會計檔案管理問題的探討

李清華

摘 要：隨著電子計算機技術的全面應用，會計電算化已成為當今企業(yè)會計管理工作的主流，由此也產生了電算化會計檔案。會計電算化環(huán)境下的會計檔案管理工作具有一些新特點，但當前會計電算化工作中會計檔案管理存在的問題和不足也不容忽視，有必要提出相應的對策和措施，完善電算化會計檔案管理制度，加強會計檔案管理的法制觀念，提高會計從業(yè)人員職業(yè)技能。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；會計制度

1 電算化會計檔案的概念及特點

（一）電算化會計檔案的概念

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據、會計信息和計算機打印出來的書面形式的會計數據，具體包含記賬憑證、會計賬簿、會計報表以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。與傳統(tǒng)的手工記賬、登賬的紙質會計檔案相比較，電算化條件下的會計檔案管理必須要借助于計算機硬件和軟件系統(tǒng)才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會計檔案相對復雜，同時需要關注的問題也更具有靈活性。

2 電算化會計檔案管理中存在的問題

隨著電子信息技術的迅猛發(fā)展，許多企業(yè)都已經實現(xiàn)了會計電算化。會計電算化條件下，會計從業(yè)人員勞動強度大大減輕，工作效率也得到了一定程度的提升，但同時也不同程度地存在著某些問題。

（一）電算化會計檔案難以合理保存

電算化會計檔案主要包含紙質檔案和電子檔案兩部分。一方面，在現(xiàn)行的會計制度下，很多企業(yè)并未設置專門的會計檔案保管機構，紙質檔案的保管存在著檔案分類模糊、檔案柜凌亂等現(xiàn)象，在這種情況下，會計檔案存在容易丟失、篡改、銷毀不及時等問題，會給各企業(yè)帶來不必要的損失。另一方面，電子檔案的保管主要借助于一定的硬件和軟件環(huán)境，這在一定程度上加大了會計檔案的保管難度。目前，許多企業(yè)在電算化軟件升級后，面臨著不同版本下的會計數據不能被使用的情況。還有一些單位受條件限制，未選擇質量優(yōu)良的存盤介質對會計信息進行備份，未實行備份盤與存儲盤分離存放，導致電子數據的丟失；部分企業(yè)的會計人員未養(yǎng)成每天備份數據的習慣，一旦計算機發(fā)生故障，部分賬務數據就會丟失，無法進行補救。

（二）會計檔案缺乏完整性

在我國，所有有條件進行獨立核算的單位，都需要將其全部的會計資料進行整理和歸檔保存，這就是會計檔案管理的完整性。這種完整性主要表現(xiàn)在以下兩個方面。一是企業(yè)應該依據相關的法規(guī)制度保管所有實際發(fā)生的經濟業(yè)務的會計數據；二是企業(yè)的會計檔案信息應當包含全部的會計核算資料。但在現(xiàn)在的企業(yè)會計檔案管理工作中，一方面會計信息的真實性難以保證，即由于會計信息是通過磁盤或光盤等磁性介質存儲，專業(yè)人員可以不留痕跡的對電子數據進行修改；另一方面，會計信息的完整性難以保證，即電算化條件下，由于大部分會計數據集中在磁盤、光盤等磁性介質上，如未經授權的人員復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會導致會計信息不準確、不完整。

（三）企業(yè)缺乏必要的專業(yè)人才

傳統(tǒng)的會計工作主要依靠財務人員手工記賬、對賬等，但當電子計算機被引進到會計的日常工作中后，對人才多樣性的需求就越加明顯。一般的會計人員業(yè)務經驗豐富，但計算機知識相對匱乏，難以處理需要應用計算機進行的會計工作，并且一旦計算機出現(xiàn)故障，或者出現(xiàn)錯誤的操作就會使原本的工作成果丟失，甚至會影響到全部的會計檔案數據。而一般的計算機人員雖然熟悉計算機的操作流程，善于處理計算機故障，但對會計知識知之甚少，這就導致了會計電算化工作中無論是日常的數據處理還是會計檔案數據的保存都存在一定的風險。

3 電算化會計檔案管理的改進措施

會計電算化條件下會計檔案的保管呈現(xiàn)出的特殊性是由多種原因造成的，既有技術方面的原因，也有制度方面的原因。為了更有效的做好會計檔案的保管工作，我們必須要根據會計電算化條件下會計檔案的特點，對會計檔案管理工作進行必要的改革和創(chuàng)新，力求做好會計電算化條件下會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管工作。

（一）完善電算化會計檔案管理制度

電算化會計檔案管理的難點主要在電子數據的管理，即存放在計算機內的數據保管難度相對較大，因此，只有通過完善相應的保管制度才能最大程度的降低保管風險。首先，應將會計檔案資料嚴格分類，單獨保存。企業(yè)可以將會計檔案按會計核算資料和會計文件分別歸類，會計核算資料包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等；會計文件包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、當期的賬務資料、其他核算子系統(tǒng)的數據文件等。其次，加強會計電子檔案的保管。企業(yè)應將電子數據進行數據備份，加密保存，并定期進行數據檢查以降低風險；將進行日常會計核算的計算機與互聯(lián)網脫離，以避免網絡黑客的攻擊；應在計算機系統(tǒng)軟件升級時，同步升級相關的原有資料文件。企業(yè)只有通過不斷地完善管理制度，才能有效避免會計檔案的丟失和損壞。

（二）加強會計檔案管理的法制觀念

企業(yè)會計檔案管理過程中缺乏完整性的根本原因是會計檔案管理的法律觀念淡薄，會計從業(yè)人員只有在思想上重視會計檔案管理工作，才能在行為上嚴謹，才能保證企業(yè)賬目的清晰性、數據的完整性，避免道德風險。一是企業(yè)應根據其企業(yè)章程和國家相關政策，制定一套完整的會計檔案保管、存檔、借閱、移交、銷毀制度，并將這一制度與國家相關的政策法規(guī)相銜接，保證其法律約束力。二是企業(yè)應開展必要的法制宣傳。定期組織相關人員參與法制宣傳教育，避免會計從業(yè)人員由于法律意識淡薄導致的篡改會計檔案、非法盜取會計資料的行為。三是企業(yè)應加強高層主管對基層會計人員的引導作用。財務會計檔案管理完整性的實現(xiàn)，與高層主管的指引作用密不可分。企業(yè)高層主管應經常巡視、檢查會計人員工作，監(jiān)督基層管理者是否遵循企業(yè)的規(guī)章制度，并幫助下屬解決某些特殊問題。總之，企業(yè)會計檔案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣傳、管理層的協(xié)調，只有以上三者的有效結合才能保證會計檔案管理的完整性。

（三）提高會計從業(yè)人員職業(yè)能力

人力資本作為企業(yè)重要的資源之一，應當得到企業(yè)的有效利用。在會計電算化部門，企業(yè)應引進綜合性人才以此來加強對會計電子檔案的管理，為提供更加有用的會計信息、進行更加精確的會計核算提供必要的基礎。在會計電算化管理工作中，企業(yè)需要的是同時具備計算機技術、會計檔案管理和會計核算的綜合性人才。一方面在引進專業(yè)的會計人才的基礎上，相應增加一定數量的精通計算機專業(yè)知識的電腦高級人才；另一方面，企業(yè)應結合自身的經營特點，有重點地培養(yǎng)一批既精通會計業(yè)務又熟悉電腦操作的綜合人才，推動企業(yè)會計電算化從業(yè)人員由“核算型”人才向“智能型”人才發(fā)展。

總之，會計檔案記錄和總結著企業(yè)所有的經濟業(yè)務，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料。近年來，電算化會計檔案已經逐漸替代了傳統(tǒng)會計檔案，成為會計檔案管理工作的主流，因此，企業(yè)注重會計電算化條件下會計檔案的管理對企業(yè)的管理至關重要。隨著經濟的發(fā)展，企業(yè)會計電算化管理工作也應當與時俱進，以求形成合理的會計檔案管理制度，為企業(yè)經營奠定基礎。

參考文獻

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