芻議電子檔案的整理與保護(hù)

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動化進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理已離不開電子文檔，其形式和要求也在不斷發(fā)展，在信息化的趨勢下如何有效的對電子檔案進(jìn)行整理和保護(hù)，已然成為醫(yī)院檔案工作人員必須掌握的技能?；诖?，本文中作者在以下三個(gè)層次做了相關(guān)闡述：一是電子檔案的整理；二是電子檔案的保護(hù)；三是加強(qiáng)電子檔案管理制度建設(shè)，以期為醫(yī)院電子檔案的整理與保護(hù)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；整理；保護(hù)；管理制度建設(shè)

中圖分類號：TP39

隨著檔案載體的數(shù)字化與信息化，電子文檔作為檔案管理工作的主要對象，其整理、存儲與利用已成為電子檔案建設(shè)的主要內(nèi)容。電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，是以磁帶、磁盤或光盤為存儲媒介的，源于人們社會活動的文字材料，通常以案卷為單位。檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展需要，檔案工作人員也要?jiǎng)?chuàng)新思路，努力提高自身檔案管理水平，積極探索電子檔案的整理與保護(hù)方法。那么，對電子檔案應(yīng)如何有效的進(jìn)行整理和保護(hù)呢？

1 電子檔案的整理

1.1 電子文書檔案整理

電子文書通常指的是通過文字處理技術(shù)處理完成的文字文件資料，主要包括醫(yī)院的內(nèi)部或外來電子文件、電子病歷、一般電子文書資料。

（1）內(nèi)部文件。第一按不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期刪除或重新拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及文件歸檔和命名形式，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于查找。

（2）外來文件。通過文件形成部門收集、整理、編輯，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。

1.2 中醫(yī)病歷電子檔案整理

（1）患者住院治療期間中醫(yī)師將患者的病情輸入電腦進(jìn)行病情分析，制定治療方案。中醫(yī)病案形成的編排順序。1）目錄頁，包括診斷，出入院日期等，由中醫(yī)病案管理人員填寫并輸入電腦；2）首頁，包括姓名、年齡、地址等，由住院部或中醫(yī)病案管理人員填寫并輸入電腦，其他項(xiàng)目應(yīng)由住院部主治中醫(yī)師填寫并輸入電腦；3）照片；4）有關(guān)患者疾病治療及證明文件；5）中醫(yī)病歷材料，包括入院記錄、病史主訴、現(xiàn)病史、往病史、家庭病史、體檢檢查、初診記載、擬診討論記錄；6）中醫(yī)病程記載，包括治療過程的記錄（按日期先后排）和病程、轉(zhuǎn)科和會診的記錄、X線、透視和胃液分析報(bào)告，心電圖表的報(bào)告單、出院記錄及其他有關(guān)療程進(jìn)展的記載；7）治療圖表、包括治療全過程如糖尿病記錄表等；8）治療計(jì)劃，化驗(yàn)檢查登記，各種化驗(yàn)報(bào)告。特別護(hù)理記錄，體溫、脈搏表、中醫(yī)處方；9）醫(yī)囑單，入院通知單；10）隨診或回單記錄，護(hù)理記錄。

（2）出院患者的病歷文件材料依順序組織編排妥當(dāng)之后，應(yīng)由病案室管理人員對該患者的所有中醫(yī)病歷材料認(rèn)真復(fù)核一遍并將患者的信息輸入電腦。

（3）電子病歷是醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)。電子病歷是以一種新形式記錄病人醫(yī)療就診的全過程。它不但為社會醫(yī)學(xué)、科研和管理提供最實(shí)際、最豐富的數(shù)據(jù)資料和處理醫(yī)療糾紛的重要的判定責(zé)任依據(jù)，而且是評價(jià)醫(yī)療質(zhì)量、管理水平、學(xué)術(shù)能力的依據(jù)之一。電子病歷檔案是一種新資源形式與傳統(tǒng)病歷相比，電子病歷能更快捷、完整、準(zhǔn)確地獲取病人的所有信息，不存在因潦草而不能 辨識的情況，使病歷信息共享成為可能，電子病歷具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性。

1.3 科技電子文件整理

科技電子文件檔案可以按照醫(yī)學(xué)科研、基建工程、學(xué)術(shù)交流、設(shè)備購置、聲像檔案等進(jìn)行分類管理，然后再按不同年度、來文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行整理歸檔。

（1）基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

（2）設(shè)備檔案。單位購置的各種設(shè)備，供應(yīng)商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展。所以，在采購設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

1.4 會計(jì)電子文件整理

會計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附上會計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，并由相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

（2）賬簿。計(jì)算機(jī)賬簿的內(nèi)容也能以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

2 電子檔案的保護(hù)

電子檔案安全是現(xiàn)階段檔案管理的重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案保護(hù)知識，并配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對電子檔案載體（軟磁盤、光盤）的保護(hù)。

2.1 軟磁盤的保護(hù)

（1）統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。

（2）嚴(yán)把軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不足1年。

（3）規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，相對濕度宜控制在百分之四十至六十之間，溫度宜控制在15到27攝氏度。

（4）加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

（5）對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

（6）在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2.2 光盤的保護(hù)

（1）規(guī)范保存，保持適宜的濕度、溫度環(huán)境。保管過程中，光盤應(yīng)直立放置于盒中，避免大量堆疊產(chǎn)生擠壓變形，避免存放于高溫、潮濕、光照強(qiáng)的環(huán)境中。一般來說，光盤存放的溫度宜控制在14到24攝氏度，相對濕度宜控制在百分之四十五到百分之六十之間。

（2）正確使用，避免接觸外來磁場。日常使用時(shí)應(yīng)避免摩擦、劃痕、染污、擦洗和摔打造成光盤的損傷；避免接觸外來磁場，外來磁場可以將磁性涂層的剩磁進(jìn)行消磁或磁化，導(dǎo)致信號失落或信噪比降低。

（3）注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，因此，光盤要十分注意避光。

由于電子載體的壽命有限，不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于已出現(xiàn)損壞的電子檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和備份。

3 加強(qiáng)電子檔案管理制度建設(shè)

除了上述加強(qiáng)電子檔案設(shè)施設(shè)備的配備和安全防護(hù)軟件的應(yīng)用外，檔案管理部門還應(yīng)重視科學(xué)合理的電子檔案管理制度的建設(shè)，從思想上提高檔案工作人員的認(rèn)知。具體措施如下：

3.1 加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)

各檔案管理部門應(yīng)制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，做到有章可循。制度中應(yīng)注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任，歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本部門工作實(shí)際，歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確等。

3.2 借助計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)

電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理，即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份。

3.3 實(shí)行“雙軌制”歸檔

電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，使用不同的編目方法和存貯裝具。

綜上所述，筆者認(rèn)為電子檔案的整理和保護(hù)需要有相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備，電子檔案內(nèi)容決定了電子檔案的生命周期，而電子檔案是否存在生命周期則取決于電子檔案依附載體的壽命及載體所需的展示平臺的壽命。由此不難看出，電子檔案的整理和保護(hù)是一項(xiàng)非常繁雜的技術(shù)工程，因此，作為檔案管理工作人員，要對電子檔案的整理和保護(hù)工作提高重視程度，積極探索電子檔案的整理和保護(hù)方法、技術(shù)、管理制度等，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能和實(shí)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋麗華.淺議電子檔案的整理、保護(hù)及改進(jìn)措施[J].黑龍江科技信息，2009（07）.

[2]李曉娟.試析電子文檔和傳統(tǒng)檔案保護(hù)的差異及對策[J].張家口職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（02）.

[3]余丹.淺析高校聲像檔案管理工作中的問題及對策[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（02）.

[4]徐梅，王子正，周梅青.醫(yī)院電子檔案的收集歸檔與保護(hù)[J].醫(yī)學(xué)信息（上旬刊），2010（08）.

[5]聶明.淺議電子文件對檔案工作的影響及對策[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（04）.

[6]楊冬權(quán).談檔案與文化建設(shè)——在2012年全國檔案工作者年會上的講話[J].中國檔案，2012（12）.

[7]張新剛，李偉.高校數(shù)字化檔案信息安全的影響因素與對策[J].南陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（07）.

[8]劉艷慧，王溪.電子檔案與紙質(zhì)檔案在整理和保護(hù)中的差異及對策[J].黑龍江科技信息，2011（12）.

作者簡介：何小飛（1955-），女，海南三亞人，副研究館員，研究方向：檔案管理。

作者單位：海南省中醫(yī)院，?？?570203