協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)院信息管理中的研究及運用

摘 要：現(xiàn)代化醫(yī)院的重要標志之一就是“數(shù)字化”，以先進的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為平臺，利用計算機軟硬件，實現(xiàn)包括醫(yī)院信息管理的數(shù)據(jù)化。辦公自動化系統(tǒng)是辦公自動化技術(shù)與管理科學(xué)相融合的辦公管理平臺。醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)成為醫(yī)院信息化建設(shè)正方興未艾。但其現(xiàn)狀卻不容樂觀。本文以協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)為探討解決上述問題，開展本課題研究對象，以期為我國醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；協(xié)同管理；信息管理

中圖分類號：R197.3

1 協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)院信息管理中的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 協(xié)同辦公系統(tǒng)在綜合性醫(yī)院應(yīng)用的必要性

首先，這是醫(yī)院參與市場競爭的需要。我國醫(yī)療制度的改革推動醫(yī)院為了求生存、促發(fā)展，必須通過強化管理，提高工作效率，以實現(xiàn)增收節(jié)支的目標。這樣的背景下，利用信息技術(shù)改革醫(yī)院的辦公方式顯得非常重要。實現(xiàn)資源的共享和利用，充分發(fā)揮資源效能，提高醫(yī)院管理水平和形象。其次，這是醫(yī)院日?；A(chǔ)辦公的需要。醫(yī)改使得行業(yè)競爭加劇，對提高醫(yī)院管理的質(zhì)量和效率要求有了新的要求，大量規(guī)章制度的出臺執(zhí)行使得規(guī)范化管理必須落實；醫(yī)院內(nèi)部信息不斷產(chǎn)生但卻分散在醫(yī)院不同系統(tǒng)內(nèi)，醫(yī)院管理層作出決策需要多處查詢信息，而醫(yī)院診療事務(wù)非常繁多，各工作人員上班時間不固定以及距離等因素使得醫(yī)院文件和通知的傳達及處理效率較低。再次，這是科室綜合業(yè)務(wù)開展的需要。醫(yī)院的業(yè)務(wù)表面上被分為各個環(huán)節(jié)并歸屬于不同部門人員負責(zé)，但其之間存在緊密的聯(lián)系。建立一個功能齊全強大的協(xié)同辦公平臺來幫助科室管理也顯得非常必要。最后，這也是解決醫(yī)院發(fā)展困惑的需要。如何優(yōu)化醫(yī)院管理，提高業(yè)務(wù)需求，減輕醫(yī)務(wù)人員工作量，降低運營成本，提升人力資源水平等等都要求協(xié)同管理將醫(yī)院的各種資源整合到一起，實現(xiàn)資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，發(fā)揮最大的價值。

1.2 協(xié)同辦公系統(tǒng)在國內(nèi)醫(yī)院信息管理的現(xiàn)狀

辦公自動化于1936年由美國通用公司的哈德首創(chuàng)，隨著后來計算機的發(fā)展，該系統(tǒng)在上世紀90年代被廣泛應(yīng)用。我國的辦公自動化系統(tǒng)源于政府文件管理。而隨著計算機的發(fā)展和企業(yè)管理的需要，辦公自動化系統(tǒng)也有一定的發(fā)展。該系統(tǒng)強調(diào)的是知識管理和業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化整合，但是，成效與預(yù)期相差甚遠。后來辦公自動化系統(tǒng)被引入到醫(yī)院管理中，這與我國醫(yī)院信息管理的現(xiàn)狀是符合的。一是醫(yī)院辦公自動化需求日益顯著，從醫(yī)院的管理實際和自身發(fā)展出發(fā)，都需要借助HOA系統(tǒng)來提高醫(yī)院管理水平。二是我國辦公自動化技術(shù)支持已相對成熟，特別是JAVA技術(shù)的迅猛發(fā)展、主流的技術(shù)架構(gòu)都使得該系統(tǒng)實施相對容易。三是信息化建設(shè)已經(jīng)取得豐富的經(jīng)驗，在其推廣和應(yīng)用過程中的困難和解決方案激烈了一定的經(jīng)驗。四是員工信息化和計算機操作技能較為熟練，能較好地適用該系統(tǒng)。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)院信息管理中運用的要點

2.1 明確系統(tǒng)設(shè)計的原則

協(xié)同辦公系統(tǒng)要運用在醫(yī)院信息管理中，首先必須明確該系統(tǒng)設(shè)計的原則。通常來說，一般包括以下幾個方面：其一是系統(tǒng)的安全性和可管理性，必須建立與醫(yī)院需要匹配的、安全可靠的管理機制，提供可視化的管理工具，為系統(tǒng)正常運行提供技術(shù)保障。其二是系統(tǒng)的持續(xù)性和先進性，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展快速，系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)兼顧目前應(yīng)用現(xiàn)狀的前提下應(yīng)適度超前。其三是系統(tǒng)標準性和實用性，應(yīng)開發(fā)貼近醫(yī)院辦公現(xiàn)實需要的功能模塊，實現(xiàn)醫(yī)院各系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)配合。其四是系統(tǒng)的易用性，應(yīng)做到人性化設(shè)計，簡單易用。其五是系統(tǒng)的可擴展性，系統(tǒng)應(yīng)具有良好的可擴充性和可升級性，以滿足發(fā)展的要求。其六是系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性和靈活性，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)充分考慮功能間高度關(guān)聯(lián)，允許改變一些配置，使得部門能根據(jù)自身實際進行部門流程優(yōu)化。

2.2 組織團隊和領(lǐng)導(dǎo)支持

協(xié)同管理系統(tǒng)需要以項目的方式來操作和推行，而項目又是需要由團隊來執(zhí)行的，團隊成員可能來自不同部門，在有限的時空范圍內(nèi)來完成既定的目標，這要求有良好的管理制度和嚴密的實施計劃，保證項目的成功。項目團隊要求有項目干系人、項目發(fā)起人、客戶、項目經(jīng)理、執(zhí)行組織等，要求結(jié)合醫(yī)院信息化建設(shè)是實際和需求，以數(shù)字化為建設(shè)理念，科學(xué)制定了辦公自動化系統(tǒng)實施方案和建設(shè)目標。當然，要在醫(yī)院內(nèi)部實施辦公系統(tǒng)自動化建設(shè)，離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持?！搬t(yī)院信息化建設(shè)是一把手工程”，這說明醫(yī)院信息系統(tǒng)的成功實施必須得到一把手的認可，這里的“一把手”可能不僅單指醫(yī)院某一領(lǐng)導(dǎo)，而是整個領(lǐng)導(dǎo)班子。只有領(lǐng)導(dǎo)支持，規(guī)范辦公業(yè)務(wù)管理，制定相關(guān)管理制度，辦公自動化系統(tǒng)才可能真正在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)高校運行、規(guī)范運行和科學(xué)運行。

2.3 規(guī)章制度和人員培訓(xùn)

醫(yī)院信息管理重在建設(shè)，貴在管理，這要求醫(yī)院必須加強規(guī)章制度建設(shè)和管理制度建設(shè)，制定配套制度，通過項目式的制度讓整個辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項目有效運行。規(guī)章適度中要建立管理體系、修訂管理制度、制定使用手冊、完善應(yīng)急預(yù)案，以高水平的數(shù)字化建設(shè)牽引醫(yī)院全面科學(xué)發(fā)展。而醫(yī)院的管理離不開人員的參與，必須加強對醫(yī)院職員使用辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)作業(yè)能力，確保系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量。

2.4 輿論宣傳

充分利用醫(yī)院網(wǎng)站、微博、微信、櫥窗專欄等平臺和輿論媒體的宣傳優(yōu)勢，宣傳數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)和管理理念。通過座談會等交流形式，通過討論、交流、集思廣益，探討醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)目標、內(nèi)涵及遵循的原則，增強全員對醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的認識，營造醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)氛圍。廣泛征求意見和建議，調(diào)動全院建設(shè)熱情，提升醫(yī)院的整體形象。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)院信息管理中運用的綜合效益分析

協(xié)同辦公系統(tǒng)能有效實現(xiàn)醫(yī)院辦公溝通協(xié)作，提高工作效率，最大化的利用醫(yī)院資源。醫(yī)院職員通過在辦公自動化系統(tǒng)中發(fā)布通知、制度、辦事指南等并且設(shè)置查看權(quán)限，無須任何紙質(zhì)媒介，實現(xiàn)信息傳達的快捷性和目標性，輕松實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，輕松解決辦公的時間和空間局限，實現(xiàn)事務(wù)處理“零響應(yīng)”和環(huán)節(jié)之間的“零傳遞”。此外，協(xié)同辦公系統(tǒng)也有利于落實醫(yī)院流程制度，規(guī)范工作方法。讓醫(yī)院全體職員樹立規(guī)范化、制度化的管理理念，減少人為實務(wù)，提高管理水平。辦公系統(tǒng)使得各項實務(wù)的辦公流程清晰規(guī)范可控，取代手工操作和降低推諉扯皮現(xiàn)象，讓醫(yī)院職員按規(guī)定的流程規(guī)則運轉(zhuǎn)，減少不必要的錯誤。再者，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以降低管理成本，實現(xiàn)精細管理。實現(xiàn)醫(yī)院有限的人財物等資源的整合優(yōu)化。減少了因信息不對稱、人員主觀能動性等因素造成的不力醫(yī)院管理的現(xiàn)象，同時也能實現(xiàn)知識經(jīng)驗分享，為醫(yī)院發(fā)展積累無形資產(chǎn)，為醫(yī)院管理者提供輔助決策依據(jù)，不斷提高管理和決策水平。

4 結(jié)束語

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)科學(xué)管理，搭建醫(yī)院信息、管理、服務(wù)協(xié)同工作的辦公管理平臺，是實現(xiàn)醫(yī)院辦公自動化，公文交換無紙化和管理決策網(wǎng)絡(luò)化的重要途徑。有利于提升管理水平，降低運營成本，實現(xiàn)醫(yī)院社會效益和經(jīng)濟效益的最大化。建設(shè)一套符合醫(yī)院自身特點的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門、各科室跨地域、高時效地協(xié)同管理，能有效提高醫(yī)院的綜合信息管理能力。

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作者簡介：胡皖，男，江西新建人，工程師，本科，研究方向：計算機網(wǎng)絡(luò)和軟件應(yīng)用。

作者單位：江西省婦幼保健院，南昌 330006