分析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的運(yùn)用

【摘 要】本文從城建檔案的本質(zhì)、外延入手，依據(jù)集成管理與集成服務(wù)的模式與方法，闡述與論證計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)在城建檔案管理過(guò)程中的各個(gè)微觀環(huán)節(jié)的具體應(yīng)用與前瞻。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；信息；檔案；運(yùn)用

0.前言

國(guó)城建檔案管理工作起步晚，發(fā)展年限短，其中很多方面存在弊端，這些弊端制約了城建檔案在城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮作用。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及應(yīng)用為城建檔案的發(fā)展提供了契機(jī)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)所能實(shí)現(xiàn)的先進(jìn)功能可以成為城建檔案管理的強(qiáng)大助力，促使城建檔案快速發(fā)展。

1.問(wèn)題的提出

1.1計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)的特點(diǎn)及作用

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息化存在著高效運(yùn)轉(zhuǎn)、資源廣闊、自由性與開(kāi)放性的特點(diǎn)。為人類進(jìn)步提供了巨大的經(jīng)濟(jì)及技術(shù)基礎(chǔ)。工業(yè)的發(fā)展使信息化的技術(shù)在各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)中廣泛應(yīng)用，同時(shí)，信息化作為新的產(chǎn)業(yè)，為各國(guó)的發(fā)展提供了巨大的資源。信息化的發(fā)展是個(gè)各個(gè)國(guó)家提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力主要支撐點(diǎn)及決定因素，隨著信息化的不斷發(fā)展，能夠大大提高各國(guó)的綜合國(guó)力及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。信息化的開(kāi)放程度足以證明該國(guó)家的發(fā)展情況，因此，信息化的發(fā)展成為各個(gè)國(guó)家發(fā)展的首要資源及任務(wù)。自從我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，開(kāi)放程度逐漸加大，使信息得到全球化的流動(dòng)，但是，目前計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的應(yīng)用還不夠充分，使社會(huì)經(jīng)濟(jì)的步伐跟不上信息化的程度。從而阻礙了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)的高效發(fā)展。因此，企業(yè)必須找出信息化利用不到位的原因，并從管理及控制的方式上進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化的發(fā)展及應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)信息化的優(yōu)勢(shì)得到良好的發(fā)揮。從而促進(jìn)我國(guó)的綜合國(guó)力及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)在城建檔案管理中應(yīng)用的必要性

筆者所在的單位是城建檔案系統(tǒng)，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史真實(shí)記錄，是城市建設(shè)歷史的記憶載體，它來(lái)源于城市建筑、用地、規(guī)劃、市政公用設(shè)施工程、人防、軍事工程等各個(gè)方面，內(nèi)容包括地下各類管線、人防設(shè)施、地上的各種建筑物、構(gòu)筑物和各種公共設(shè)施等。它的形成與管理涉及到規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、市政公用設(shè)施、建筑施工、工程監(jiān)理、建設(shè)房管等多個(gè)部門。黨的十六大報(bào)告提出了“大力推進(jìn)信息化、加快建設(shè)現(xiàn)代化”要求，《全國(guó)建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》中也提出了加快我國(guó)城建檔案信息化的要求、城建檔案信息化建設(shè)也為我國(guó)的數(shù)字城市建設(shè)提供了城市基礎(chǔ)資料。城建檔案信息化的發(fā)展戰(zhàn)略是：抓住城市信息化建設(shè)、政府職能轉(zhuǎn)變、政務(wù)信息公開(kāi)和實(shí)施電子政務(wù)的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化與本地信息化建設(shè)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。在實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)城建檔案信息化工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。

2.實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化的意義

通過(guò)計(jì)算機(jī)信息化在城建檔案中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)城市建設(shè)信息資源的查找及儲(chǔ)存，并且具有高效性和適用性。城建檔案能夠?yàn)槌鞘刑峁┝己玫陌l(fā)展技術(shù)參考及資料研究，運(yùn)用科學(xué)的數(shù)據(jù)及實(shí)踐基礎(chǔ)為城建提供優(yōu)良的經(jīng)驗(yàn)，使城市建設(shè)向科學(xué)、合理、完善的發(fā)展方向，能夠正確引導(dǎo)城市建設(shè)的方向，促進(jìn)城市建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)維護(hù)國(guó)家的合法權(quán)益。城市建設(shè)檔案的管理內(nèi)同及本質(zhì)主要是通過(guò)合理的技術(shù)建設(shè)具有科學(xué)性、數(shù)字化的管理系統(tǒng)，并通過(guò)這一系統(tǒng)的運(yùn)行，為城市提供數(shù)字化的建設(shè)基礎(chǔ)。

3.城建檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

分析近年來(lái)，全國(guó)城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面做了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨(dú)立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過(guò)程，有資料表明，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入普及，目前全國(guó)大中城市的城建檔案館中已有三分之一完成了館內(nèi)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。但隨著數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)及其外圍設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進(jìn)，城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)的工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求。

（1）首先，系統(tǒng)在功能的設(shè)計(jì)方面存在缺陷，缺乏能動(dòng)性、整體性、簡(jiǎn)易性與高效性，同時(shí)還不具備多樣性、多元化、統(tǒng)一性等特點(diǎn)，使功能在使用就那個(gè)過(guò)程中存在一定的制約，并且跟不上城市中各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)的基本要求，呈現(xiàn)落后的現(xiàn)象，阻礙城建檔案的發(fā)展與優(yōu)勢(shì)的最大發(fā)揮。

（2）在系統(tǒng)的創(chuàng)建過(guò)程中，缺乏流程的規(guī)范性與統(tǒng)一性，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，業(yè)務(wù)的流程及管理流程、信息輸送流程以及文件使用流程中均缺乏流程的欠缺現(xiàn)象，使各個(gè)部分自行運(yùn)行，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)整體性與統(tǒng)一性，缺乏良好的結(jié)合，主要是由于管理上的缺陷，導(dǎo)致各個(gè)流程的缺乏。

（3）受控于技術(shù)體系限制，現(xiàn)時(shí)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)成果不能被系統(tǒng)有效的嵌入，無(wú)法形成真正意義的元文件，更無(wú)法進(jìn)行元文件的管理與控制，從而不能實(shí)現(xiàn)文件連續(xù)體管理模式。

4.構(gòu)建新型的城建檔案信息系統(tǒng)該系統(tǒng)是采用集成的理念

建設(shè)新型的城建檔案信息管理系統(tǒng)，有利于完善城建檔案的管理，真正做到以復(fù)位為基礎(chǔ)核心的檔案服務(wù)功能。將信息的管理與應(yīng)用統(tǒng)一為一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)信息化的整體性與統(tǒng)一性。將服務(wù)、控制、管理、制約等服務(wù)加入系統(tǒng)建設(shè)中，為用戶提供一個(gè)全面、具體、安全、高效的服務(wù)環(huán)境。同時(shí)增加經(jīng)濟(jì)效益，提高管理功能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)最優(yōu)化、管理自動(dòng)化的管理。

（1）城建檔案管理系統(tǒng)技術(shù)依據(jù)隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展、各種技術(shù)體系的日趨完善，為實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化提供了充足的技術(shù)依據(jù)。1）分布式計(jì)算體系的理論成熟及其在全球范圍內(nèi)的成功應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)城建檔案集成管理與集成服務(wù)提供了契機(jī)與支持。2）各種數(shù)字化產(chǎn)品的發(fā)展迅速，為城建檔案的形成、整理、保管、利用提供了介質(zhì)保證，使元文件的運(yùn)動(dòng)管理成為可能。3）OA、GIS（地理信息系統(tǒng)）、MIS、CRM（就是客戶關(guān)系管理）、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的日漸成熟與完善，確保了管理與服務(wù)的統(tǒng)一。4）國(guó)家關(guān)于城建檔案與電子文件管理的相應(yīng)法規(guī)、流程與標(biāo)準(zhǔn)的完善，使城建檔案的管理更加有章可循，使建造一個(gè)綜合性管理系統(tǒng)成為可能。5）數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)的成熟，為城建檔案集成管理與集成服務(wù)提供了有力保證。

（2）城建檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)基于檔案管理日益向國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化、合作化、職業(yè)化、社會(huì)化方向的發(fā)展，同時(shí)電子文件的管理趨于文件與檔案管理業(yè)務(wù)流程集成、各種檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)集成、文檔管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)及其業(yè)務(wù)流集成、文檔管理系統(tǒng)與數(shù)字信息資源管理系統(tǒng)集成的前提，當(dāng)前構(gòu)建一套數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)：1）高度集成性：實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)功能管理、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、地下管線管理、聲像檔案管理、地理信息平臺(tái)、客戶關(guān)系管理的高度集中。2）高擴(kuò)展性與兼容性：實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)操作；實(shí)現(xiàn)與其他成熟應(yīng)用系統(tǒng)的對(duì)接；實(shí)現(xiàn)各種文件載體的關(guān)聯(lián)與兼容。3）SOAPXML：以XML作為數(shù)據(jù)封裝標(biāo)準(zhǔn)，以SOAP作為數(shù)據(jù)通信標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)WEBSERVICE技術(shù)。4）文件連續(xù)體：實(shí)現(xiàn)文件從產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)到歸檔全過(guò)程數(shù)字化封裝及控制，保證文件準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠、完整。5）嚴(yán)格遵守《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范GB/T50323-2001》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001》兩個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

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