普通高等院校本科招生信息化及業(yè)務流程再造的分析研究

黃寶成

（哈爾濱工業(yè)大學 招生就業(yè)處，哈爾濱 150001）

0 前言

從20世紀60～70年代起是主機時代，除科學計算以外，各種計算機輔助教育軟件CAI的開發(fā)，先后列入國外一些高校的研究計劃中。從20世紀70年代開始，個人計算機的出現(xiàn)及其普及；80年代，美國許多高校建立了CAI教室，學生隨時可以到這類教室中通過計算機進行自學，如依利諾斯大學是當時開展計算機輔助教學活動比較先進的學校之一；90年代，計算機網(wǎng)絡特別是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，給高校的教育帶來了深刻的影響，使高校信息化進入一個嶄新的階段。信息化不僅影響到高校的主要教學與科研活動，帶來傳統(tǒng)教學、科研的巨大變化，同時也對學校現(xiàn)行的運行體系與管理機制提出挑戰(zhàn)，推動它們的變革。推動這種變革的動力來自兩個方面，一個是信息化帶來傳統(tǒng)教學、科研模式的變化，需要新的管理機制；另一個是以信息技術(shù)為手段的校務管理，也需要新的機制，即需要一個數(shù)字化的校園。在這個信息化的進程中，作為學校重要部分的招生管理工作，也隨之發(fā)生了巨大的變化，其中最重要的影響就是業(yè)務的流程再造。［1－2］

但是，隨著我國國情的不斷發(fā)展，一些新近涌現(xiàn)出的問題，逐漸暴露了既有的招生管理流程的一些弊端，同時也使得招生管理流程近期建設的重點和難點得到了彰顯。目前，我國高中畢業(yè)生參加高考的人數(shù)雖然呈現(xiàn)逐年遞減的形勢，但是數(shù)量依舊巨大，據(jù)國家教育部公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2014年7月，全國高等學校（不含獨立學院）共計2542所，其中普通高等學校2246所（包括民辦普通高校444所），成人高等學校296所（包括民辦成人高校1所）。這說明，普通高校將面臨的問題是普遍的，管理信息化是這個時期高校招生管理工作面臨的重要問題。［3］

1 本科招生信息化的特點

1.1 信息流轉(zhuǎn)多樣化

招生管理系統(tǒng)在各高校相繼建立，即便是沒有大的系統(tǒng)，也是在不斷建設自身的宣傳網(wǎng)站。無論招生網(wǎng)站還是微信平臺，信息的傳播方式在不斷變化，內(nèi)容不斷增加，而且更加規(guī)范?；旧?，所有與學生交互的數(shù)據(jù)都出自招生管理系統(tǒng)，無一不需要依靠網(wǎng)絡來完成。我國考生眾多，如果僅僅依靠人力來完成招生管理的相關(guān)工作，必然是一個復雜而龐大的過程，依靠網(wǎng)絡不僅可以實現(xiàn)信息的收集和分析，同時還能夠有利于招生管理的相關(guān)宣傳。再者，還要配合使用一些傳統(tǒng)的（郵遞、快件、電話、短信、廣播等）信息傳遞渠道，能夠確保招生工作的全面開展，實現(xiàn)點（單一的學生或?qū)W校）、面（地區(qū)甚至是全國范圍的學生和學校）兼顧，針對宣傳渠道多樣化，要將招生管理信息化系統(tǒng)與傳統(tǒng)工作在傳遞信息時結(jié)合起來。

1.2 招生信息化的趨勢

招生信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應用，正改變著經(jīng)濟的結(jié)構(gòu)、增長方式和全球格局，改變著人們生活、學習、發(fā)展的方式。招生網(wǎng)絡化是當前中國各高等院校應對知識經(jīng)濟挑戰(zhàn)，保持自身優(yōu)勢，體現(xiàn)實力的重要戰(zhàn)略選擇。招生信息化是國家教育信息化的重要組成部分，是在教育領域全面深入地利用信息技術(shù)，開發(fā)利用教育資源，促進技術(shù)創(chuàng)新、知識創(chuàng)新和創(chuàng)新成果的共享，并且提高了教育教學質(zhì)量和效益。所謂信息化，就是在基于網(wǎng)絡環(huán)境的基礎上，應用信息技術(shù)和信息資源來推動教育教學發(fā)展和改革，從而實現(xiàn)教育現(xiàn)代化，滿足時代和社會需求的過程。［4］例如，2015年全國自主招生報名工作，所有考生在試點高校自主招生報名系統(tǒng)學信網(wǎng)來統(tǒng)一報名、提交材料。目前，哈爾濱工業(yè)大學整個校園的信息化工作，內(nèi)容涵蓋信息安全防范、信息化與教學及科研的融合、無線網(wǎng)絡建設、管理流程的再造、運營服務體系構(gòu)建、鑒定標準等內(nèi)容。招生工作的信息化建設是包括在其中的。

2 招生信息管理的重點

2.1 工作業(yè)務的客觀要求

隨著中國夢指引下的和諧社會發(fā)展，現(xiàn)代招生逐漸擺脫了僵化刻板的流程，轉(zhuǎn)向更具有彈性和舒適度的人性化管理。主要是招生工作作為一種社會服務性質(zhì)的工作，應當思考如何對自身進行改變，以達到提供更優(yōu)質(zhì)服務、適應當前學生家長及社會公眾的需求，確保招生過程按照國家政策的招考流程來設計。例如，面對各類招生時，在學生測試錄取方面，如何保證客觀公開、公平、公正，并且最大限度地保障學生的求學權(quán)益。再如，采取現(xiàn)場測試采錄指紋，核對本人真?zhèn)巍＿@些在信息化輔助工作的流程中要全面考慮。

2.2 招生信息的整合

信息化在院校中的作用是使得資源得到整體規(guī)劃，排除冗余，這部分涉及到招生業(yè)務的系統(tǒng)，一般會納入到學校整體規(guī)劃的入口學生管理部分，而大多數(shù)與數(shù)字校園其他系統(tǒng)實現(xiàn)了全面的數(shù)據(jù)共享和流程整合。例如，哈爾濱工業(yè)大學招生報名管理系統(tǒng)在過去的10年中，支持了三大類或者四大類優(yōu)秀考生報名、打印、發(fā)布成績等工作。

2.3 招生錄取信息處理的科學性

由于招生軟件的導出數(shù)據(jù)格式為DBF，所以使用Foxpro處理數(shù)據(jù)成為首選?？忌鷶?shù)據(jù)信息由20個左右的表組成，分為代碼表和數(shù)據(jù)表，在處理過程中要根據(jù)院校相關(guān)部門的需要來處理原始數(shù)據(jù)，將導出數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T可以利用的格式。由于各省市招辦定義的代碼具有各異性，無形中在開發(fā)處理統(tǒng)計程序中帶來障礙，相信在未來更加規(guī)范的信息化過程中，這個問題將會統(tǒng)一，從而這個疑難不復存在。因此，現(xiàn)有的處理方法使得數(shù)據(jù)在最大程度上保持了數(shù)據(jù)的原始統(tǒng)一性和完整性，這為學校后續(xù)的迎新系統(tǒng)等提供了良好的數(shù)據(jù)源頭。

2.4 招生信息管理流程的精準性

管理的精細化、精準化是信息管理的基本要求。不可否認的是，目前的招生管理流程仍舊存在一定的滯后性。一方面，是在網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)等高新技術(shù)的支撐下，招生管理流程仍舊沒有做出一些創(chuàng)意性的革新，造成工作人員隊伍冗雜，工作往往事倍功半，因此如何以先進的科學技術(shù)為支撐，實現(xiàn)招生管理流程的最優(yōu)化依舊值得深思；另一方面，招生管理工作的各個環(huán)節(jié)之間的銜接尚顯得不夠緊密，不僅每個環(huán)節(jié)之間無法做到一應俱全的配合，關(guān)鍵還在于環(huán)節(jié)過于復雜、獨立，因而在執(zhí)行時容易在中間過程中停止延遲。例如，對各類學生屬性的統(tǒng)計分析，通過系統(tǒng)展開運算，快速準確查看，真正做到把繁重的、重復的工作交給系統(tǒng)去做。通過系統(tǒng)報表，實時、快速了解學生的整體情況、報名進度等狀況。

3 招生管理信息系統(tǒng)規(guī)劃及業(yè)務流程再造

依據(jù)信息的業(yè)務流程再造原因，可以理解為業(yè)務流程是信息流的載體，信息流是對業(yè)務流程的反映。如果學校對信息流進行重組，則可能達到信息流真實、準確、及時地反映業(yè)務流程的目的，但是不能達到優(yōu)化業(yè)務流程以及改進關(guān)鍵績效領域的目的。相反，如果學校從業(yè)務流程再造開始，那么學校則可以達到優(yōu)化業(yè)務流程的目的。因此得出結(jié)論，業(yè)務流程再造和信息流重組不完全是指同一件事情，業(yè)務流程再造可以帶來信息流重組。在實際工作中，發(fā)現(xiàn)業(yè)務流程的改變使得信息系統(tǒng)也要重新設計，當招生管理系統(tǒng)在實際應用時，也會給現(xiàn)有業(yè)務流程帶來新的變化，這其中有效率提高的效果，也有一些意想不到的細節(jié)問題。一方面，隨著帶來人員的配備是否合理，使得在決策安排人員、人力財力的付出更加合理；另一方面，工作效率是否高效，比如紙質(zhì)材料的閱覽變?yōu)殡娮游臋n的閱覽。省去管理紙質(zhì)材料所需的空間，而電子材料保存方便，不受時間空間的限制，可以省去精力去管理紙質(zhì)材料。［5］

4 總結(jié)

總而言之，現(xiàn)代招生信息化工作正面臨著劃時代的挑戰(zhàn)與機遇，面對日益激烈的市場競爭，日新月異的信息技術(shù)，不斷變化和提高的社會要求，唯有實現(xiàn)穩(wěn)固發(fā)展，果斷進取，才能使招生管理流程與教育形勢相匹配。在此工作中，不僅需要各本科招生院校對自身提出更高的要求，同時還需要國家政府主管部門認真履行自己的職責，始終以指導者、監(jiān)督者和領導者的身份，不斷促進招生管理流程向合理化、科學化、健康化發(fā)展。高校信息化的根本目的，是為了提升高等教育培養(yǎng)學生的效率和質(zhì)量，其中提高質(zhì)量是根本。在普通高等院校本科招生信息化中建立起來的，一切新的教育理念、新的教育模式、新的教育方法、新的教育設施和新的管理方式成功與否，惟一的檢驗標準是，是否提高了招生工作的工作效率和效果，這樣才能夠促進實現(xiàn)現(xiàn)代招生工作的新模式。

［1］ 周鏡平.本科招生信息對高校教學改革的影響［J］.質(zhì)量探索，2011（10）.

［2］ 郝高宇，吳棟.地方高校研究生生源質(zhì)量提高的對策與方法［J］.黑龍江科技信息，2011（28）.

［3］ 王繼元，喬光.新建本科院校信息招生［J］.教育教學論壇，2012（6）.

［4］ 王眾托.信息化與管理變革［J］.管理科學學報，2000，3（2）：1－8.

［5］ 唐忠陽，蔡言厚.本科信息招生方法對工業(yè)業(yè)務重組分析［J］.中國高等教育評估，2012（1）.