淺談商業(yè)銀行檔案管理

牛娟娟

（新疆沙灣農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司　新疆沙灣　832100）

淺談商業(yè)銀行檔案管理

牛娟娟

（新疆沙灣農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司新疆沙灣832100）

金融全球化是一種不可阻擋的趨勢，它為世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來了活力，也對發(fā)展中國家的金融體系產(chǎn)生了巨大的影響。在對中國經(jīng)濟(jì)和金融發(fā)展帶來了機(jī)遇，有利于吸引外資和先進(jìn)的金融運(yùn)作經(jīng)驗引入國內(nèi)，提高金融效率，增強(qiáng)核心競爭力。同時也制造了金融風(fēng)險環(huán)境，加劇了銀行的脆弱性，加大了金融監(jiān)管的難度，對銀行業(yè)的發(fā)展提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。銀行檔案是銀行的重要信息資源，加強(qiáng)檔案管理，對銀行業(yè)的發(fā)展具有十分重要的理論意義和實踐價值。

商業(yè)銀行銀行檔案檔案管理

銀行是現(xiàn)代金融業(yè)的主體，是國民經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。作為金融業(yè)的核心，銀行檔案密切地關(guān)系到客戶、企業(yè)法人、公共利益和組織的權(quán)益，關(guān)系到銀行發(fā)展前景和保障自身權(quán)益，更關(guān)系到國家金融安全和社會穩(wěn)定。隨著經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展，國家對于金融產(chǎn)品和金融交易的安全性要求越來越高，因此，銀行業(yè)對銀行檔案，特別是對最核心的業(yè)務(wù)檔案管理的安全性和穩(wěn)定性方面提出了更高的要求。

一、商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)狀分析

某商業(yè)銀行的前身是農(nóng)村信用合作社，它是通過股份制改造成為商業(yè)銀行。目前商業(yè)銀行的檔案分類，主要有文書、會計、基建、聲像、照片、實物檔案等類；其機(jī)構(gòu)設(shè)置的一般情況是，銀行總行辦公室下設(shè)有綜合檔案室，負(fù)責(zé)各類檔案的統(tǒng)一管理；設(shè)有專職和兼職檔案員；在保管方式上，銀行檔案采取由總行集中統(tǒng)一保管的方式；檔案工作評級情況，XX銀行正在積極準(zhǔn)備新疆維吾爾自治區(qū)檔案工作二級評定相關(guān)工作；檔案數(shù)字化情況，XX銀行的檔案管理使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案目錄實現(xiàn)了數(shù)字化，對永久保管的檔案實物進(jìn)行了掃描歸檔。

1.業(yè)務(wù)的擴(kuò)展帶來檔案管理的多元化與復(fù)雜化。近年來，受國際經(jīng)濟(jì)、金融環(huán)境變化的影響，國際銀行業(yè)經(jīng)歷了一個金融創(chuàng)新的高潮。大量的金融新業(yè)務(wù)被創(chuàng)造出來，商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)范圍得到了極大拓展，銀行業(yè)的混業(yè)經(jīng)營已成為一種全球性的發(fā)展趨勢。業(yè)務(wù)拓展是商業(yè)銀行持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，各大銀行業(yè)務(wù)的創(chuàng)新相繼出現(xiàn)，如黃金業(yè)務(wù)、基金理財業(yè)務(wù)、投資業(yè)務(wù)和中間業(yè)務(wù)等新品種，同時大量銀行業(yè)務(wù)文件材料也隨之產(chǎn)生。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下銀行內(nèi)部控制和審計工作逐步加強(qiáng)，金融分線管理受到高度重視，由此也形成了大量銀行內(nèi)部管理檔案。甚至一些商業(yè)銀行的檔案庫房面積的增長速度還是趕不上檔案數(shù)量的增加。

2.機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)型帶來的檔案管理難度。新時期、新形勢下，伴隨著金融領(lǐng)域改革步伐的邁進(jìn)，商業(yè)銀行檔案工作雖然取得一定成績，但仍存在不足和短板。同時，檔案管理工作中管理體制、管理方式、管理模式、管理流程、管理隊伍、管理設(shè)施等方面也暴露出一些問題。這些問題涵蓋管理活動的各個環(huán)節(jié)，并且對檔案管理工作的開展形成不小的阻力。

3.信息化的快速發(fā)展對商業(yè)銀行檔案管理帶來的沖擊。隨著信息技術(shù)的變革和企業(yè)管理的創(chuàng)新也對企業(yè)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。銀行業(yè)務(wù)的發(fā)展加快了銀行業(yè)務(wù)檔案信息化的推進(jìn)速度，也對檔案信息化建設(shè)提出了更高更嚴(yán)格的要求。業(yè)務(wù)的迅速拓展在一定程度上制約了銀行檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4.商業(yè)銀行的快速發(fā)展使檔案人員嚴(yán)重不足。當(dāng)前的銀行業(yè)務(wù)檔案管理，仍然處于被動局面。由于業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、編目、保管等基礎(chǔ)工作的滯后或脫節(jié)，使得業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化和檔案著錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)無法正常地開展，以至檔案信息化系統(tǒng)難以正常運(yùn)行；同時也使得檔案人員不得不應(yīng)付積存檔案，難以集中精力投身于檔案信息化發(fā)展和信息資源開發(fā)利用中去；日積月累，積重難返，要使商業(yè)銀行檔案管理工作步入正軌更是難上加難。

（二）當(dāng)前銀行檔案管理存在的問題

1.檔案意識薄弱。首先是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持程度不夠。從形式上看是一項軟任務(wù)，因此在領(lǐng)導(dǎo)繁多的重要議事日程上難以占據(jù)優(yōu)先位置，存在著重業(yè)務(wù)，輕檔案的傾向。

其次，干部員工對檔案工作認(rèn)識不足。由于對檔案工作的認(rèn)識不足，致使一些兼職檔案人員僅將收集的票證資料簡單裝訂就算完事，真正從事檔案工作時間少之甚少，更談不上歸檔質(zhì)量以及檔案的開發(fā)利用了。

2.檔案利用效率低下。保管檔案是開發(fā)利用的前提，而利用又是檔案工作的重中之重。平時的實際工作中，對檔案都是重管理，輕利用，只注重收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。

3.檔案提供利用服務(wù)不到位。服務(wù)手段落后，缺乏橫向交流。雖然大多數(shù)檔案已引進(jìn)計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，但檔案的加工、存儲和開發(fā)利用仍處于低效率的手工操作階段，檔案信息資源相對封閉，在開發(fā)利用上沒有很好的展開橫向協(xié)作交流。

4.檔案信息資源開發(fā)不力。檔案編研存在重整編、輕研究深化的現(xiàn)象，缺乏深層次的、能緊跟社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，滿足市場需求以及切合社會熱點問題，適應(yīng)社會形勢的編研成果。

5.信息交流平臺不暢。商業(yè)銀行檔案查閱利用只能通過檔案管理人員查閱，缺乏一個安全、通暢、共享的信息交流平臺，反而抑制了銀行檔案的利用、交流。

二、商業(yè)銀行檔案的重要作用

商業(yè)銀行在整個經(jīng)營管理過程中積累的檔案資料，是對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展歷程的真實記錄，是對社會文明的傳承，是整個社會的寶貴財富，其價值主要體現(xiàn)在：

1.通過管理檔案來記錄經(jīng)營管理活動全過程。銀行檔案人員通過連續(xù)地對記錄在各種載體（如紙質(zhì)、膠片、光盤等等）上的各門類檔案的收集、整理、鑒定、保護(hù)、利用，能夠使銀行檔案真實、全面、系統(tǒng)地再現(xiàn)銀行經(jīng)營管理活動。

2.檔案是提供服務(wù)的保障。銀行檔案所具有的專業(yè)內(nèi)容，若再加上專業(yè)化的管理，就能在銀行的經(jīng)營管理工作中起到服務(wù)、保障等關(guān)鍵作用，為業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)、為商行領(lǐng)導(dǎo)的決策、信貸資產(chǎn)管理、資產(chǎn)保全、債權(quán)追索、各類經(jīng)濟(jì)案件的清查等提供了原始翔實的依據(jù)，更為防范和化解金融風(fēng)險、提升優(yōu)質(zhì)文明服務(wù)發(fā)揮了重要的作用。

3.通過整理檔案促進(jìn)內(nèi)部控制。銀行檔案的收集、整理、交接、利用過程，就體現(xiàn)為對本單位經(jīng)營管理活動的監(jiān)督和控制。在案件查處和責(zé)任追究工作中銀行檔案具有的舉證作用，又促進(jìn)了銀行的依法合規(guī)經(jīng)營和工作效能的提升。

4.維護(hù)銀行自身與客戶的合法權(quán)益。業(yè)務(wù)檔案是銀行資產(chǎn)和權(quán)益的重要憑證，完整齊全的檔案有利于維護(hù)銀行自身與客戶的權(quán)益，明確地處理業(yè)務(wù)糾紛，并有效地防范和化解風(fēng)險。

5.通過檔案編研來弘揚(yáng)企業(yè)文化。通過銀行的文書檔案、照片檔案、聲像檔案和實物檔案的梳理、編研，可以宣傳銀行的悠久發(fā)展史、良好信譽(yù)度和驕人的業(yè)績，有利于銀行樹立良好的社會形象，增強(qiáng)市場競爭力。同樣，通過對檔案的整理，可以開辟專門的行史陳列室或榮譽(yù)陳列室，通過定期的參觀來教育員工，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和使命感，激勵他們?yōu)槠髽I(yè)未來發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策，積極投身到企業(yè)壯大發(fā)展的隊伍中。

三、加強(qiáng)商業(yè)銀行檔案管理的對策

商業(yè)銀行的檔案工作，不同于銀行的業(yè)務(wù)經(jīng)營，不能給銀行帶來直接的收入和利潤，相反還需要耗費銀行一定的人力、物力和財力。在商業(yè)銀行追求銀行價值最大化、股東回報最大化這一新形勢下，如何平衡實現(xiàn)銀行收益最大化與發(fā)揮銀行檔案在經(jīng)營管理中價值最大化兩者之間的關(guān)系，是所有銀行檔案從業(yè)人員職責(zé)所在。具體要做好以下幾個方面的工作。

1.增強(qiáng)全行員工的檔案意識。一方面，要及時搜集本行各類檔案的利用效果，積極宣傳利用檔案成功維護(hù)銀行權(quán)益、為銀行經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的典型事例，使全行員工了解銀行各類檔案的內(nèi)容、作用和收集范圍，在日常工作中自覺做好檔案的收集整理工作；另一方面，檔案室可以采取定期、不定期或集中征集的方式，面向全行員工征集能夠記錄本行歷史、主要職能活動和各項業(yè)務(wù)發(fā)展，具有保存價值的照片檔案、實物檔案和音像檔案，并為員工利用本行檔案提供便利。通過這些活動，增強(qiáng)全行上下對檔案工作的參與意識和積極支持。

2.經(jīng)營業(yè)績和檔案管理要兩手抓。由于檔案發(fā)揮其價值的間接性，若商業(yè)銀行只重視經(jīng)營管理，而沒有給予檔案工作相應(yīng)的重視與支持，檔案工作就會制約業(yè)務(wù)發(fā)展和風(fēng)險控制的發(fā)展，最終必然影響本單位經(jīng)營管理整體水平的提高。為促使商業(yè)銀行各項工作的健康良好開展，應(yīng)當(dāng)做到兩手抓，建立與現(xiàn)代商業(yè)銀行發(fā)展相適應(yīng)的銀行檔案管理體制，從實際出發(fā)，因“行”制宜，建立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。檔案工作應(yīng)同業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同檢查、同落實、同總結(jié)，將基層支行的檔案工作完成情況納入績效考核中去，與業(yè)務(wù)工作一樣同步發(fā)展，共同提高。

3.增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案工作只有貼近本行業(yè)務(wù)，增加服務(wù)功能，提高信息服務(wù)質(zhì)量，才能提高檔案工作的地位，贏得本行各部門對檔案工作的支持。首先，在服務(wù)內(nèi)容上要緊緊圍繞商業(yè)銀行經(jīng)營發(fā)展的需要，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富資料種類，積極開發(fā)檔案信息資源；其次，在服務(wù)方式上銀行檔案部門可以發(fā)揮自身檔案品種齊全、時間連續(xù)、分類科學(xué)、檢索方便的優(yōu)勢，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策獻(xiàn)計獻(xiàn)策，為各業(yè)務(wù)口經(jīng)營需要提供準(zhǔn)確、高效、快捷的數(shù)據(jù)資料。

4.提高從業(yè)人員素質(zhì)。檔案工作是一項非常重要的工作，同時也是一項繁瑣而又默默無聞的工作。全面加強(qiáng)商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案的管理，首先要注意挑選既熟悉銀行財會業(yè)務(wù)，又熱愛檔案工作的員工來擔(dān)任檔案員；其次要保持檔案人員的相對穩(wěn)定；第三要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。通過組織外出參觀學(xué)習(xí)交流、開展檔案工作檢查評比等方式，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)和凝聚力，促進(jìn)檔案工作順利開展。

5.大力開發(fā)檔案資源，編研特色材料。在內(nèi)容上服從于本行的市場競爭策略和發(fā)展戰(zhàn)略，形成自己有別于同業(yè)的獨特優(yōu)勢。編研材料要緊密圍繞經(jīng)營管理活動，關(guān)注業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)和市場熱點，跟蹤主流媒體宣傳重點，使編研內(nèi)容客觀翔實，題材廣泛。同時優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富資料種類，通過對銀行檔案資源的深度挖掘和充分利用，使之為銀行帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，不斷為銀行創(chuàng)造價值。

6.優(yōu)化服務(wù)，加強(qiáng)協(xié)作交流。（1）大力宣傳室藏，亮出家底，有針對性地開展檔案陳列展覽，開展咨詢服務(wù)等。（2）要加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，將檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為檔案信息數(shù)據(jù)庫，使用戶能方便快捷地利用檔案信息資源，從而提高檔案的服務(wù)能力。（3）加強(qiáng)協(xié)作交流，建立檔案協(xié)作小組，定期或不定期開展協(xié)作組活動，探討和交流檔案工作。（4）建立計算機(jī)檢索系統(tǒng)，編制多種檢索工具，增加檢索途徑，最大限度地揭示檔案信息，以滿足從不同角度查找檔案的需求，為檔案利用提供條件，使檔案的開發(fā)利用更方便、快捷、準(zhǔn)確、及時，從而更好地提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

［1］孫紅秀.商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀研究.

［2］張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策.

［3］李良軍.淺談商業(yè)銀行會計檔案管理現(xiàn)狀.

［4］李貴義.商業(yè)銀行檔案工作的價值創(chuàng)造.

［5］曹宏.淺談如何做好銀行檔案管理工作.