淺談普洱衛(wèi)校綜合管理信息平臺辦公自動化系統(tǒng)

【摘要】本文介紹了普洱衛(wèi)生學(xué)校數(shù)字化校園網(wǎng)建設(shè)的實(shí)施背景、功能構(gòu)成，并對其中的綜合管理信息平臺辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)施的條件，取得的成果及存在的不足與思考做了討論。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園網(wǎng)；綜合管理信息平臺辦公自動化

一、實(shí)施背景

我校于2012年開始申報國家級示范學(xué)校。所謂的示范學(xué)校是指辦學(xué)特色鮮明、社會聲譽(yù)較高、辦學(xué)成績突出并在改革、發(fā)展和建設(shè)中起骨干示范作用，實(shí)施學(xué)歷教育的全日制中等職業(yè)學(xué)校。在示范學(xué)校建設(shè)中數(shù)字化校園項(xiàng)目是我校的特色項(xiàng)目之一。

數(shù)字化校園是指以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的信息化手段和工具，實(shí)現(xiàn)從環(huán)境（包括設(shè)備、教室等）、資源（如課表、授課計劃、排課、圖書、課件、共享資源等）到活動（包括教、學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等）全部數(shù)字化，在傳統(tǒng)校園的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個數(shù)字空間，拓展現(xiàn)實(shí)校園的時間和空間維度，提升傳統(tǒng)校園的效率，擴(kuò)展傳統(tǒng)校園的功能，最終實(shí)現(xiàn)教育過程的全面信息化，從而達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、科研和管理水平與效率的目的。

二、我校數(shù)字化校園的功能構(gòu)成

1.學(xué)校網(wǎng)頁；

2.教務(wù)管理系統(tǒng)；

3.學(xué)生綜合管理系統(tǒng)；

4.辦公自動化；

5.網(wǎng)絡(luò)教學(xué)。

三、辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建

我校數(shù)字校園網(wǎng)的軟件是由有經(jīng)驗(yàn)的、成熟的軟件公司支持下建設(shè)的。網(wǎng)頁、教務(wù)管理、學(xué)生綜合管理、辦公自動化由湖南青果軟件公司建設(shè)。

在學(xué)校的數(shù)字化校園網(wǎng)構(gòu)成中辦公自動化是其中的一個重要部分，它能夠?qū)崿F(xiàn)高效、快捷的管理?！掇k公自動化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)》（以下簡稱“系統(tǒng)”），采用基于.NET技術(shù)的多層軟件構(gòu)架設(shè)計，統(tǒng)一的身份認(rèn)證以及基于XML的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)；針對學(xué)校日常管理的實(shí)際運(yùn)作，切實(shí)結(jié)合學(xué)校的具體要求，以校園網(wǎng)為載體，構(gòu)建一個由信息發(fā)布結(jié)合工作流自動化技術(shù)構(gòu)成的信息交換平臺。

系統(tǒng)依據(jù)學(xué)校的實(shí)際運(yùn)行機(jī)制和工作流程，可實(shí)現(xiàn)公文的接收和發(fā)出、領(lǐng)導(dǎo)信息參閱、會議的申請安排和在線通告、各種事務(wù)通知的在線發(fā)送、辦公資料的統(tǒng)一管理、請示報告的在線起草和審批、辦公信息的直接傳遞與處理、公共信息（包括規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、辦事流程等）的網(wǎng)上發(fā)布、信訪管理、檔案管理、個人的輔助辦公管理、郵件的集中管理、用戶的自定義及權(quán)限設(shè)置等各項(xiàng)功能；為學(xué)校的工作流程管理、檔案管理、會議管理、督察督辦管理、信訪管理、公共知識管理及其它行政事務(wù)管理等提供集成化協(xié)同管理平臺。

系統(tǒng)由系統(tǒng)框架模塊、基礎(chǔ)核心模塊、基本功能模塊、擴(kuò)展模塊及增值模塊五大部分模塊構(gòu)成；其中的基本功能模塊主要由日常辦公、行政事務(wù)、會議管理、活動管理、信息資訊、檔案管理、個人事務(wù)及系統(tǒng)維護(hù)等八個子模塊組成。

1.日常辦公是指圍繞決定、通知、請示、報告、通報、批復(fù)、信函、會議紀(jì)要及其它審批等日常工作流開展擬辦、待辦、在辦、轉(zhuǎn)發(fā)、委托及其流程監(jiān)控等一系列工作。

2.行政事務(wù)：包含領(lǐng)導(dǎo)日程，報刊訂閱，值班安排，來訪接待，來電登記，信訪工作，用章登記，車輛管理，用餐登記。

3.會議管理：會議管理涉及到會議安排、會議通知、會議紀(jì)要、會議反響和會議查詢。

4.活動管理：涉及到活動安排、活動通知、活動總結(jié)、活動反饋和活動查詢。

5.信息資訊：涉及到新聞公告、文件下載、辦公指南、規(guī)章制度、電子論壇、在線查詢、資訊管理。

6.檔案管理：涉及到案卷管理、文件管理、檔案檢索、檔案借閱、檔案移交、檔案銷毀與參數(shù)設(shè)置。

7.個人事務(wù)涉及到日程安排、通訊錄、聯(lián)系組管理、在線消息、修改個人密碼與查看登錄日志。

8.系統(tǒng)維護(hù)：為系統(tǒng)維護(hù)員（OAMASTER）提供實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行的有效手段，涉及到參數(shù)設(shè)置、機(jī)構(gòu)與崗位、用戶管理、工作組管理、登錄管理、表單模版、流程定制、文擋模版、論壇管理與個人事務(wù)。

四、實(shí)施條件

我校數(shù)字化校園現(xiàn)狀：

（1）硬件部分

已經(jīng)具備了基本的局域網(wǎng)絡(luò)，大部分行政辦公室、部分教研室、圖書館、多媒體教室、直錄播間都可接入學(xué)校的校園網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校為每位在職的教師提供了一臺筆記本電腦。

（2）軟件部分

由湖南青果軟件公司為主為我們構(gòu)建了學(xué)校網(wǎng)頁、教務(wù)管理、學(xué)生綜合管理、辦公自動化、網(wǎng)上教學(xué)、圖書管理、公共數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一身份認(rèn)證。數(shù)字化校園的基本構(gòu)架已經(jīng)形成。

教師可使用HUAWEI VPN Client_V100R00-1C02SPC701軟件在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)入學(xué)校局域網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上辦公、教學(xué)管理、學(xué)生管理等

五、實(shí)際成果

經(jīng)過近兩年的建設(shè)、使用，辦公系統(tǒng)由無到有，由陌生到認(rèn)可，由不接受到接受，系統(tǒng)本身也由不完善逐漸改進(jìn)。使用的部門、老師、領(lǐng)導(dǎo)由個別到多個部門。

進(jìn)入辦公系統(tǒng)可以瀏覽到學(xué)校最新的動態(tài)，實(shí)時發(fā)布的消息，會議通知，會議安排，值班安排信息，會議反響，會議查詢，新聞公告，文件下載，辦公指南，規(guī)章制度，網(wǎng)內(nèi)信息查詢。

由于各行政部門的辦公習(xí)慣還停留在人工辦公，計算機(jī)應(yīng)用能力不足，學(xué)校招生量大，各部門工作壓力超重人員嚴(yán)重不足等原因，使得本應(yīng)高效快捷的辦公系統(tǒng)關(guān)鍵的辦公部分為一片空白，沒有體現(xiàn)辦公系統(tǒng)的優(yōu)越性。

六、體會與思考

1.加強(qiáng)硬件建設(shè)，在所有辦公室和有條件的教室增加網(wǎng)絡(luò)接口。與電信等有關(guān)部門積極合作開通無線網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)造非常方便的接入校園網(wǎng)的條件。

2.增加熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人員，使得校園網(wǎng)絡(luò)安全，正常有效的運(yùn)行。

3.由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織各職能部門領(lǐng)導(dǎo)、職能管理人員、示范校項(xiàng)目組長、項(xiàng)目管理人員、職能部門計算機(jī)專業(yè)老師對校園網(wǎng)幾大模塊逐一研究，對那些與我校管理及申報國家級示范校不相適應(yīng)的項(xiàng)目去除或停用。增加需要但沒有的項(xiàng)目。調(diào)整有些項(xiàng)目的位置。

4.各部門領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，示范校辦公室工作人員積極配合快速有效的將學(xué)校的宣傳資料、政策文件、管理?xiàng)l例、規(guī)章制度、教學(xué)資源、學(xué)生資源等接入網(wǎng)上。

5.從獎金中調(diào)出一部分與示范校建設(shè)、數(shù)字化校園網(wǎng)的工作掛鉤，定期檢查，多勞多得，少勞少得，不勞不得。

6.轉(zhuǎn)變認(rèn)識找到共性和個性。數(shù)字化校園雖然是新鮮事物，是由計算機(jī)、服務(wù)器、路由器、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件、共享資源構(gòu)成的數(shù)字空間。但與傳統(tǒng)校園一樣也是在一定的框架內(nèi)的教師與學(xué)生、管理人員的有序的活動。不外乎實(shí)體教室化為網(wǎng)絡(luò)，鍵盤、鼠標(biāo)代替粉筆，老師、管理人員與學(xué)生之間不是面對面互動而是在網(wǎng)絡(luò)上互動，查閱學(xué)生信息不再進(jìn)入學(xué)生科找管理人員，電腦上錄入學(xué)生成績替代了直接將記分冊交教務(wù)管理人員，顯示屏上電子書籍、宣傳資料替代了紙質(zhì)等等。

7.克服畏難情緒。對一部分計算機(jī)知識不多的老師，難是難在不太懂計算機(jī)，但你先從簡單的部分入手、用鍵盤、鼠標(biāo)總不難吧！錄入數(shù)字總會吧！查閱資料也可以吧！學(xué)校第一次要求在計算機(jī)上錄入成績時還是有相當(dāng)一部分老師也有些擔(dān)心，可第二次錄入時基本沒有什么問題了。

8.人人參與校園網(wǎng)。每個教師都可在完善校園網(wǎng)中找到自己的位置，可以用校園網(wǎng)豐富教學(xué)，下載資源，上傳資源，查閱教學(xué)資料，將自己的教學(xué)計劃、教案，課件提供給大家共享。

9.有計劃、有步驟、有落實(shí)的完善校園網(wǎng)的各模塊的使用，先從簡單、適用、成熟的模塊入手，比如我們已經(jīng)完成的學(xué)生成績錄入，考試場地安排，部分學(xué)生信息錄入就是很好的例子。下一步組織各職能部門領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、職能部門計算機(jī)老師深入研究各個階段需完成的模塊。

10.加強(qiáng)教師的信息素質(zhì)教育。作為教學(xué)和科研的主體——教師，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，并將其應(yīng)用到教學(xué)和科研的實(shí)踐中，才能提高數(shù)字化校園的利用率，創(chuàng)造和鞏固數(shù)字化建設(shè)的成果。