對完善物業(yè)管理公司財務(wù)基礎(chǔ)工作的思考

姜麗坤

（沈陽萬科物業(yè)服務(wù)有限公司 財務(wù)部，沈陽 110014）

據(jù)行業(yè)報告數(shù)據(jù)顯示，2014年我國物業(yè)管理企業(yè)總數(shù)達71000余家，從業(yè)人員為600多萬人，行業(yè)營業(yè)收入超過了3000億元，2009—2013年的復(fù)合增長率為10%。物業(yè)管理行業(yè)的蓬勃發(fā)展使得物業(yè)管理公司不斷調(diào)整戰(zhàn)略發(fā)展方案，以實現(xiàn)全方位的企業(yè)化經(jīng)營、專業(yè)化管理、社會化服務(wù)以及市場化運作機制。綜合性的發(fā)展給物業(yè)管理公司財務(wù)管理提出了更高的要求，作為公司財務(wù)管理工作基本保障的財務(wù)基礎(chǔ)工作，其進一步完善是提高財務(wù)管理工作效率和效果關(guān)鍵所在。

1 物業(yè)管理公司財務(wù)基礎(chǔ)工作的主要內(nèi)容

財務(wù)基礎(chǔ)工作所考慮的問題是如何為諸如預(yù)算管理、成本管理、績效管理等財務(wù)管理板塊提供更加準確、及時、全面和客觀的分析數(shù)據(jù)，以保障財務(wù)管理工作能夠高效率、高效果的開展。

1.1 會計核算

會計核算是財務(wù)活動最直觀的體現(xiàn)，也是財務(wù)管理最為原始的數(shù)據(jù)。物業(yè)管理不涉及產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售，主要是提供各項服務(wù)，因此其會計核算內(nèi)容相對來說較為簡單，但是其在公司財務(wù)基礎(chǔ)工作中的重要性是不言而喻的。一方面，會計核算的質(zhì)量直接影響著預(yù)算管理、成本控制、公司員工績效考核等財務(wù)管理工作依據(jù)的準確性和科學性；另一方面，物業(yè)管理公司會計核算的監(jiān)督與使用群體非常廣泛，不僅包括投資者以及相關(guān)政府部門，還包括眾多業(yè)主，其會計核算狀況直接影響著公司對外的品牌與聲譽，這是其他財務(wù)管理工作所不能呈現(xiàn)的。

1.2 會計檔案管理

會計檔案是保障財務(wù)管理所需信息能夠及時獲取的有效途徑，規(guī)范的會計檔案管理可以使得財務(wù)人員快速、便捷地找到所需要的原始財務(wù)信息。正是由于物業(yè)管理公司會計核算較為簡單，一些中小型物業(yè)管理公司不注重會計檔案的管理，導(dǎo)致會計賬簿、財務(wù)報表以及相關(guān)會計材料保存不當，給后續(xù)財務(wù)工作帶來極大的不便。分析恒輝物業(yè)、萬科物業(yè)、金地物業(yè)等這些優(yōu)秀的大型物業(yè)管理公司的會計檔案管理工作，可以看出它們主要是從檔案的管理內(nèi)容、管理方式以及管理流程3個方面來著手，這也是其他物業(yè)管理公司會計檔案管理的核心部分。

1.3 信息化平臺建設(shè)

無論是大型物業(yè)管理公司還是中小型物業(yè)管理公司，健全財務(wù)管理制度下的信息需求量都是巨大的。以成本控制為例，物業(yè)管理公司不僅需要了解各項服務(wù)業(yè)務(wù)所消耗的成本，還需要了解各項固定資產(chǎn)購進或處置所占用的成本，也需要了解公司為開展業(yè)務(wù)所需投入的人力成本等各方面的信息。在這種情況下，信息化平臺的建設(shè)對于財務(wù)管理工作就顯得尤為重要。完善的信息化平臺可以為物業(yè)管理公司的財務(wù)管理工作提供全面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并且可以就各項數(shù)據(jù)進行二次處理，得出預(yù)算分析、成本控制、績效考核等工作所需要的分析數(shù)據(jù)。

1.4 財務(wù)監(jiān)督機制

由于物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展迅猛、時間較短，因此其財務(wù)管理狀況相對來說較為混亂。要想保障財務(wù)管理的健康運行，財務(wù)監(jiān)督機制是不可或缺的。因為物業(yè)管理公司所提供的物業(yè)服務(wù)主要以生活服務(wù)為主，其所聘用員工（如保安、保潔等）的綜合素質(zhì)相對來說偏低，流動性也較大，因此對于公司預(yù)算執(zhí)行、成本控制等財務(wù)活動的執(zhí)行更需要由強而有力的財務(wù)監(jiān)督機制來保障。就目前各大型物業(yè)管理公司的財務(wù)監(jiān)督機制來看，主要集中于財務(wù)內(nèi)部控制制度的建設(shè)，它是囊括物業(yè)管理公司各項財務(wù)管理活動的主要監(jiān)督機制。

2 加強物業(yè)管理公司財務(wù)基礎(chǔ)工作的全面化、規(guī)范化以及精細化

2.1 全面開展財務(wù)基礎(chǔ)工作

此處的“全面開展”主要是指上文所述的基礎(chǔ)工作應(yīng)當滲透于每一項財務(wù)管理活動當中。以某物業(yè)管理公司的信息化平臺建設(shè)為例，該公司的信息化平臺建設(shè)以會計核算信息為基礎(chǔ)，將信息板塊按照財務(wù)管理活動劃分為數(shù)據(jù)處理以及信息溝通兩個板塊。前者是按照錄入的會計核算信息對預(yù)算執(zhí)行與成本控制等狀況進行及時的掌握，并且利用系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)進行分析；后者用來為公司內(nèi)部各個部門之間就與財務(wù)活動有關(guān)的文件、信息等提供及時溝通的平臺。從此案例可以看出，信息系統(tǒng)只有全面覆蓋財務(wù)管理的每一個部門、每一環(huán)節(jié)才更加有利于物業(yè)管理公司的日常運營。

2.2 提高財務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化

如果沒有規(guī)范化的操作，這些基礎(chǔ)工作就難以高效開展，也就無法保障財務(wù)管理的其他工作的順利開展。以會計核算為例，物業(yè)管理公司的會計核算混亂一直都是行業(yè)內(nèi)所討論的話題，尤其是對小型物業(yè)管理公司會計核算規(guī)范性的探討。物業(yè)管理公司一方面要在相關(guān)會計核算準則的基礎(chǔ)下，制定出符合本地區(qū)規(guī)定的、適合本企業(yè)的會計核算規(guī)范；另一方面還要加強這些內(nèi)部規(guī)范性文件的執(zhí)行力度，否則這些文件將成為一紙空文。同樣，會計檔案管理、信息化平臺的使用以及財務(wù)監(jiān)督機制的運行都需要向著“規(guī)范性”的方向努力，以創(chuàng)造有序的財務(wù)環(huán)境。

2.3 逐步實現(xiàn)財務(wù)基礎(chǔ)工作的精細化

目前，萬科、萬達等大型物業(yè)管理公司已經(jīng)著手打造企業(yè)精細化管理制度，并取得了較好的效果。在規(guī)范化的基礎(chǔ)之上，財務(wù)基礎(chǔ)工作精細化強調(diào)的是每一工作環(huán)節(jié)的精細化。以財務(wù)監(jiān)督機制為例，通常情況下，物業(yè)管理公司通過設(shè)置合理的監(jiān)督活動來保障各項工作得以執(zhí)行。但是，由于保安、保潔、維修工等基層員工綜合素質(zhì)偏低，就一些監(jiān)督活動的理解并不一定準確。比如，公司通過“以舊領(lǐng)新，超量審批”的方式控制用于保潔的拖把、垃圾桶等工具的使用，降低保潔業(yè)務(wù)所需成本，但是一些保潔人員可能理解為“公司為了防止其不按規(guī)定領(lǐng)取工具”而采取的措施，導(dǎo)致消極怠工。此時，公司就相關(guān)監(jiān)督措施予以解釋，并制定相關(guān)激勵機制，在一定程度上能夠避免此現(xiàn)象的出現(xiàn)，并且也為公司節(jié)約了管理成本，這就是精細化管理的體現(xiàn)。

3 從具體實務(wù)看完善物業(yè)管理公司財務(wù)基礎(chǔ)工作的措施

3.1 會計核算

物業(yè)管理公司的會計核算主要包括業(yè)主的公共水電費、物業(yè)管理公司的成本費用、物業(yè)管理費、維修基金這4個方面。在具體核算過程當中物業(yè)管理公司的會計明細科目設(shè)置不科學，導(dǎo)致無法客觀地反映公司的業(yè)務(wù)活動。因此，在日常會計核算中，公司要按照相關(guān)會計核算準則要求，結(jié)合公司的具體情況，本著能夠清晰地反映上述4個方面財務(wù)活動的原則，科學設(shè)置明細科目。同時，財務(wù)人員也要注意記賬過程中的細節(jié)性問題。比如，記賬憑證由誰簽章、復(fù)核人員在復(fù)核時要注意哪些關(guān)鍵地方等，保障會計信息的準確性。

3.2 會計檔案管理

物業(yè)管理公司首先要重視會計檔案管理工作，認識到它對于財務(wù)管理工作的重要性。通過學習一些優(yōu)秀案例，不斷建立和完善起會計檔案管理體系。一方面，明確公司會計檔案的內(nèi)容和分類。以某中小型物業(yè)管理公司為例，該公司按照不同的物業(yè)項目、不同的物業(yè)服務(wù)內(nèi)容對會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他稅務(wù)審計等資料進行細致的分類，以保證每一物業(yè)項目可以及時找到其所需的會計信息。另一方面，規(guī)范電子會計檔案的管理。很多物業(yè)管理公司不重視對電子會計檔案的及時備份，導(dǎo)致會計核算信息在丟失或者不當刪減后無法找回原始數(shù)據(jù)。此外，要注意紙質(zhì)會計檔案的保管方式，而不是隨意將其堆放在文件柜中。

3.3 信息化平臺建設(shè)

目前，很多物業(yè)管理公司的信息化平臺尚在建設(shè)當中，尤其是一些中小型物業(yè)管理公司。由于物業(yè)管理公司屬于微利企業(yè)，在這個過程中物業(yè)管理公司要從成本角度來考慮所要應(yīng)用的信息化軟件以及日常溝通軟件。比如，對正在運用的財務(wù)管理軟件功能進行進一步開發(fā)，使其滿足公司內(nèi)部財務(wù)管理需要；利用社交軟件進行財務(wù)管理工作的日常文件傳遞以及信息溝通等。對于信息化平臺較為健全的公司，則要對會計信息的安全性重點關(guān)注。不僅要嚴格規(guī)范財務(wù)管理軟件的使用權(quán)限，還要及時對系統(tǒng)進行安全升級。

3.4 財務(wù)監(jiān)督機制

從物業(yè)管理公司內(nèi)部員工組成結(jié)構(gòu)來考慮，內(nèi)部控制制度與激勵約束機制的結(jié)合可以較好地保障各項財務(wù)工作的順利進展。內(nèi)部控制活動的設(shè)置要與各項業(yè)務(wù)緊密結(jié)合。比如，一些寫字樓地下停車場的收費管理，要通過門禁、刷卡等方式將控制收費人員私自收、拿停車費的現(xiàn)象；維修人員修理發(fā)生的更換零件等費用要憑派工單、購買零件的發(fā)票等單據(jù)報銷。同時，激勵約束機制則要與內(nèi)部控制活動相聯(lián)系，并且要按照控制活動實施的不同群體來制定激勵約束措施。

4 結(jié)語

財務(wù)基礎(chǔ)工作的完善不僅可以保障物業(yè)管理公司財務(wù)管理工作的高效運行，還可以為整個公司提供健康的財務(wù)環(huán)境。物業(yè)管理公司應(yīng)當結(jié)合自身發(fā)展狀況，把握全面性、規(guī)范性、精細化的原則，在實務(wù)中不斷完善財務(wù)管理的基礎(chǔ)性工作，助推公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

［1］王穎.探究物業(yè)公司財務(wù)管理存在問題與防范對策［J］.經(jīng)營者，2015（1）.