淺析加快檔案信息自動化

馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業(yè)管理處,江蘇連云港 222006)

淺析加快檔案信息自動化

馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業(yè)管理處,江蘇連云港 222006)

目前,檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。

自動化 管理體系

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化,是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國檔案部門應(yīng)用電子計算機(jī)可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè),初步建成了文書檔案處理系統(tǒng),使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn),其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。“九五”規(guī)劃之“金信工程”,為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

1 檔案信息自動化的現(xiàn)狀

(1)檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

(2)在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

(3)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng),無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案信息工作電子化。

(4)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2 集中化管理體系

(1)息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù),使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展,再進(jìn)行每一項具體的決策。

(2)集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作,這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),硬軟件的選用,上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中,實行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費。

(3)重視人才管理推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計劃組織進(jìn)修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

(4)創(chuàng)新工作思維,提高檔案利用率。利用計算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備,將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息,通過計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機(jī)識別的數(shù)字信息,組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲,然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù),從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。檔案管理工作者要努力練好基本功,熟悉業(yè)務(wù),當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度,配置適宜檔案保存的設(shè)施,利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段,按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策,嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度,為和諧社會建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。檔案管理工作者要認(rèn)識到干部檔案的重要性,認(rèn)識到做好干部檔案的重大意義,這樣才能真正的做好檔案管理工作。

3 結(jié)語

當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點突破相結(jié)合的階段,如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來,正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此,要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化,行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究,組織專家論證,從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析,集思廣議才能避免失誤。要加強(qiáng)檔案信息自動化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作,討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針,協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作,審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預(yù)算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證,應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組,這為提高行政決策水平建立了制度保證。