檔案資源的保護與利用

文| 張慧

檔案資源的保護與利用

文| 張慧

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是歷史的真實記錄。檔案以其來源的廣泛性、內容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰(zhàn)略資源的核心構成部分。檔案又是一種重要的社會信息資源，對于檔案資源，重要的是對檔案載體的保管保護，使其內容在安全環(huán)境中保持完整性連續(xù)性可持續(xù)性。同時，重視其資源所含信息的開發(fā)利用，實現檔案資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案資源得到充分合理的利用。

立檔案資源管理制度，以法對檔案資源進行保護

規(guī)章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合《檔案法》要求，符合國情、行業(yè)特點和檔案管理實際，以適應本地，本單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

立檔案資源利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度。對未公開的檔案資源要認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

規(guī)范檔案資源利用方式，避免不可挽回損失。檔案的利用不能無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密碼”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

建立檔案“副本”，以防重要信息資源的丟失。對重要的檔案信息資源建立副本，通常的做法是同一檔案的電子檔案和紙質檔案以及所屬的實物同時提交保存歸檔，對電子檔案還要進行備份。

改善檔案資源保存環(huán)境

按照國家有關規(guī)定單獨興建檔案庫房，并對原有檔案庫房進行改造，實現檔案庫房的現代化，數字化，自動化。對于非專門檔案部門也應設立專門的檔案室或檔案庫。不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

在閱覽室、閱讀室等檔案利用場所應采取防紫外措施。檔案庫及查閱檔案等用房均應消除或減輕紫外線對檔案、資料的危害。天然采風的檔案庫及其他業(yè)務技術用房應選用防紫外光玻璃和采用遮陽設施，防止陽光直射。檔案庫及查閱檔案等用房采用人工照明時，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

嚴格控制對紙質檔案原件的復印利用，引進更為先進和高效的復印方式。紙質檔案原件，特別是保存年代較為久遠的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復印機光源高強度的照射會對其造成嚴重的傷害。目前主要是以復制件代替原件的方法，并進行定期的檢查和做拷貝。

紙質檔案數字化。采用對紙質檔案無害的檔案錄入設備，選用容量大，兼容性好的光盤存儲器。最大限度地減少檔案對空間的占有，將檔案編錄于數字程序，使檔案應用更加方便，并延長檔案的保存使用壽命。

通過館藏目錄數字化，建立館藏目錄查詢系統，建立各類全文數據庫、多媒體數據庫，建立以電子計算機、數據庫和網絡為基礎的現代電子型檔案信息服務模式，通過擴大收集文本、視頻、聲頻等數字信息，做好電子文件歸檔工作。努力做好各種重大紀念活動、重大事件及社會的熱點新聞的有特色的檔案專欄，對信息加以組織、整理，建成各類檔案數據庫。

檔案資源的開發(fā)利用

知識經濟時代到來，社會對檔案資源的需要量與日俱增，要求檔案打破地域，行業(yè)，部門界限，建立互聯網絡和信息平臺，實現檔案資源的共享。

對現有檔案資源進行鑒定分類和解密，對那些沒有保密意義的該降低密級的降低密級，該解密的解密；對需要普及的檔案資源納入普及系統，有些技術知識性的檔案資源納入信息檢索系統便于查閱。

建立集成系統，增加檔案資源的儲存量。增強綜合開發(fā)利用功能，全方位、多角度、多層次地開發(fā)檔案資源，實行一體化管理，形成檔案資源的管理網絡，以保證檔案資源的充分利用。

應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理。它的突出優(yōu)點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。實現多次重復利用，聯網檢索，為檔案資源共享的實現創(chuàng)造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進而提高檔案資源的利用率。用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

注重檔案資源的質量，努力使各門類檔案齊全，結構合理，完整精煉，為開發(fā)利用檔案資源打好質量基礎。對檔案實行規(guī)范化管理，實現檔案實體分類、編號、排架的標準化和規(guī)范化，做好檔案業(yè)務基礎工作，為利用檔案資源奠定檢索基礎。建立計算機檢索系統，建立數據庫，以滿足科學利用檔案資源的需要。

檔案工作者除了堅持自學的學習方式外，還可以到高校進行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優(yōu)勢，在短時間內系統地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優(yōu)質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

濰坊學院）