試論嘉源集團(tuán)實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理的改革

【摘要】現(xiàn)代化進(jìn)程日益加快，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理逐漸無法適應(yīng)時(shí)代的需要，因此亟待改革。在高科技創(chuàng)新發(fā)展的新背景下，嘉源集團(tuán)積極以信息化為依托，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的改革，取得了較好的成效。本文就企業(yè)人事檔案管理與信息化管理的結(jié)合進(jìn)行初探。

【關(guān)鍵詞】信息化；人事檔案管理；改革

一、人事檔案管理改革的必要性和方向

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，是人員調(diào)動(dòng)、聘用、晉升、工資調(diào)整等多方面工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，是人才信息的重要載體。因此，人事檔案管理在任何單位都有至關(guān)重要的作用。然而，現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理還存在諸多問題，無法與時(shí)俱進(jìn)。具體來說，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是人工管理工作量大。二是存檔材料利用率不高。三是信息滯后，材料不全面。在這種背景下，人事檔案管理改革逐漸提上日程。實(shí)踐證明，積極利用先進(jìn)技術(shù)，以信息化為依托，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理成為改革的主導(dǎo)方向。

二、人事檔案信息化管理的意義

1、提高人事檔案管理工作的效率，降低工作強(qiáng)度

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用手工管理方式，由于檔案材料繁瑣復(fù)雜，大部分材料是不對(duì)外公開，因此而造成工作效率低下。另外，人事檔案變動(dòng)較多，員工的升遷、退休、調(diào)動(dòng)等情況不斷發(fā)生著變化，年度考核、階段性工作評(píng)價(jià)等材料都需要?dú)w檔。為此，傳統(tǒng)手工式的管理方式勢(shì)必增大管理人員的工作任務(wù)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理，管理人員通過計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備與軟件，能夠快速完成檔案輸入與檔案變更工作，在減輕管理人員工作任務(wù)的同時(shí)極大提高了工作效率。

2、提高人事檔案信息的利用程度，實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置

人才是企業(yè)的重要資源，對(duì)于推進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮著舉足輕重的地位。實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理有利于上層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)有效地檢索員工的信息，了解員工的工作經(jīng)歷與擅長(zhǎng)領(lǐng)域，并以此為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人才資源的優(yōu)化配置。嘉源集團(tuán)在人事檔案管理的實(shí)際工作中，通過辦公自動(dòng)化，及時(shí)掌握人事信息，實(shí)現(xiàn)了該部分人員的人事檔案的信息化管理，有利于資源共享，最終促進(jìn)單位人才的優(yōu)化配置。

3、保證人事檔案內(nèi)容的安全性

安全性、準(zhǔn)確性與保密性是人事檔案管理中必須遵循的三大原則，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理無疑有助于保證人事檔案內(nèi)容的安全性與準(zhǔn)確度，提高保密程度。首先，提高人事檔案的安全性。相關(guān)檔案管理人員可以通過一定的技術(shù)，如密碼保護(hù)技術(shù)，使人事檔案處于一種保密狀態(tài)，防止意外泄露。第二，延長(zhǎng)檔案原始材料的壽命。由于紙質(zhì)材料性質(zhì)的局限性，傳統(tǒng)的人事檔案容易受到各種因素的影響而產(chǎn)生一定程度的破壞，而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理有利于提高檔案的安全性，又可以因減少翻動(dòng)和查閱而延長(zhǎng)紙質(zhì)材料的使用年限。

三、企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的具體策略

1、轉(zhuǎn)變與更新思想觀念，樹立人事檔案信息化管理的意識(shí)

在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的當(dāng)代社會(huì)，以信息化為依托，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理改革成為必然。為此，嘉源集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)從轉(zhuǎn)變觀念開始，對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理。首先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，樹立人事檔案信息化管理的先進(jìn)意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視，加大設(shè)備的投入，更新了計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備，調(diào)整了檔案室的布局，為信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次加大對(duì)員工的信息化培訓(xùn)。對(duì)企業(yè)員工，尤其是人事檔案管理的相關(guān)工作員工加大培訓(xùn)力度，完善信息化技能，提高自身的專業(yè)水平與素質(zhì)，以適應(yīng)信息化管理的需要。

2、建立健全的人事檔案信息化管理制度，提供堅(jiān)實(shí)的制度保障

目前我國有部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，然而統(tǒng)觀分析，我們不難發(fā)現(xiàn)人事檔案信息化管理由于剛剛起步，仍處于薄弱環(huán)節(jié)，未能建立起完善健全的管理制度。這具體表現(xiàn)在檔案信息化管理程序混亂與不規(guī)范，造成檔案丟失等現(xiàn)象，這使得檔案信息化管理工作弄巧成拙，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值與意義。因此，企業(yè)要建立完善健全的人事檔案信息化管理制度，使檔案管理的相關(guān)人員各司其職，人事檔案管理工作從收集、整理到保存、利用都實(shí)現(xiàn)有序展開。為此，嘉源集團(tuán)對(duì)企業(yè)人事檔案管理實(shí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度管理，使人事信息的收集工作、錄入工作、整理與保存工作都嚴(yán)格依照企業(yè)的具體規(guī)定，做到有條不紊。

3、加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)與水平

人事檔案管理本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性與專業(yè)性的工作，要求管理人員同時(shí)兼具理論水平與實(shí)踐能力。尤其采用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的信息化管理，對(duì)相關(guān)管理人員的要求又上升至一個(gè)更高層次。嘉源集團(tuán)加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升新的管理理念與管理方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高工作能力。除此之外，嘉源集團(tuán)企業(yè)還不斷搭建良好的平臺(tái)，組織子公司相關(guān)管理人員在檔案信息化管理方面進(jìn)行交流，即可以實(shí)現(xiàn)信息資源的整合與共享，又可以使用公司相關(guān)檔案管理人員在實(shí)踐中提升專業(yè)技能，尤其是注重掌握信息技術(shù)。

四、結(jié)語

企業(yè)人事檔案管理至關(guān)重要，它關(guān)系著企業(yè)人才資源的優(yōu)化配置，關(guān)系著企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力水平，關(guān)系著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在信息技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)代社會(huì)，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效改革，必須以信息化為依托，促進(jìn)企業(yè)人事檔案的信息化管理。實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有利于提高人事檔案管理工作的效率，降低工作強(qiáng)度；有利于提高人事檔案信息的利用程度，實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置；有利于保證人事檔案內(nèi)容的安全性，提高保密程度。

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