知識管理在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

丁麗麗 李 凱 金 明

知識管理在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

丁麗麗 李 凱 金 明

傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式與管理理念已經(jīng)逐漸不適合現(xiàn)代企業(yè)，知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟時代要求的新型管理模式，是迎接新時代挑戰(zhàn)的重要戰(zhàn)略。同時辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)運營所扮演的角色越來越重要，運用辦公自動化系統(tǒng)可以節(jié)省時間，提高效率。本文論述了辦公自動化技術(shù)的研究背景、相關(guān)概念和知識管理和辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)系及兩者融合的必要性和意義，主要介紹了工作流、工作流管理及知識管理等技術(shù)，并且闡述了基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)的主要功能。通過論述可以得知以知識管理為中心的辦公自動化系統(tǒng)的提出，必將提高企事業(yè)單位的辦公效率和企業(yè)競爭力。

知識管理 辦公自動化 工作流 企業(yè)

隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，人類進入到了知識經(jīng)濟時代，知識正在成為創(chuàng)新的核心，知識創(chuàng)新成為知識經(jīng)濟發(fā)展的最主要的動力源泉，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)信息化建設(shè)的核心。目前，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展到了以知識管理為核心的第三代辦公自動化。知識管理是一種先進的管理模式，將知識管理和辦公自動化系統(tǒng)緊密聯(lián)系必將大大提高辦公系統(tǒng)的效率?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)可以快速有效地接收各種上級機構(gòu)文件和下級機構(gòu)的上報信息，并組織、協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)內(nèi)的各種信息，使用戶能夠方便、快捷地獲取所需信息，為用戶的日常工作提供必要的決策服務(wù)。

一、辦公自動化的概念及研究背景

所謂辦公自動化，是指利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學、管理科學等技術(shù)，不斷地使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現(xiàn)辦公活動的科學化和自動化。

近年來，隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展和政府企業(yè)的職能和規(guī)模的壯大，對于可提高工作效率和強化管理的辦公自動化系統(tǒng)的需求越來越多，并要求其具有功能全面性。因此辦公自動化系統(tǒng)借助最新的各種計算機和通信技術(shù)，逐漸發(fā)展為現(xiàn)在具有內(nèi)部通信和信息發(fā)布平臺、文檔管理自動化、工作流程自動化和輔助辦公的集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。

二、辦公自動化系統(tǒng)與知識管理融合的必要性及意義

隨著計算機技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等的飛速發(fā)展和應(yīng)用，使辦公自動化（OfficeAutomation，OA）的發(fā)展呈現(xiàn)出新的景象，從傳統(tǒng)OA到現(xiàn)代OA已經(jīng)歷經(jīng)了三個時代和兩次跨越。

第一代OA以個人電腦的出現(xiàn)和應(yīng)用為背景，依托簡單的聯(lián)網(wǎng)，以文件交換為主，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍。但文檔處理能力、協(xié)作型工作處理能力以及企業(yè)級信息集成能力較差，信息仍是高度孤立的。

第二代是OA依托個人電腦的大量普及應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟和普及。它以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以工作流為主要技術(shù)手段，但是難以實現(xiàn)隨時隨地、移動的辦公，因而難以實現(xiàn)企業(yè)資源利用最大化，而且系統(tǒng)開發(fā)和操作使用復(fù)雜，投資昂貴，得不到充分的推廣。

第三代OA不僅模擬和實現(xiàn)了工作流的自動化，還模擬和實現(xiàn)了工作流中每一個單元和每一個工作人員運用知識的過程。第三代OA系統(tǒng)具有幾個突出的特點：實時通信（員工與專家可以網(wǎng)上實時交流）、信息廣泛集成的內(nèi)容編目、知識門戶的構(gòu)造。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設(shè)都是知識管理的要素。因此，第三代辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現(xiàn)的基礎(chǔ)是知識管理技術(shù)。

在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務(wù)來進行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業(yè)務(wù)效率。傳統(tǒng)OA中的信息是以單純的文檔、或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA不僅提供基本的信息和事務(wù)管理平臺，還關(guān)注這些信息和業(yè)務(wù)過程中所包含的知識，并利用系列知識管理工具實現(xiàn)對其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲和利用，以支持企業(yè)知識型組織的建立?？梢哉f知識管理是傳統(tǒng)辦公自動化和新一代辦公自動化的主要區(qū)別。

三、相關(guān)技術(shù)介紹以及應(yīng)用

基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)作為一種更高層次的管理系統(tǒng)，它的實現(xiàn)技術(shù)主要有工作流及工作流技術(shù)和知識管理技術(shù)?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)的功能越來越強大，在社會生活中的應(yīng)用也越來越廣泛，已經(jīng)在很大程度上提高了辦公效率，同時也提高了辦公的可靠性，從而提高企業(yè)的競爭力。

1．工作流技術(shù)以及工作流管理技術(shù)。工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行。

在工作流管理系統(tǒng)的支撐下，通過集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件和操作人員的界面操作，能夠良好的完成對企業(yè)經(jīng)營過程運行的支持。不同的工作流管理系統(tǒng)具有不同的應(yīng)用范圍和實施方式，從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統(tǒng)，可以發(fā)現(xiàn)所有的工作流管理系統(tǒng)都提供以下的三種功能：（1）建立階段功能：主要考慮工作流過程和相關(guān)活動的定義和建模功能。在這個階段，利用一個或多個建模技術(shù)與工具，完成實際的經(jīng)營過程到計算機可處理的形式化定義的轉(zhuǎn)化。（2）運行階段的控制功能：在一定的運行環(huán)境下，執(zhí)行工作流過程，并完成每個過程中活動的排序和調(diào)度功能。它解釋已經(jīng)創(chuàng)建好的工作流模型，根據(jù)模型來調(diào)度一個過程中不同的任務(wù)并且激活相應(yīng)的人或應(yīng)用程序。過程控制實際上由稱為工作流引擎的軟件模塊來完成。（3）運行階段的人機交互功能：實現(xiàn)各種活動執(zhí)行過程中用戶與應(yīng)用程序之間的交互。一個過程的任務(wù)通常是由參與人員通過使用一定的應(yīng)用程序(如報表生成器)或者涉及信息處理操作。如果要在不同的任務(wù)之間傳送控制信息以及其他數(shù)據(jù)，或者要激活某個應(yīng)用程序，就必須不斷地與過程控制軟件交互。

2．知識管理技術(shù)。知識管理是一個系統(tǒng)工程，目標是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識和有效地利用知識。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題，意味著在恰當?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取適合的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作。

在傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)的功能較為單一，不能滿足辦公需求，在知識管理成為新型的信息化管理模式的形勢下，將知識管理和辦公自動化結(jié)合必將在很大程度上提高效率?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)，融合了信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體，實現(xiàn)了從已有的“工作流應(yīng)用系統(tǒng)”到更高級的“決策智能系統(tǒng)”的革命性轉(zhuǎn)變，使其在安全性、管理性、開放性和開發(fā)環(huán)境方面獨具優(yōu)勢。并且它強調(diào)以知識管理為核心，提供了豐富的學習功能與知識共享機制，大大提高了企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，第三代辦公自動化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息。因此，基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)在成為很多政府企業(yè)辦公地理想選擇。

3．辦公自動化系統(tǒng)的主要應(yīng)用?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)包括基本的日常辦公功能，主要有日程安排、文件管理、記事簿、通訊錄、郵件收發(fā)和個人設(shè)置。由于企業(yè)內(nèi)部存在不用的專屬管理部門、分管不同的業(yè)務(wù)，因此，系統(tǒng)還為部分部門提供相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理環(huán)境。作為企業(yè)辦公的管理平臺，辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了個人信息和業(yè)務(wù)信息的綜合管理功能。不同部門的人員，所從事的業(yè)務(wù)不同，系統(tǒng)為他們賦予不同的角色，并提供不同的交互界面。

四、結(jié)束語

當前是知識經(jīng)濟的時代，知識管理是企業(yè)在面臨一種新形勢下的戰(zhàn)略性反映，在市場全球化、一體化的浪潮中，在知識經(jīng)濟時代，它成為企業(yè)最重要的管理工具和管理內(nèi)容。知識管理將會滲透于信息系統(tǒng)建設(shè)的方方面面，在信息建設(shè)中得到融合與體現(xiàn)。以知識管理為中心的辦公自動化系統(tǒng)的提出，必將提高企事業(yè)單位的辦公效率和企業(yè)競爭力。

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