基于數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理研究

【摘 要】進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，這也促進(jìn)了文書檔案事業(yè)管理機(jī)制的改革。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)，可以提高文書檔案管理的效率，本文對(duì)當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了介紹，對(duì)基于數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理需要注意的問(wèn)題進(jìn)行了探討，希望對(duì)相關(guān)工作人員提供一定幫助，保證文書檔案可以發(fā)揮出更大的效用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；文書檔案；管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題

文書檔案管理是文書檔案事業(yè)中一項(xiàng)重要的工作，而且具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)管理人員需要做好文件鑒定、收集、整理以及保管等工作，這有助于提高文書檔案的利用率。社會(huì)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，文書檔案的利用價(jià)值越來(lái)越高，這對(duì)文書檔案館的工作人員也提出了更高的要求，其必須不斷的完善管理體系，還要改進(jìn)管理技術(shù)，這樣才能保證文書檔案信息的有效性，才能促進(jìn)文書檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

1.當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，文書檔案管理部門面臨著重大的挑戰(zhàn)，為了更好的滿足社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，必須改進(jìn)落后的管理技術(shù)，還要積極利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高文書檔案管理的效率。文書檔案管理是對(duì)文件資料的重新整理與分類，可以篩選出有價(jià)值的信息，提高了資源的利用率。在整理的過(guò)程中，需要對(duì)檢查不合格的文件進(jìn)行修整，還要對(duì)這些文件進(jìn)行重新裝訂與編號(hào)。我國(guó)很多文書檔案館中，工作人員仍然采用的是人工整理的方式，這不利于提高文檔管理的效率。文書檔案的種類在不斷增多，文書檔案管理工作越來(lái)越繁瑣，而且工作量也越來(lái)越大，如果還采用人工管理的方式，會(huì)影響檔案整理的質(zhì)量以及效率。另外，在很多檔案館中，還存在人力資源不足的問(wèn)題，管理人員技術(shù)水平比較差，而且缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，降低了檔案管理的質(zhì)量。還有的檔案館，管理人員更替比較頻繁，新員工對(duì)工作流程并不熟悉，而且缺乏專業(yè)指導(dǎo)，在整理文書檔案時(shí)，存在操作不規(guī)范等問(wèn)題。這些現(xiàn)象也說(shuō)明文書檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)管理工作并不重視，而且管理意識(shí)比較薄弱，影響了文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.基于數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理需要注意的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，文書檔案館的管理人員一定加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，計(jì)算機(jī)在文書檔案館中越來(lái)越普及，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)以及基礎(chǔ)設(shè)施，可以提高檔案管理的水平。只有引進(jìn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，才能促進(jìn)文書檔案管理制度的改革，利用數(shù)字化技術(shù)，可以提高檢索的效率，可以節(jié)省使用者的時(shí)間，還可以簡(jiǎn)化工作流程，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，為文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變提供了保障?？萍荚诓粩嗟陌l(fā)展，文書檔案想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這可以促進(jìn)信息的交流，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。在利用信息化以及數(shù)字化技術(shù)時(shí)，也要注意信息資料的安全性，防止不法分子利用信息技術(shù)竊取重要檔案資料信息。所以，管理人員必須掌握一定安全保密措施，一定要多積累計(jì)算機(jī)知識(shí)。

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，文書檔案館的管理者必須不斷的改進(jìn)技術(shù)，還要不斷的完善文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離，這樣可以有效的防止信息泄露；管理人員還可以建立防火墻，對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的保護(hù)，防火墻具有身份識(shí)別的功能，所以，對(duì)于保密文件，只有管理員才有訪問(wèn)的資格。另外，文書檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)，幫助他們更快地適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境下的工作流程，以免因?yàn)檎`操作而導(dǎo)致信息的泄露或是損壞。

2.2人才隊(duì)伍的建設(shè)

文書檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化的必要基礎(chǔ)。身為一名從事文書檔案管理工作的專業(yè)人員，不僅要具備一定的庫(kù)藏掌控能力，對(duì)庫(kù)藏的情況以及工作流程了然于心，同時(shí)還要注意對(duì)庫(kù)藏的勤加整理。而在進(jìn)行立卷工作時(shí)，立卷人員也需要把已經(jīng)完畢了的單篇文書隨時(shí)歸入到預(yù)計(jì)案卷的范圍，并通過(guò)收發(fā)文登記定時(shí)地對(duì)手中的材料進(jìn)行核對(duì)，從而實(shí)現(xiàn)全部文件材料的及時(shí)到位，以令立卷工作的初步環(huán)節(jié)與文書檔案管理主體流程的末端環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一，為后面的文書立卷工作提供一個(gè)服務(wù)基礎(chǔ)。

由于在文書當(dāng)管理的傳統(tǒng)工作模式下，并沒(méi)有對(duì)文書管理工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，故此導(dǎo)致工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)較差。因此，這就要求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)有關(guān)文書檔案管理的各個(gè)部門進(jìn)行一番徹底的調(diào)查，實(shí)際掌握各部門的工作情況，對(duì)于一些部門出現(xiàn)了缺少專職的檔案管理工作人員的情況，要及時(shí)提出一些整改意見(jiàn)，同時(shí)也要對(duì)文書檔案管理的工作進(jìn)行一些有必要的指導(dǎo)。與此同時(shí)，要定期對(duì)文書檔案管理的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，讓他們熟悉在數(shù)字化環(huán)境中，該如何更加有效的進(jìn)行文書檔案管理工作。而除此之外，工作人員之間的溝通與交流也是必不可少的，只有通過(guò)在交流中總結(jié)工作心得，并相互學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步才能夠真正使得文書檔案管理工作提高效率，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

2.3管理思想的轉(zhuǎn)變

具備了數(shù)字化的辦公條件，擁有了強(qiáng)大的人才隊(duì)伍，不過(guò)是滿足了文書檔案管理數(shù)字化的基本條件，而想要真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化，還缺少了一個(gè)至關(guān)重要的因素，那便是對(duì)文書檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員的思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變。沒(méi)有與數(shù)字化基本條件相匹配的正確思想，即便有了最優(yōu)秀的設(shè)備與人才，也依舊難以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理真正從傳統(tǒng)制度中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)。故此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人員來(lái)講，要充分了解文書檔案管理數(shù)字化在如今社會(huì)背景下的意義，并正確指導(dǎo)文書檔案管理數(shù)字化的建設(shè)工作，同時(shí)還要積極提供各種建設(shè)所需的資源，為實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化提供指導(dǎo)意義以及建設(shè)基礎(chǔ)。

對(duì)于文書檔案管理的工作人員來(lái)講，則需要深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化文書檔案管理的思想，并在工作的過(guò)程當(dāng)中，端正態(tài)度，謹(jǐn)守工作規(guī)范與流程，一改在傳統(tǒng)的管理工作當(dāng)中的所存在的無(wú)規(guī)范、低效率現(xiàn)象。由此，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人員與工作人員的上下齊心，以現(xiàn)代化的文書檔案管理思想為指導(dǎo)，以優(yōu)良的現(xiàn)代化設(shè)備為基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

3.結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，其對(duì)企業(yè)單位組織的發(fā)展有著重要影響，做好文書檔案管理工作，可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定發(fā)展規(guī)劃提供指導(dǎo)與參考作用。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，相關(guān)技術(shù)比較滯后，阻礙了檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，所以，相關(guān)管理人員一定要對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善，這樣才能保證文書檔案信息發(fā)揮出最大的效用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）.

[2]文歸賢.文書檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見(jiàn)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（16）.

[3]吳佩霞.淺談文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2011（24）.