淺談企業(yè)員工檔案管理存在問題及對策

陳小微

（上海西部企業(yè)（集團）有限公司 威斯特房地產(chǎn)分公司，上海 200060）

淺談企業(yè)員工檔案管理存在問題及對策

陳小微

（上海西部企業(yè)（集團）有限公司 威斯特房地產(chǎn)分公司，上海 200060）

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)在人們對企業(yè)員工檔案管理工作的要求也越來越高。為了進一步提高企業(yè)員工檔案管理工作的質量，必須提高檔案管理人員對企業(yè)員工檔案管理的重視，旨在維護企業(yè)員工檔案的真實性。但是，目前我國企業(yè)員工檔案管理工作中還存在很多問題，因此研究企業(yè)員工檔案管理存在問題及對策具有非常重大的意義。

企業(yè)員工；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著我國檔案管理在企業(yè)發(fā)展中逐漸受到重視，企業(yè)員工檔案管理工作也得到了較大程度的進步。但是，企業(yè)員工檔案管理工作中仍然存在很多問題，制約了企業(yè)員工檔案管理工作的提高，因而無法滿足很多企業(yè)自身發(fā)展的需求。同時，由于人們對企業(yè)員工檔案管理工作的要求越來越高，有關部門也加強了對企業(yè)員工檔案管理工作的重視，以促進企業(yè)員工檔案管理工作朝著有利于促進企業(yè)正常發(fā)展的方向發(fā)展。因此，針對目前企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問題，提出一些解決企業(yè)員工檔案管理工作的措施，進而促進企業(yè)的發(fā)展顯得至關重要。

1 對企業(yè)員工進行檔案管理的重要意義

目前，現(xiàn)代化信息技術環(huán)境下的企業(yè)員工檔案管理，與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作存在很大的不同。一方面，由于科學技術的快速發(fā)展，各種信息科學技術不斷被利用到企業(yè)員工的管理工作之中，這樣使得企業(yè)員工檔案管理工作受到很大信息的沖擊；另一方面，企業(yè)員工檔案管理工作為了適應新形勢科學發(fā)展的需要，因而需要引進全新的企業(yè)員工檔案管理方式，這樣才能使得現(xiàn)代化形勢下，企業(yè)員工檔案管理工作能夠適應企業(yè)新發(fā)展的需要。在這種形勢下，檔案管理人員應該認識到企業(yè)員工檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性。在此意義上，通過合理發(fā)揮信息技術在企業(yè)員工檔案管理中的重要作用，可以幫助檔案管理人員更好地認清各種信息，為進一步做好企業(yè)員工檔案管理工作奠定基礎。

一方面，新型信息技術發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢，將復雜的信息通過形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來。在企業(yè)面對復雜的信息環(huán)境下，由于信息技術具有巨大的優(yōu)勢，這樣使得企業(yè)員工檔案管理工作人員能夠整理各種信息。所以，信息化環(huán)境下要求企業(yè)的檔案管理人員，必須要掌握企業(yè)員工檔案管理的新技術和新方法，這就為檔案管理人員進一步做好檔案管理工作提供了便利；另一方面，信息技術能夠促進企業(yè)的管理人員認識到企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問題。從傳統(tǒng)的企業(yè)員工檔案管理工作中可以看出，為了能夠進一步提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率，我們需要對企業(yè)員工檔案管理工作進行研究和反思。在信息化技術環(huán)境下，企業(yè)員工檔案管理工作可以有效地利用各種人事資料和信息，這樣有助于檔案管理工作人員及時了解信息的基本情況，包括企業(yè)員工檔案的基本信息、存在的問題等。由此可見，正是由于信息技術的作用，才可以使得檔案管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問題，這對進一步促進企業(yè)員工檔案管理工作的新進展，發(fā)揮著自身的認識優(yōu)勢。

2 當前企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問題

2.1 企業(yè)員工檔案管理的意識較差

在企業(yè)員工檔案管理的實際工作中，企業(yè)檔案管理人員認為企業(yè)員工檔案管理工作無關緊要。由于檔案管理人員思想松懈和工作態(tài)度不認真，導致企業(yè)員工檔案資料缺失甚至丟失，這嚴重破壞了企業(yè)員工檔案資料的真實性和有效性，并給企業(yè)員工檔案管理帶來了很多麻煩。

2.2 企業(yè)員工檔案管理的手段落后

對很多企業(yè)而言，企業(yè)員工檔案管理工作還是采用以前的傳統(tǒng)檔案管理模式，在工作中很少使用計算機等先進的信息技術手段，企業(yè)員工檔案管理手段跟不上時代的發(fā)展，這嚴重影響了企業(yè)員工檔案管理工作的效率。因此，企業(yè)員工檔案管理工作的手段落后，是導致企業(yè)員工檔案管理工作效率低下的直接原因。

2.3 企業(yè)員工檔案管理工作人員的素質不高

企業(yè)員工檔案管理工作人員在學歷、知識、技能和素質等方面普遍存在問題，他們既沒有管理經(jīng)驗，又沒有較高的專業(yè)技術水平和良好的管理理念。并且在實際工作中的專業(yè)人才培養(yǎng)過程中，對企業(yè)檔案管理人員的素質和能力兩方面的培養(yǎng)均不重視。

2.4 企業(yè)員工檔案管理制度不健全

在我國很多企業(yè)內(nèi)部，對企業(yè)員工檔案管理都沒形成統(tǒng)一的要求，企業(yè)員工檔案管理方式隨意放任，缺乏企業(yè)員工檔案管理的基本原則，因而不能規(guī)范企業(yè)員工檔案資料的收集，造成企業(yè)員工的檔案信息不完整，更不能歸檔成為有用的資料。當企業(yè)的領導需要企業(yè)員工檔案資料來做出決策時，往往因為企業(yè)員工檔案管理中某些內(nèi)容的缺失，給企業(yè)領導或主管部門的工作帶來很多困難。

2.5 企業(yè)員工檔案管理的抗風險能力有待提高

企業(yè)員工檔案是企業(yè)內(nèi)部主管部門非常重要的資料，并且完善的企業(yè)員工檔案具有一定的抗風險能力。雖然我國很多企業(yè)的主管部門具有比較完善的企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)，并且也完成了一部分企業(yè)員工的檔案管理工作，但是在遇到比較嚴重的經(jīng)濟風險時，這些企業(yè)員工檔案管理工作的抗風險能力就被顯露出來。

2.6 企業(yè)員工檔案管理中的信息化程度較低

對于一個企業(yè)來說，企業(yè)員工檔案管理不僅僅只是對人事檔案的保管，而是為企業(yè)的員工提供一系列的服務。目前，大多數(shù)企業(yè)的企業(yè)員工檔案管理還處于封閉和被動服務的狀態(tài)，這樣會導致企業(yè)員工檔案資料的利用率不高。由于企業(yè)員工檔案管理中的信息化程度不高，從而影響了企業(yè)員工檔案管理的效率。

3 提高企業(yè)員工檔案管理效率的方法

3.1 提高管理人員對企業(yè)員工檔案管理工作的認識

為了使企業(yè)檔案管理人員認識到企業(yè)員工檔案管理的重要性，可以不定期地對檔案管理工作的重要性進行宣傳。最好是讓每個檔案管理人員都能參與到檔案形成的整個過程中，讓他們對企業(yè)員工檔案管理工作有更加深入、更加全面的了解。

3.2 實行規(guī)范化的企業(yè)員工檔案管理工作程序

為了提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率，企業(yè)的管理人員應該保證企業(yè)員工檔案管理工作的規(guī)范化，從而促進企業(yè)員工檔案管理工作程序的正?；源颂岣邫n案管理人員的工作效率。當然，企業(yè)員工檔案管理工作的收集、整理、歸納、鑒定、錄入和保管的全過程，都要嚴格按照標準的方法和工作程序進行。一般情況下，企業(yè)員工檔案管理工作包括以下幾個方面：①企業(yè)員工檔案管理工作需要全面審核企業(yè)的人事檔案，并且提取其中的精華部分；②對企業(yè)員工檔案進行重新整合，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理；③要對企業(yè)員工的人事檔案進行統(tǒng)一分類，提高對企業(yè)員工檔案審核的效率；④保證企業(yè)員工檔案審核的準確性，從而提高企業(yè)員工檔案管理工作的真實性。

3.3 提高企業(yè)員工檔案管理人員的素質

要提高企業(yè)員工檔案管理的水平，高素質的檔案管理人才的應用是關鍵。企業(yè)的檔案管理工作人員必須要掌握檔案管理的工作理論基礎和技術技巧，這會直接影響到檔案管理工作的整體水平。所以，要重視高素質人才的培養(yǎng)，特別是在以信息管理為主要管理方式的時代，檔案管理人員不僅要充分掌握企業(yè)員工檔案管理的專業(yè)知識和技能，更要具備較高的計算機操作水平和信息加工處理能力。因此，掌握現(xiàn)代信息技術的高素質人才是當前企業(yè)員工檔案管理的要求，是提高企業(yè)員工檔案管理工作的關鍵決策。

3.4 維護企業(yè)員工檔案信息的真實性

對于一個企業(yè)來說，企業(yè)員工檔案的真實性十分重要，不真實的企業(yè)員工檔案信息，會給企業(yè)主管部門的工作帶來很多麻煩。所以，要認真核實企業(yè)員工檔案的真實性情況，更不能肆意篡改信息，同時還要提高檔案管理人員鑒別企業(yè)員工檔案真實性的能力。

3.5 積極采用現(xiàn)代化的信息技術，全面提高檔案管理的水平

在企業(yè)員工檔案管理的過程中，積極采用現(xiàn)代化的信息技術，能夠全面提高企業(yè)員工檔案管理工作的水平。在現(xiàn)代化科學技術快速發(fā)展的今天，企業(yè)主管部門也應該全面提高企業(yè)員工檔案管理的現(xiàn)代化水平。同時，企業(yè)檔案管理人員需要積極學習和掌握先進的檔案管理設備，以提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率。所以，企業(yè)管理人員應該針對企業(yè)員工檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，采用先進的企業(yè)員工檔案管理技術手段。①通過信息技術的利用，促進企業(yè)員工檔案管理工作的分工。在企業(yè)員工檔案管理的過程中，檔案管理人員應該充分利用好信息技術帶來的便利，實現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理工作的信息化。當然，信息技術利用于企業(yè)員工檔案管理工作時，也存在一定的不足和問題，這樣就要求檔案管理人員做好檔案管理規(guī)劃工作，對有關企業(yè)員工人事檔案管理方面的信息進行整理和編排，從而使得檔案管理人員能夠依據(jù)信息技術提供的結果，去做好本職工作。所以說，在企業(yè)員工檔案管理工作中有效地利用信息技術，能更好地提高企業(yè)員工檔案管理工作的質量和水平；②信息技術的利用，有助于促進企業(yè)檔案管理人員提高自身素質。信息技術是高科技的產(chǎn)物，對于檔案管理人員來說，為了更好地適應新形勢的要求，更好地提高工作效率、節(jié)約工作時間，就不得不去學習信息技術的相關知識。這也就意味著，企業(yè)檔案管理人員的自身素質，會因信息技術的運用得以提升。

3.6 實行企業(yè)員工檔案管理的體制創(chuàng)新

在進行企業(yè)員工檔案管理的過程中，還需要實行體制創(chuàng)新，使企業(yè)員工檔案管理工作能夠適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。①創(chuàng)新企業(yè)員工檔案管理機構的高效性。在企業(yè)進行改革以適應現(xiàn)代化市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，企業(yè)員工檔案管理工作不僅要適應企業(yè)發(fā)展的需要，而且企業(yè)員工檔案管理工作應該深入到檔案管理工作的內(nèi)涵之中，從而實現(xiàn)對企業(yè)員工的人事資料、信息進行統(tǒng)一整合和管理；②創(chuàng)新企業(yè)的企業(yè)員工管理制度。一旦企業(yè)員工檔案管理方面的制度不健全，就會導致企業(yè)員工檔案管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣也會在一定程度上降低企業(yè)人事檔案利用的效率。所以對企業(yè)來說，應該不斷完善企業(yè)員工檔案管理的制度，進而明確企業(yè)員工檔案管理工作的目標，并且使得檔案管理人員盡到責任及義務。

4 結語

總而言之，由于企業(yè)員工檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，因此企業(yè)主管部門更應該加強對企業(yè)員工檔案的管理，加強企業(yè)員工檔案管理程序的進行，要與時俱進地轉變傳統(tǒng)的企業(yè)員工檔案管理模式，這有利于企業(yè)員工檔案管理工作的正常進行。從而使企業(yè)員工檔案管理工作規(guī)范化、制度化，進一步提高我國企業(yè)員工檔案管理工作的質量。因此，現(xiàn)階段研究企業(yè)員工檔案管理存在的問題及對策，具有非常重大的現(xiàn)實意義。

［1］王英.淺談企業(yè)人事檔案管理存在問題及對策［J］.檔案保護，2013（4）：101.

［2］劉云霞.淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策［J］.中國管理信息化，2012（21）：81－82.

［3］趙潤平.淺談企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策［J］.同煤科技，2013（2）：53－54.

［4］杜文霞.淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策［J］.管理與實踐經(jīng)緯，2014（6）：82－83.

［5］馬蘭.淺談新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策［J］.圖書情報，2014（4）：122－123.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.15.109

G271

A

1673-0194（2015）15-0194-02

2015-06-12