淺談漁業(yè)船舶船員技術(shù)檔案的管理

王夢(mèng)娉

摘 要：漁業(yè)船舶船員技術(shù)檔案是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在漁船船員培訓(xùn)、考試評(píng)估和發(fā)證等工作過(guò)程中所形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、光盤等不同形式和載體的文件資料，是考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動(dòng)的原始依據(jù)。漁業(yè)船員技術(shù)檔案管理尤為重要，本文就如何強(qiáng)化船員檔案管理人員素質(zhì)、建立健全檔案管理規(guī)章制度、規(guī)范船員檔案材料收集、船員檔案整理、船員檔案利用等方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：漁業(yè)船舶；船員檔案；管理

漁業(yè)船員檔案，是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在船員培訓(xùn)、考試和發(fā)證管理等工作過(guò)程中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，是考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動(dòng)的原始依據(jù)。船員檔案真實(shí)反映每個(gè)船員完整的海上資歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、教育培訓(xùn)、考試情況和適任能力。依據(jù)2015年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》，以及2015年6月21日實(shí)施的《〈中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法〉江蘇省實(shí)施辦法》，贛榆漁港監(jiān)督負(fù)責(zé)海洋漁業(yè)普通船員、船長(zhǎng)12米以下或主機(jī)功率50千瓦以下海洋漁業(yè)職務(wù)船員的考試發(fā)證工作，以及內(nèi)陸漁業(yè)船舶機(jī)駕長(zhǎng)及普通船員的考試發(fā)證工作。連云港市贛榆區(qū)擁有海洋漁業(yè)船舶上千艘，涉漁鄉(xiāng)鎮(zhèn)船舶1313艘，從業(yè)人員數(shù)萬(wàn)人，所要管理的漁業(yè)船員檔案數(shù)量巨大，只有依據(jù)《江蘇省漁業(yè)船員檔案管理辦法》，由專人負(fù)責(zé)，依規(guī)章制度管理，按規(guī)定收集歸檔材料，才能管理好并利用好船員檔案，為漁業(yè)安全生產(chǎn)服務(wù)。

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

漁業(yè)船員檔案管理工作看似簡(jiǎn)單、平常，其實(shí)不然，從業(yè)人員應(yīng)有較高的素質(zhì)才能勝任。漁業(yè)船員檔案管理人員的職責(zé)：（一）執(zhí)行檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度；（二）具體負(fù)責(zé)船員檔案的建立、利用和管理；（三）負(fù)責(zé)編制適用的檔案檢索工具，匯編檔案資料；（四）負(fù)責(zé)定期對(duì)船員電子檔案進(jìn)行備份；（五）負(fù)責(zé)漁業(yè)船員檔案及時(shí)歸檔及核查工作，熟悉所保管的船員檔案情況，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（六）保護(hù)船員檔案的安全，做好防護(hù)工作。

依據(jù)檔案管理員的職責(zé)，檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任心，熱愛檔案管理工作，對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，有干一行愛一行，干好一行的事業(yè)心；其次，工作認(rèn)真細(xì)致，做事有條理，才能適應(yīng)檔案工作一絲不茍的要求；再者，具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識(shí)，才能適任漁業(yè)船員檔案管理。目前檔案管理人員雖是專職，但大多數(shù)都不是專業(yè)人才，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，才能適任檔案管理工作。不但要學(xué)習(xí)檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度，還要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識(shí)，要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。通常以自學(xué)為主，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，在工作實(shí)踐中邊干邊學(xué)，學(xué)習(xí)檔案整理與管理的相關(guān)技能。有條件的單位，應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員送出去接受系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)。

2.建章立制，規(guī)范漁業(yè)船員檔案管理

要做好漁業(yè)船員檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，以規(guī)章為依托，規(guī)范檔案整理。船員檔案管理是漁港監(jiān)督機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，可根據(jù)單位的具體情況，制定一些符合本單位實(shí)際的可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，明確漁業(yè)船員技術(shù)檔案管理的歸檔范圍、歸檔時(shí)效、歸檔內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為，使這項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、銷毀等管理制度，一般有：歸檔材料范圍、檔案保管制度、檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。建立健全這些制度，在船員技術(shù)檔案管理中能做到有章可循，也就能真正發(fā)揮其在船員監(jiān)督管理中應(yīng)有作用。

3.依規(guī)建檔，規(guī)范漁業(yè)船員檔案內(nèi)容和整理標(biāo)準(zhǔn)

《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》及江蘇省實(shí)施辦法均已實(shí)施，與船員管理辦法相配套的《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》也已投入使用。無(wú)論是海洋漁業(yè)船員，還是內(nèi)陸漁業(yè)船員，都應(yīng)持有船員證書，普通船員持普通船員證書，職務(wù)船員持職務(wù)船員證書，一人一證。漁業(yè)船員檔案應(yīng)從船員業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起1個(gè)月內(nèi)建立，職務(wù)船員證書檔案，應(yīng)以一人一檔方式、以簽發(fā)時(shí)間為序建立檔案；普通船員證書檔案，可按照發(fā)證時(shí)間和證書號(hào)碼整理建立集體檔案。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》要求，漁業(yè)職務(wù)船員檔案歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請(qǐng)表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.原職務(wù)證書（和/或普通船員證書）；4.身份證復(fù)印件；5.培訓(xùn)證明；6.準(zhǔn)考證；7.考卷和實(shí)操考評(píng)表。普通船員檔案應(yīng)歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請(qǐng)表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.身份證復(fù)印件；4.考卷和實(shí)操評(píng)估表。船員檔案材料的收集要主動(dòng)，材料收集后，在歸檔和鑒別階段，要注意材料收集是否齊全、辦證各環(huán)節(jié)人員的簽名是否完備，健康狀況證明的時(shí)效性等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)退回，限期糾正后再歸檔。檔案整理應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，對(duì)收集的材料依上述順序排序，接著該船員原有檔案頁(yè)碼編制頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)。

職務(wù)船員檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄的主要內(nèi)容有：姓名、證書編號(hào)、序號(hào)、檔案內(nèi)容、職務(wù)、等級(jí)、有效期、備注等。卷內(nèi)目錄以表格形式記載，因姓名和證書編號(hào)固定不變，可放在表格之上，其它項(xiàng)目列在表格之中。

《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》中的證書編號(hào)共18位，前14位與船員身份證號(hào)碼前14位相同，后四位也不是順序號(hào)，且證書編號(hào)不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，該證書編號(hào)雖然終身不變，但不便以此作為檔案檢索號(hào)將檔案排序。系統(tǒng)中還有一檔案號(hào)，但據(jù)了解該號(hào)也不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，且在今后的發(fā)證活動(dòng)中將有所變化，也不能以此作為檔案檢索號(hào)。檔案檢索號(hào)應(yīng)穩(wěn)定不變，便于檔案排序放列，也便于檢索。檔案管理人員應(yīng)自編檔案檢索表，按輪機(jī)、駕駛分列，我們認(rèn)為檢索號(hào)包括證書系列代碼，發(fā)證機(jī)關(guān)代碼，該船員在該發(fā)證機(jī)關(guān)利用《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》首次發(fā)證的年份，及檔案檢索順序號(hào)組成，即L（J）+單位代碼（六位）+在系統(tǒng)中首次發(fā)證年份（二位）+順序號(hào)（四位）。

《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》使用規(guī)定，漁業(yè)船員持在該系統(tǒng)中發(fā)的漁業(yè)船員證書，可以向任一有發(fā)證資格的考試發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)考試發(fā)證或換發(fā)證書，發(fā)證機(jī)關(guān)自行建檔，該船員在原發(fā)證機(jī)關(guān)的技術(shù)檔案不轉(zhuǎn)檔，由原發(fā)證機(jī)關(guān)保存。這樣就省卻了來(lái)回轉(zhuǎn)檔案的麻煩，減輕檔案管理人員的工作量。

船員檔案原則上提供漁港監(jiān)督機(jī)構(gòu)在船員管理活動(dòng)中使用。查、借閱船員檔案應(yīng)在考試發(fā)證機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行，并予以登記。有關(guān)機(jī)構(gòu)或利害方進(jìn)行法律允許的查詢時(shí)，須憑單位證明和個(gè)人有效身份證件，并經(jīng)船員檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

銷毀到期或失去保存價(jià)值的船員檔案，由船員檔案管理人員與相關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定后提出意見，列出銷毀清單，經(jīng)船員管理部門負(fù)責(zé)人審核，考試發(fā)證機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 當(dāng)海洋漁業(yè)船員年齡滿65周歲，內(nèi)陸漁業(yè)船員滿70周歲，或死亡（含失蹤）后，其船員檔案再保存5年后可以銷毀。

4.利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)地進(jìn)行船員檔案管理，是規(guī)范化、信息化管理船員檔案的需要，也更有利于統(tǒng)計(jì)和為利用者服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理，可提高漁業(yè)船員技術(shù)檔案的管理效率和利用效率。

《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》就是依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工作，只要能上網(wǎng)，就能進(jìn)入系統(tǒng)工作，使用十分方便。漁業(yè)船員原持有的職務(wù)證書，可以掃描上傳進(jìn)該系統(tǒng)，作為電子檔案保存。我們的檔案檢索表一般為電子表格，包括檔案檢索號(hào)、證書編號(hào)、姓名、身份證號(hào)碼、職務(wù)、等級(jí)、證書有效期等內(nèi)容，通過(guò)身份證號(hào)碼可以迅速、準(zhǔn)確地查找和掌握該船員的所有技術(shù)情況和信息。職務(wù)船員檔案卷內(nèi)目錄是文本文件，用文件夾分類集中存放，便于查閱，更利于日后補(bǔ)充填寫。

綜上所述，加強(qiáng)漁船船員技術(shù)檔案管理是實(shí)行漁業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化管理的需要，制定漁船船員技術(shù)檔案的歸檔范圍和做好文件材料的收集，有利于船員技術(shù)檔案的完整準(zhǔn)確。漁業(yè)檔案管理人員一定要確保漁業(yè)船員紙質(zhì)檔案和電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，開發(fā)利用漁船船員技術(shù)檔案信息資源，促進(jìn)漁業(yè)經(jīng)濟(jì)持續(xù)健康發(fā)展。