淺析企業(yè)管理中ERP系統(tǒng)的有效應(yīng)用

○王珊

（中國科學(xué)院高能物理研究所 北京 100049）

一、引言

隨著社會(huì)的不斷深入發(fā)展，企業(yè)辦公自動(dòng)化技術(shù)也得到了長(zhǎng)足發(fā)展，與此同時(shí)企業(yè)管理中也廣泛地使用了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是產(chǎn)生于信息化背景下的一類系統(tǒng)化、復(fù)雜化的企業(yè)基礎(chǔ)管理體系，它也是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的平臺(tái)和載體，而且直接關(guān)系到企業(yè)的正常運(yùn)作和經(jīng)營(yíng)。當(dāng)前，我國企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力正在逐步增大，要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)住腳跟，立于不敗之地，就需要不斷地創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式，在信息化快速發(fā)展的背景下，企業(yè)已經(jīng)更加廣泛地使用了ERP系統(tǒng)。鑒于此，本文初步研究了ERP系統(tǒng)，并細(xì)致深入的探究了在企業(yè)管理中有效運(yùn)用ERP系統(tǒng)的重要渠道。

二、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)又稱企業(yè)資源計(jì)劃，是目前最受企業(yè)歡迎的一種管理根據(jù)，從企業(yè)自身來說，科學(xué)合理地使用ERP系統(tǒng)不單單可以高效地整合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，還能提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的效率；另外，ERP的合理使用，還可以將企業(yè)人力資源管理、項(xiàng)目管理、庫存管理、財(cái)務(wù)管理、物料計(jì)劃及生產(chǎn)設(shè)計(jì)等項(xiàng)目有效結(jié)合在一起，并為企業(yè)管理層作出科學(xué)決策提供重要支持。由于ERP系統(tǒng)既可以滿足企業(yè)的信息化發(fā)展需求，又可以確保企業(yè)健康穩(wěn)定的持續(xù)發(fā)展，并且ERP系統(tǒng)已在國內(nèi)多個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)中取得了較好的成績(jī)，所以該系統(tǒng)的應(yīng)用范圍也得以拓寬。

ERP系統(tǒng)是一套集成化的軟件系統(tǒng)，憑借該系統(tǒng)可以管理、運(yùn)作組織內(nèi)部的各類功能模塊，并能集成和聯(lián)合功能各異的系統(tǒng)信息，確保企業(yè)管理的高效性。由于不同管理模塊之間實(shí)現(xiàn)了有效聯(lián)合和集成，所以就可以減少不必要操作和重復(fù)性數(shù)據(jù)輸入，避免獨(dú)立運(yùn)行信息系統(tǒng)模塊的局面。因此，軟件企業(yè)已經(jīng)積極地高效整合了信息系統(tǒng)，并研發(fā)出了可以集成各類不同控制功能的信息系統(tǒng)；同時(shí)，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及硬件技術(shù)的快速發(fā)展，高級(jí)的計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)和現(xiàn)金的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以為有效整合信息系統(tǒng)提供重要技術(shù)支撐，這均可以幫助企業(yè)獲得集成化的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，進(jìn)而構(gòu)建更加高效、合理的ERP系統(tǒng)。

三、ERP系統(tǒng)的意義分析

1、設(shè)置明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)直接影響企業(yè)施行ERP系統(tǒng)的效率，而績(jī)效大小也與目標(biāo)設(shè)置的合理程度有很大關(guān)系。因而，企業(yè)應(yīng)該明確目標(biāo)、合理設(shè)置期望愿景，弄清企業(yè)施行ERP系統(tǒng)的真正目的，明確通過施行ERP系統(tǒng)可以提升哪些業(yè)務(wù)的管理效率，進(jìn)而提升企業(yè)員工的滿意度及顧客對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)的滿意度；此外，明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)還能促進(jìn)供應(yīng)商與企業(yè)間的合作，并準(zhǔn)確定義企業(yè)預(yù)期及戰(zhàn)略目標(biāo)；企業(yè)還應(yīng)借助合理設(shè)置目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)間的一致性。

2、優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程

將ERP系統(tǒng)中的經(jīng)營(yíng)管理理念應(yīng)用于企業(yè)中，可以最大化實(shí)現(xiàn)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行效率，ERP系統(tǒng)的自身特點(diǎn)決定了它的重要作用。ERP系統(tǒng)可以提升企業(yè)內(nèi)部的集成信息體系，以共享企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)資料，通過及時(shí)準(zhǔn)確地分享、傳遞企業(yè)信息資料，可以優(yōu)化整合企業(yè)的物力、財(cái)力和人力等資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效管理、合理配置和資源利用，以此優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。

3、提高企業(yè)管理的規(guī)范性

在企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)管理中使用ERP系統(tǒng)，可以改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除業(yè)務(wù)處理中的不必要?jiǎng)趧?dòng)力，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理的規(guī)范性。傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理主要控制、管理企業(yè)內(nèi)部人員，通過這樣來獲取更大效益，因而就會(huì)經(jīng)常存在過分地硬性管理、控制員工的情況，從而忽視了員工合法權(quán)益的維護(hù)及保障，這樣不但會(huì)嚴(yán)重影響員工的積極性，而且還制約企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展。運(yùn)用ERP系統(tǒng)，可以督促企業(yè)運(yùn)用“人治”來替代原有的“法制”，逐步提高企業(yè)各個(gè)部門和不同操作流程的規(guī)范性管理程度，以此降低企業(yè)發(fā)展和內(nèi)部員工合法利益之間的矛盾，確保基礎(chǔ)管理工作的牢固性，并為企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)管理工作提供重要保障。

4、降低企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行成本

企業(yè)內(nèi)部運(yùn)用ERP系統(tǒng)的最顯著特點(diǎn)就是該系統(tǒng)可以最大限度地降低企業(yè)運(yùn)行成本。ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部資源整合中占有非常重要地位，該系統(tǒng)是將現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，建立企業(yè)信息資源庫，并將企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、物流及人力資源整合到信息資源庫中，可以從整體上把握、調(diào)控企業(yè)，因而ERP系統(tǒng)能夠有效降低企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)成本。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中有效運(yùn)用ERP系統(tǒng)可以減少企業(yè)的管理成本，同時(shí)還能極大地縮短企業(yè)的采購、加工、生產(chǎn)的一半時(shí)間，另外還能降低企業(yè)的總庫存量，并使之減少40%左右；因而，運(yùn)用ERP系統(tǒng)，就相當(dāng)于在無形中降低了企業(yè)的庫存費(fèi)用、采購費(fèi)用及人力資源，這也從而降低了企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)成本，不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的資金，并且也可以為企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、長(zhǎng)期有效發(fā)展提供資金的支持和保障。

5、促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)管理模式

有效地運(yùn)用ERP系統(tǒng)，可以幫助企業(yè)轉(zhuǎn)變其原有的經(jīng)營(yíng)管理模式。在未使用ERP系統(tǒng)時(shí)，多數(shù)企業(yè)現(xiàn)行的管理模式相對(duì)比較混亂，企業(yè)內(nèi)的不同部門均獨(dú)立管理，時(shí)常發(fā)生經(jīng)營(yíng)滯后的現(xiàn)象，這在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，因此企業(yè)必須尋找沖破該種制約的有效途徑。在使用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念也得到了提升，ERP系統(tǒng)所提供的高度集中的系統(tǒng)軟件，著重強(qiáng)調(diào)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)程中的全局意識(shí)和整體觀念，有效實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購、技術(shù)、生產(chǎn)、銷售及財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)的綜合管理；此外ERP系統(tǒng)為企業(yè)管理提供統(tǒng)一的調(diào)度數(shù)據(jù)資料環(huán)境，促進(jìn)了各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作。

四、有效實(shí)施ERP系統(tǒng)的途徑

1、轉(zhuǎn)變理財(cái)思想

ERP系統(tǒng)是一種以企業(yè)業(yè)務(wù)為龍頭、財(cái)務(wù)為核心的資源計(jì)劃系統(tǒng)，它要求內(nèi)部財(cái)務(wù)工作者應(yīng)廣泛使用分析監(jiān)控儀來替代原有的數(shù)據(jù)計(jì)算器，從根本上轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思想。首先，ERP系統(tǒng)中涉及的會(huì)計(jì)核算工作的主要內(nèi)容是集成會(huì)計(jì)核算憑證，以往常由財(cái)務(wù)人員通過手工計(jì)算方式來完成繁瑣的會(huì)計(jì)事物，而現(xiàn)在則可以運(yùn)用ERP系統(tǒng)運(yùn)作會(huì)計(jì)事務(wù)；當(dāng)前，企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要將以往采購、庫存、銷售等流程后的管理工作轉(zhuǎn)變成事中監(jiān)控，以實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營(yíng)部門的各項(xiàng)資金情況；其次，ERP系統(tǒng)順利完成了原有系統(tǒng)所無法實(shí)現(xiàn)的功能，為企業(yè)構(gòu)建高效、有力的會(huì)計(jì)核算體系提供了重要的時(shí)間、技術(shù)保障，所以，企業(yè)內(nèi)的財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)及時(shí)為企業(yè)提供準(zhǔn)確、完整的財(cái)務(wù)信息，以此更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策。

2、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理

在企業(yè)內(nèi)部施行的ERP系統(tǒng)，可以很好地體現(xiàn)該企業(yè)的所有經(jīng)營(yíng)、管理信息。實(shí)施該系統(tǒng)不僅可以將企業(yè)打造為開放性企業(yè)，還能適時(shí)反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)效果。另外，企業(yè)財(cái)務(wù)人員還要適時(shí)地監(jiān)控ERP系統(tǒng)中已經(jīng)集成的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。第一，每天在線查詢分析銷售訂單狀況，查看職員是否在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)入銷售信息，所有訂單是否已順利發(fā)貨或者開具發(fā)票，銷售價(jià)格是否合理及資金是否到位等問題，發(fā)現(xiàn)不妥情況后應(yīng)及時(shí)將信息反饋給銷售部門，并適時(shí)進(jìn)行相關(guān)調(diào)整；第二，每天在ERP系統(tǒng)中更新各類原料及產(chǎn)品的價(jià)格，同時(shí)依據(jù)庫存價(jià)格是否合理、庫存動(dòng)態(tài)移動(dòng)加權(quán)來分析企業(yè)物料模塊的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。

3、構(gòu)建高效的合作團(tuán)隊(duì)

高效的企業(yè)合作團(tuán)隊(duì)是實(shí)施ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，企業(yè)通過構(gòu)建ERP小組來順利實(shí)施ERP系統(tǒng)，因而企業(yè)應(yīng)該充分整合分散的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息和資源的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為企業(yè)的每個(gè)部門提供準(zhǔn)確的信息和資源；企業(yè)也應(yīng)該合理科學(xué)地制定運(yùn)行ERP的方案，科學(xué)合理地安排該項(xiàng)目的整體運(yùn)營(yíng)時(shí)間，并進(jìn)行正確分工，使職員各司其責(zé)。因而企業(yè)的合作團(tuán)隊(duì)是否有力、高效，將直接關(guān)系著企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行效率及管理效率。

4、運(yùn)用ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)管理功能服務(wù)經(jīng)營(yíng)決策

ERP系統(tǒng)所涉及的管理會(huì)計(jì)包括以下內(nèi)容：成本中心會(huì)計(jì)、成本要素會(huì)計(jì)、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)、獲利能力分析及內(nèi)部定單分析等，上述管理會(huì)計(jì)可以服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策，使企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)有效管理會(huì)計(jì)功能。其一，定期模擬會(huì)計(jì)核算各部門費(fèi)用，編制利益和損失的模擬會(huì)計(jì)報(bào)表，再由利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)考核多類品種的銷售利益；其二，企業(yè)做好費(fèi)用預(yù)算，并把各項(xiàng)費(fèi)用分?jǐn)偟交鶎悠贩N成本中心，運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)分析費(fèi)用開支，分析費(fèi)用開支的真實(shí)性和合理性，以最大限度發(fā)揮ERP系統(tǒng)的重要預(yù)算控制功能；其三，借助ERP系統(tǒng)，強(qiáng)化企業(yè)的資產(chǎn)管理，ERP系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)提、攤銷企業(yè)長(zhǎng)期使用待攤和需要折舊的費(fèi)用，以此節(jié)約人力資本，并將企業(yè)資產(chǎn)價(jià)值庫存狀況清晰地體現(xiàn)在成本中心會(huì)計(jì)中，然后可以定期給企業(yè)各管理部門發(fā)放固定資產(chǎn)價(jià)值狀況，以確保賬目的真實(shí)性和可核對(duì)性。

五、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中運(yùn)用ERP系統(tǒng)具有非常重要的作用，特別是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建綜合化的信息管理系統(tǒng)，可以有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的信息化、數(shù)據(jù)化，這也是企業(yè)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下的必然選擇。ERP系統(tǒng)不僅可以節(jié)約企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本，還能提高企業(yè)資金的利用率，并且優(yōu)化配置企業(yè)綜合資源，確實(shí)提高了企業(yè)規(guī)模效益和經(jīng)營(yíng)管理效率。

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