做歸類，，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進(jìn)行分類。這樣可以在需要一些相關(guān)的資料做查找的時(shí)候，工作人員能夠及時(shí)有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對(duì)檔案的資源進(jìn)行歸類與整理之后，完全可以借助網(wǎng)絡(luò)的連接，而實(shí)現(xiàn)電腦上資源的共享。同時(shí)需要對(duì)檔案做實(shí)時(shí)的更新和維護(hù)，員工們可以通過自己的計(jì)算機(jī)而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時(shí)間，提高了查找資料與辦理手續(xù)的效率。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督

一般情況下，員工在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對(duì)員工的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正的將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號(hào)而已。提高報(bào)關(guān)信息設(shè)備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設(shè)備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設(shè)備的水平。高水平的硬件，軟件設(shè)備不僅能夠提高信息利用的效率，同時(shí)還能夠提高對(duì)信息的保護(hù)層級(jí)，防治外來黑客對(duì)信息進(jìn)行竊取。

檔案見證了各個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)單位的成長歷程，與此同時(shí)更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對(duì)新時(shí)代、新的挑戰(zhàn)。社會(huì)保險(xiǎn)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷的提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部們的綜合素質(zhì)與服務(wù)的水平，進(jìn)而為社會(huì)保險(xiǎn)單位未來的發(fā)展而打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。