高校電子檔案資源管理的研究

摘 要：由于計算機技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理使用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行檔案管理提高了整理檔案的效率，加快了電子檔案的建設(shè)。本文首先論述了目前部分高校電子檔案存在的主要問題，并且分析了電子檔案管理的利弊，以及提出了如何加強檔案管理的主要對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號：TP399

1 目前高校電子檔案中存在的主要問題

目前，仍有部分院校在整理檔案時采用傳統(tǒng)的手工模式，沒有上升到“電子”的高度，存在著以下幾點問題：

1.1 工作量大：每年高校都要招入和遷出一大部分學(xué)生，學(xué)校的生活環(huán)境使得學(xué)生和教師的檔案發(fā)生著一些數(shù)據(jù)的變動，由于各大院校的錄取和遷出、就業(yè)、出國深造等不同的情況下，每一年全國的檔案數(shù)據(jù)變化都很大，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)量大，變化、更改頻繁的趨勢，這種趨勢造成了管理檔案資源困難，在管理檔案資源方面需要耗費大量的人力物力等[1]。

1.2 電子信息化方面還需提高：現(xiàn)階段，信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)已經(jīng)成為處理事物的有效手段，然而在電子檔案方面還沒有發(fā)揮它的長處。大部分高等院校的檔案管理還是以紙質(zhì)的形式體現(xiàn)出來，電子信息管理檔案資源主要是對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、檢索等功能?，F(xiàn)如今的電子檔案還處于初級階段，對于強大的功能還未開發(fā)使用出來，檔案管理人員對于使用電子檔案進(jìn)行管理還不算太熟悉，還沒有充分發(fā)揮使用計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案的管理。

1.3 檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：各大院校在檔案管理操作方面步調(diào)是不相同的，它們根據(jù)自身學(xué)校規(guī)章制度的不同，對檔案的管理操作方面各有差別，所以，對檔案管理操作的統(tǒng)一程度不高，大部分的院校不會退讓或者改變等，它們會根據(jù)自身的規(guī)范進(jìn)行治理檔案，這就為統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理帶來了許多的不便，使得工作效率下降[2]。

1.4 遠(yuǎn)距離流通過于頻繁：每年各大院校都會出現(xiàn)新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等現(xiàn)象，由于學(xué)生的流通行很大，檔案經(jīng)常傳送在距離較遠(yuǎn)的地方，例如跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況，這就使得檔案管理非常的麻煩。

2 高校電子檔案的利弊

2.1 使用電子檔案管理的好處

使用電子檔案的管理有著許多的優(yōu)點，首先，它能夠很快的提高整理檔案的工作效率，與使用傳統(tǒng)的檔案管理資源的模式相比較，電子檔案管理可以減少大量的人力物力資源。傳統(tǒng)的檔案管理要對檔案進(jìn)行記錄、修改和抄寫，并且在手工記錄過程中還容易出錯。使用電子計算機技術(shù)在檔案的整理、收集存儲和分類過程中變得非常的方便，并且也避免了電子檔案管理中出現(xiàn)的失誤。其次，使用電子檔案進(jìn)行資源管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享與交流。使用傳統(tǒng)的檔案管理模式來整理檔案過于復(fù)雜和繁瑣，對于遠(yuǎn)距離的傳輸和傳送也非常的不便，造成檔案信息更新過慢，在查找檔案資料時十分困難。使用高效的電子檔案管理可以實現(xiàn)一套檔案管理體系，能夠使信息快速更新、查找方便。最后，使用電子檔案管理的方式進(jìn)行檔案的保存與管理不受保存方式和環(huán)境的影響，可以代替紙質(zhì)文檔減少一定的環(huán)境污染，提高環(huán)境資源的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理可能受環(huán)境和濕度的影響，使得紙質(zhì)文檔的壽命降低、易損壞。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合當(dāng)今社會的發(fā)展，在以后的高校中應(yīng)該使用電子檔案管理資源。

2.2 使用電子檔案管理的弊端

電子檔案管理也在存儲和使用過程中也存在一定的風(fēng)險，首先體現(xiàn)在對于使用傳統(tǒng)的檔案管理模式時，可能會出現(xiàn)一次的筆誤或者是在檔案的處理過程中出現(xiàn)小的失誤，它所產(chǎn)生的影響范圍較小。如果我們使用計算機來處理大量的電子文檔時，由于計算機能夠處理和接受大量的數(shù)據(jù)，所以在處理過程中失誤會造成不堪設(shè)想的后果。除此之外，如果使用電子檔案處理文件時如果文件不能即使的更新，就有可能造成文件信息的缺失。另外使用電子檔案進(jìn)行管理時，由于計算機內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以在電子檔案的傳遞和傳輸中可能會丟失部分信息，使得檔案的數(shù)據(jù)性不完整。其次，電子檔案可以出現(xiàn)在不同的介質(zhì)上，所以通常使用特定的設(shè)備進(jìn)行信息的存儲和維護(hù)等。由此造成了檔案的管理離不開計算機軟件等?，F(xiàn)階段，對于使用電子檔案管理來講，如果系統(tǒng)的兼容性不夠完善，可能使檔案里面的信息全部丟失，從而造成一些不必要的麻煩。

3 加強高校電子檔案管理的主要對策

3.1 完善檔案管理機制，加強檔案管理的能力

高校的領(lǐng)導(dǎo)人員要加強對檔案的管理能力，把檔案的管理能力提到議事日程上來，重視檔案管理的能力。要建立完善的檔案管理組織機構(gòu)，學(xué)?？梢栽O(shè)置單獨的檔案管理部門，實行統(tǒng)一的管理，并且可以將檔案管理部門分為若干個小的部門，每個小的部門分清自己的職責(zé)所在，這樣可以使每個部門明確各自的工作職責(zé)，檔案管理人員統(tǒng)一管理[4]。

3.2 提高檔案管理人員的技能

檔案工作人員應(yīng)該提高自身素質(zhì)，在工作過程中態(tài)度端正、恪守工作紀(jì)律。除此之外，還要提高自己的技術(shù)能力，現(xiàn)如今，檔案的管理都是用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行發(fā)展與維護(hù)，所以，我們應(yīng)該積極參加培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠很快的進(jìn)入工作狀態(tài)，為維護(hù)檔案管理獻(xiàn)出一份力量。

3.3 加強電子檔案存儲設(shè)備及提高網(wǎng)絡(luò)的安全性

使用電子檔案進(jìn)行資源管理的第一步是保證存儲設(shè)備的安全性，做到定時對軟硬件進(jìn)行清理和維護(hù)、更新升級等。保證電子存儲設(shè)備能夠正常運作，使其處于一個良好的狀態(tài)。在存儲檔案期間，應(yīng)該定期對檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)資源丟失或毀壞。在加強網(wǎng)絡(luò)安全性方面應(yīng)該做到使用防火墻或者安裝殺毒軟件進(jìn)行殺毒，還可以通過驗證身份的方法防止病毒侵害。通過使用以上方法來加強電子檔案存儲設(shè)備的安全性，這樣才能確保文件在傳輸過程中的安全、可靠以及穩(wěn)定。在以后的工作中，應(yīng)該不斷的創(chuàng)新和改革先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷提高電子檔案管理資源的安全性。

3.4 重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理中我們應(yīng)該重視標(biāo)準(zhǔn)化，在整理檔案過程中經(jīng)常會出現(xiàn)重復(fù)、雜亂無章的情景，為了避免出現(xiàn)無章可循、混亂的局面，我們應(yīng)該設(shè)置檔案標(biāo)準(zhǔn)化，制定標(biāo)準(zhǔn)化工作。制定標(biāo)準(zhǔn)化工作的第一步是維持檔案的工作秩序，通過維持檔案的工作秩序可以取得各種效益的保障。制定標(biāo)準(zhǔn)化工作的第二步是學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，通過學(xué)習(xí)來充實和發(fā)展自己[5]。

4 結(jié)束語

該論文首先介紹了檔案管理存在的主要問題，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段，使用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，由于經(jīng)濟的發(fā)展迅速和人口的流動性較大，造成檔案的數(shù)據(jù)量非常的大，所以我們需要通過使用先進(jìn)的計算機技術(shù)來管理高校檔案?，F(xiàn)階段，用電子檔案進(jìn)行資源的管理，并且在本文中詳細(xì)的介紹了電子檔案管理的益處和弊端，使用電子檔案進(jìn)行管理既有優(yōu)點也有缺點，最后講述了加強高校電子檔案管理的決策。只有在日常生活中加強決策的實施、重視檔案管理的工作，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，使用電子檔案管理在檔案的整理過程中提高了效率和資源數(shù)據(jù)的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊，2008（06）：67-73

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[3]徐維，張文友.我國電子文件管理現(xiàn)狀與走勢[J].檔案建設(shè)，2000.

[4]劉銀華.淺談高校檔案館的電子檔案管理[J].科教文匯，2008.

[5]楊小華，唐日梅.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報，2006（01）.

作者簡介：劉冬梅（1973-），女，山東章丘人，基礎(chǔ)部計算機教研室副主任，副教授，碩士，研究方向：計算機應(yīng)用。

作者單位：山東警察學(xué)院，濟南 250014