談如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平
2015-01-01 00:00:00王雪梅
【摘 要】在當(dāng)前的檔案工作中，更加追求的是工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但是當(dāng)今的檔案管理工作中還存在著非常多不完善的地方，這些問題對我國檔案管理工作的發(fā)展和進步是十分不利的，在這樣的情況下就需要我們針對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題對檔案現(xiàn)代化管理和利用水平進行不斷的提高，這樣才能更加有力的推動我國現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展，本文主要分析了如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平，希望給相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化
在當(dāng)今的社會發(fā)展中，人們越來越重視檔案管理工作，所以在我國當(dāng)前的檔案管理工作中也不斷的引進一些新的技術(shù)和新的管理經(jīng)驗，這樣也有效的提高了我國檔案管理工作的質(zhì)量和水平，當(dāng)時我國的檔案管理工作還存在著很多的不足，這也非常不利于我國檔案管理工作的健康發(fā)展，所以相關(guān)的工作人員需要采用相關(guān)的措施來加強管理工作的力度，從而提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題
近年來隨著社會的不斷發(fā)展，我國所存儲的檔案信息資料也越來越多，這就給人們的檔案管理工作帶來的許多的不便，而且由于我國在對檔案信息資源進行管理的過程中，一般都是采用的封閉式的管理，這就使得檔案管理工作存在著許多的問題，其中主要表現(xiàn)在以下幾種：
第一，大多數(shù)都是采用的人工檔案管理，其中存在著一些檔案管理不規(guī)范的情況；第二，在對檔案進行歸檔管理的過程中，時常會出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容缺失的現(xiàn)場，從而導(dǎo)致檔案管理工作不夠完善。第三，在對相關(guān)的信息資料進行管理的過程中，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)不夠完善，這就給檔案的管理工作帶來了極大的不便。第四，在檔案資料管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)掉頁的情況，這就不利于人們對檔案信息的查閱。第五，工作人員在對檔案資料進行管理的過程中，由于其中所涉及的管理工作比較復(fù)雜，因此導(dǎo)致在檔案管理過程中存在著資料混亂的情況。
2.實行規(guī)范化工作方法，提高檔案管理利用水平
2.1全面普查案卷，去糟取精
在當(dāng)今的檔案管理工作中，我們需要將先進的科學(xué)技術(shù)和真正的實踐充分的結(jié)合在一起，這樣才能使得檔案管理工作可以發(fā)展得更加的規(guī)范，同時還要在檔案管理工作中不斷的將以往工作中的一些優(yōu)勢充分的得以發(fā)揚，在工作中還要將沒有用的文件予以及時的清除，這樣就可以更加有效的提高工作的質(zhì)量。
2.2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
在實際的工作中，應(yīng)該將內(nèi)容比較多，同時還分類也比較雜的文件進行重新的整合，將那些存在著比較強內(nèi)在聯(lián)系的文件充分的組合起來，在對其進行處理的過程中還要對那些沒有頁碼也沒有目錄以及標(biāo)題也不是非常清楚的內(nèi)容進行重新的加工和填寫，在工作中還要對所有的內(nèi)容進行嚴(yán)格的規(guī)范，對案卷內(nèi)容進行重組可以更好的保證館藏資源的優(yōu)化，同時還可以對相關(guān)的內(nèi)容進行優(yōu)化和整合，也有效的提高了計算機在檔案管理中的實際作用。
2.3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
文本的著錄是計算機管理中的一項非常重要的基礎(chǔ)工作，同時也對整個數(shù)據(jù)信息輸入的準(zhǔn)確性有著非常重要的影響，但是在各個檔案館的運行中，其所面對的環(huán)境和條件也存在著非常明顯的差異，同時計算機的普遍應(yīng)用也使得相關(guān)的管理人員必須要在工作中掌握各項新的技術(shù)，在工作的過程中應(yīng)該在滿足相關(guān)規(guī)定和要求的情況下，結(jié)合自己工作的實際提出相應(yīng)的計算機著錄準(zhǔn)則。
3.積極推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理
3.1公文制發(fā)是推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的基礎(chǔ)，也可以說。檔案就是由公文逐漸轉(zhuǎn)變過來的，公文自身的質(zhì)量在影響相應(yīng)工作的同時也會對以后的檔案管理工作產(chǎn)生非常重大的影響，這也使得我國的檔案管理工作必須要向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向來發(fā)展，所以在實際的工作中必須要加強公文制定的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能使得檔案工作的質(zhì)量得到顯著的提高，首先在實際的工作中，一定要保證公文用紙的質(zhì)量，紙張的尺寸也要統(tǒng)一。排版的形式也應(yīng)該是橫版橫排的，同時在紙張裝訂的時候要靠左側(cè)裝訂，其次是要加強對公文的見抽查，在檢查的過程中要對其權(quán)限和公文的準(zhǔn)確性進行嚴(yán)格的檢查，保證其準(zhǔn)確性之后才能將其歸檔。
3.2實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
3.3提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
在實際的工作中經(jīng)過了很長時間研究，案卷材料收集的完全性但是檔案價值的最終體現(xiàn)，在這一過程中立卷的方法和案卷的裝訂質(zhì)量也充分的體現(xiàn)出了檔案工作的規(guī)范化很多標(biāo)準(zhǔn)化，多以在進行檔案的現(xiàn)代化管理工作中，我們在立卷工作上予以高度的重視，這樣才能為檔案標(biāo)準(zhǔn)化的管理提供更好的條件，在檢索方面也會更加的方便快捷，同時還要做好案卷的裝訂工作。注意裝訂的統(tǒng)一和規(guī)范，這樣才能更還的提高檔案管理的質(zhì)量。
4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
4.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
4.2分級次著錄，省時省力
在對檔案進行著錄的過程中，可以將檔案大致劃分成三個層次，就是將那些反映的問題屬于一類的，同時信息價值也比較低的檔案進行重新的組合和歸檔，將描述一類問題，且內(nèi)容也比較相似的檔案放在同一個門類當(dāng)中，這樣就可以對那些比較重要的檔案進行重點的管理。
5.結(jié)束語
在我國現(xiàn)階段的檔案管理中，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，同時也不斷的采取相應(yīng)的措施來改善檔案的利用工作，這樣也很好的提高了現(xiàn)代化的管理水平，在實際的工作中，相關(guān)的工作人員一定要加強對電子計算機技術(shù)的研究，數(shù)量掌握相關(guān)的知識，促進檔案現(xiàn)代化管理工作的健康發(fā)展。
【參考文獻】
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