Excel在國家助學(xué)金管理中的高級(jí)應(yīng)用

摘 要：Excel是功能強(qiáng)大的工具，給我們的工作帶來了太多方便，但要想實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算與分析，如我們?cè)趪抑鷮W(xué)金管理中要搞一些統(tǒng)計(jì)的話，用常規(guī)的方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且容易出錯(cuò)，而我們靈活運(yùn)用Excel函數(shù)功能可以輕松地進(jìn)行編輯與統(tǒng)計(jì)。

關(guān)鍵詞：Excel；國家助學(xué)金；學(xué)生信息；重復(fù)記錄；連片地區(qū)；效率

中圖分類號(hào)：TP391.13

凡是從事過中職國家資助管理的老師們，都知道資助管理的工作量大，數(shù)據(jù)交錯(cuò)復(fù)雜，從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)都在一張Excel電子表中來實(shí)現(xiàn)，為了更好的管理這張工作表，善用Excel軟件能極大地提高工作效率，下面是根據(jù)平時(shí)國家助學(xué)金管理工作的實(shí)際應(yīng)用，總結(jié)了一些Excel函數(shù)的使用技巧，與大家分享。

1 錄入學(xué)生信息

國家助學(xué)金管理最大的工作量是錄入學(xué)生基本信息，學(xué)生基本信息表包括48個(gè)字段項(xiàng)內(nèi)容（如：學(xué)生姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)等），作為學(xué)生資助管理老師，為了減輕自己工作量，往往將這項(xiàng)基礎(chǔ)信息錄入工作分配給每位班主任來完成。字段多，每個(gè)學(xué)生的信息要求錄入準(zhǔn)確，對(duì)于Excel不熟的班主任老師來說，的確是一項(xiàng)很難完成的工作。本人借助函數(shù)的幫助，可以大大減少個(gè)別字段的手工錄入。

建立圖1學(xué)生基本信息表，首先用Excel軟件建立一個(gè)“國家助學(xué)金管理”工作簿，將工作表Sheet1更名為“學(xué)生基本信息”，并在學(xué)生基本信息表中分別在A1、B1、C1┅┅AU1單元格里輸入“身份證號(hào)”、“姓名”、“性別”、“出生日期”等字段。只要為每位學(xué)生準(zhǔn)確完整的輸入身份證號(hào)，C列的“性別”和D列的“出生日期”不用手工輸入，用函數(shù)填充來解決。方法是在C2中輸入表達(dá)式：“=IF（LEN（A2）=18，IF（MOD（VALUE（MID（A2，17，1）），2）=1，\"男\(zhòng)"，\"女\"），\"錯(cuò)誤\"）”，然后向下填充C1到所有記錄，性別C列就自動(dòng)填充完畢。用同樣的方法在D2中輸入表達(dá)式：“=IF（LEN（A2）=18，MID（A2，7，4）-MID（A2，11，2）-MID（A2，13，2），\"錯(cuò)誤\"）”，就可以完成出生日期的錄入。字段“姓名”、“民族”必須要手工輸入，但是“年級(jí)”、“入學(xué)年月”等相同內(nèi)容的字段，可用填充來完成。

圖1 學(xué)生基本信息表

2 查找重復(fù)記錄

作為資助管理老師，收到班主任交來的學(xué)生基本信息表，首先將這些信息表匯總到一張工作表中整理數(shù)據(jù)。但是由于各班主任交表的時(shí)間不同，前后相差十多天，這期間就會(huì)發(fā)生學(xué)生流動(dòng)，比如：一名學(xué)生在某班報(bào)了名，然后又轉(zhuǎn)到了另一個(gè)班，或者是因?qū)W生基本信息錄入老師不知情，同一名學(xué)生誤報(bào)名多次且重復(fù)錄入學(xué)生信息等原因，造成學(xué)生人數(shù)不準(zhǔn)確。在這擁有幾千名學(xué)生的工作表中，要想用排出對(duì)比法查出重復(fù)記錄的學(xué)生，少則至少要一天。為了快速準(zhǔn)確的查找重復(fù)記錄（重復(fù)學(xué)生），可以根據(jù)每位學(xué)生“身份證號(hào)”的唯一性這個(gè)特征，在學(xué)生基本信息表中“身份證號(hào)”A列后插入一空白列B，在B2中輸入表達(dá)式：“=IF（COUNTIF（A：A，A2）>=2，A2，\"\"）”，然后再向下填充，就可將重復(fù)的“身份證號(hào)”找出來，如圖2查找重復(fù)記錄——?jiǎng)④姡瑢⒍嘤嗟膭④妱h除即可。

圖2 查找重復(fù)記錄

3 怎樣導(dǎo)入學(xué)生銀行帳號(hào)

當(dāng)學(xué)生基本信息表建立完畢后，接下來的工作是到銀行批量為每一位學(xué)生辦理中職學(xué)生資助卡。而銀行在辦理過程中因?qū)W生個(gè)人信息出現(xiàn)不符合銀行辦卡規(guī)定，導(dǎo)致少部分學(xué)生辦卡不成功，且銀行返回的銀行辦卡表與當(dāng)初送往銀行的學(xué)生基本信息表中記錄順序完全不一致，為了用一張電子表格管理好所有學(xué)生資助信息，難道要將銀行帳號(hào)用手工逐個(gè)輸入到學(xué)生基本信息表，幾千個(gè)學(xué)生銀行帳號(hào)手工輸入這顯然工作量極大，而且手工錄入容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。在此，管理老師只有放棄在同一張工作表中管理學(xué)生資助信息。對(duì)于這個(gè)問題，筆者是這樣解決的，假設(shè)銀行返回的辦卡成功表為圖3學(xué)生銀行帳號(hào)所示，將其導(dǎo)入到學(xué)生基本信息工作表中，并將導(dǎo)入的工作表命名為“銀行帳號(hào)”，然后在學(xué)生基本信息表中找到 “中職學(xué)生資助卡號(hào)”字段AS列，在AS2中輸入：“=INDIRECT（\"銀行帳號(hào)！D\"MATCH（A2，銀行帳號(hào)！A：A，0））”，向下填充所有記錄，中職學(xué)生資助卡號(hào)導(dǎo)入完成，如圖4導(dǎo)入資助卡所示。若下批學(xué)生銀行卡號(hào)補(bǔ)辦成功，只需要從銀行發(fā)來的銀行帳號(hào)數(shù)據(jù)粘貼到“銀行帳號(hào)”工作表中就可以了。

圖3 學(xué)生銀行帳號(hào)

圖4 導(dǎo)入資助卡

4 統(tǒng)計(jì)連片地區(qū)學(xué)生人數(shù)

發(fā)放國家助學(xué)金。在貴州省，不是所有中職學(xué)生享受國家助學(xué)金，而是資助文件規(guī)定的65個(gè)貧困縣中農(nóng)村戶籍的學(xué)生才享受國家助學(xué)金，我們簡稱他連片地區(qū)學(xué)生。對(duì)于資助管理人員或班主任要熟知哪些縣屬于資助文件規(guī)定的貧困縣，的確是有難度地。要對(duì)幾千名農(nóng)村戶籍的學(xué)生查找出來是否屬于貧困縣學(xué)生，就得對(duì)每位學(xué)生逐個(gè)核對(duì)是否為連片地區(qū)學(xué)生，這不僅工作量大，而且一旦誤判致使學(xué)生無法享受國家助學(xué)金，這對(duì)學(xué)生來說是個(gè)百分之百損失。為快速解決這個(gè)問題，首先筆者還是將貴州省貧困縣電子表數(shù)據(jù)移入到國家助學(xué)金管理工作簿中，將工作表命名為：“貧困縣”（如圖5貧困縣所示），然后在學(xué)生基本信息表中找到字段“戶籍所在區(qū)縣”列，在其后插入一空白列R，在R1中輸入“連片地區(qū)”，再在R2中輸入表達(dá)式：“=IF（COUNTIF（貧困縣！D：D，Q2），IF（T2=\"農(nóng)村\"，1，\"\"），\"\"）”，這個(gè)條件的意思是：既是貧困縣又是農(nóng)村戶籍的學(xué)生，就輸出為1，否則該單元格為空白，不是貧困縣學(xué)生，確定后向下填充，然后求和可以統(tǒng)計(jì)出享受國家助學(xué)金的學(xué)生人數(shù)。結(jié)果如圖6所示。

圖5 貧困縣

圖6

5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

當(dāng)國家助學(xué)金發(fā)放以后，接下來的工作是要對(duì)每個(gè)班發(fā)放國家助學(xué)金情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。最常用的方法是先按班級(jí)進(jìn)行排序，然后對(duì)每個(gè)班進(jìn)行求和匯總，這種方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極差；當(dāng)然還可用分類匯總，這些方法都破壞了工作表中記錄順序。筆者推薦一種方法，操作簡單，并且特別好用。例如：圖7統(tǒng)計(jì)國家助學(xué)金所示，將光標(biāo)定位到學(xué)生基本信息表記錄最下方空白單元格處，分別在Y3661、Z3661單元格中輸入“班級(jí)名稱”和“發(fā)放金額”，再選中Y3662單元格，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框→選擇“設(shè)置”選項(xiàng)→在有效性條件下“允許”下拉框中選擇“序列”→在“來源”下方輸入各班級(jí)名稱，班級(jí)之間用逗號(hào)分開，如：“12計(jì)應(yīng)班，12電商班，12財(cái)會(huì)1班，12文秘班”等，建立序列成功后該單元格右下角出現(xiàn)一個(gè)倒三角形；在Z3662單元格中輸入表達(dá)式：“=SUMIF（L：L，Y3662，X：X）”，最后只要用鼠標(biāo)選擇Y3662單元格的下拉菜單中的班級(jí)，對(duì)應(yīng)班級(jí)的發(fā)放金額就統(tǒng)計(jì)在Z3662單元格中。

圖7 統(tǒng)計(jì)國家助學(xué)金

6 結(jié)束語

Excel函數(shù)在國家助學(xué)金管理中的運(yùn)用廣泛，除了上面介紹幾個(gè)實(shí)用的方法外，還有條件格式、自動(dòng)篩選、分類匯總等等。學(xué)會(huì)并熟練使用Excel軟件，是提高計(jì)算機(jī)管理水平的一個(gè)極其重要的方面，老師們應(yīng)在日常教學(xué)管理工作中不斷深化Excel軟件的應(yīng)用，將其強(qiáng)大的功能發(fā)揮出來，使Excel真正成為國家助學(xué)金管理的有力工具。

參考文獻(xiàn)：

[1]貴州省經(jīng)濟(jì)學(xué)校校本教材——《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》[M].第四章：Excel部分.

作者簡介：向啟苗（1974-），男，貴州銅仁人，山西財(cái)經(jīng)大學(xué)本科畢業(yè)，高級(jí)講師，主要從事國家助學(xué)金管理和計(jì)算機(jī)教學(xué)工作。

作者單位：貴州省經(jīng)濟(jì)學(xué)校，貴陽 550008