淺談電子檔案的管理與保護(hù)

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，文件資料的信息化和數(shù)據(jù)化處理日益成為檔案管理的主要方式。目前，電子檔案管理技術(shù)存在有軟硬件設(shè)施老化或缺少有效維護(hù)、安全保障機(jī)制不健全以及管理人員的技術(shù)能力較弱等問(wèn)題，需從電子檔案系統(tǒng)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行革新與改進(jìn)，從而提高電子檔案的管理與保護(hù)效果，保障其應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；保護(hù)；問(wèn)題；策略

在信息時(shí)代下，現(xiàn)代科技得到了廣泛運(yùn)用。電子檔案管理技術(shù)能夠?qū)Υ罅繖n案文件進(jìn)行收集整理，因此在社會(huì)的工作實(shí)踐中得到了日益廣泛的運(yùn)用。同時(shí)，社會(huì)對(duì)電子檔案技術(shù)的操作性與安全性提出了更高的要求。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，提高電子檔案管理的效果，本文對(duì)電子檔案在管理與保護(hù)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討應(yīng)對(duì)策略。

一、電子檔案管理與保護(hù)中存在的問(wèn)題

電子檔案即以計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)為載體，對(duì)實(shí)體的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理并儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，通過(guò)將虛擬數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)用戶能夠認(rèn)知的文字、符號(hào)、圖像等檔案信息，為用戶提供信息服務(wù)。由于電子檔案技術(shù)依賴于一定的內(nèi)外部條件，因此具有一定的不穩(wěn)定性。現(xiàn)階段的電子檔案管理與保護(hù)存在以下問(wèn)題[1]。首先，計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)以及內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)空間作為電子檔案信息傳輸?shù)闹饕d體，其檢修與維護(hù)工作重視性不足；其次，電子檔案的安全性需要健全的安全機(jī)制進(jìn)行保障，在電子檔案的使用過(guò)程中，可能在防火墻、電子印章、數(shù)字證書(shū)等方面產(chǎn)生部分漏洞，形成安全隱患；最后，電子檔案的正常傳輸依賴于信息管理與維護(hù)人員的技術(shù)水平，部分技術(shù)人員的技能難以滿足電子檔案的需求，影響了電子檔案的維護(hù)與運(yùn)行。

二、電子檔案管理保護(hù)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）注重軟硬件設(shè)施維護(hù)，保障檔案系統(tǒng)運(yùn)行

電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)是新型的信息科學(xué)技術(shù)，其作業(yè)能力的發(fā)揮依賴于軟硬件設(shè)備的正常運(yùn)行，因此，對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢修與維護(hù)具有重要意義。電子檔案系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施包括電子計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)，以及內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的公用網(wǎng)絡(luò)空間，在使用過(guò)程中存在有機(jī)器老舊、故障以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的惡意攻擊等威脅。因此，在實(shí)際工作中需重視對(duì)設(shè)施的定期檢修和維護(hù)，同時(shí)注重設(shè)備和技術(shù)的革新，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

硬件設(shè)施的檢修包括對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部組成零件的檢測(cè)、更換，以及對(duì)光盤(pán)、磁盤(pán)等電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體的質(zhì)量保護(hù)，檢修工作可以通過(guò)以下方式開(kāi)展：第一，招聘專業(yè)的設(shè)備檢修人員與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全工程師，該類技術(shù)人員均經(jīng)過(guò)專業(yè)的檢修知識(shí)以及檢修技能的學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)的組成原理、磁盤(pán)光盤(pán)的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)測(cè)具備一定的了解程度與豐富的操作經(jīng)驗(yàn)，能夠有效執(zhí)行對(duì)軟硬件設(shè)施的檢修[2]。第二，信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使得軟硬件設(shè)施的革新速度不斷加快，因此，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)注重軟硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，及時(shí)淘汰系統(tǒng)中的老舊硬件設(shè)備，同時(shí)關(guān)注先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)用技術(shù)，不斷提升軟件環(huán)境的兼容性與革新度。通過(guò)軟硬件設(shè)施的雙重維護(hù)，保障檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（二）健全安全防御機(jī)制，提升檔案信息安全

檔案信息的傳輸依賴于內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部的公共網(wǎng)絡(luò)空間的數(shù)據(jù)交換，在傳輸過(guò)程中，面臨著計(jì)算機(jī)黑客以及電腦病毒帶來(lái)的安全隱患，對(duì)信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網(wǎng)絡(luò)的安全及防御機(jī)制的主要內(nèi)容包括對(duì)局域網(wǎng)的安全維護(hù)、對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范、對(duì)TCP/IP協(xié)議的管理，涉及到各服務(wù)點(diǎn)的防火墻維護(hù)以及虛擬內(nèi)部網(wǎng)的劃分[3]。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制的完善，提升電子檔案系統(tǒng)的安全性能。

電子檔案完善的安全防御措施包括身份認(rèn)證措施、信息加密措施、訪問(wèn)控制管理措施等，身份認(rèn)證措施包括數(shù)字信封、數(shù)字簽名等安全管理認(rèn)證技術(shù)，可以有效保證電子檔案的信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對(duì)稱密鑰與非對(duì)稱密鑰，兩種加密系統(tǒng)配合使用，將電子檔案進(jìn)行加密、解密處理，降低信息內(nèi)容的泄露威脅。訪問(wèn)控制管理措施包括網(wǎng)絡(luò)權(quán)限和入網(wǎng)訪問(wèn)，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規(guī)性使用。除對(duì)安全加密技術(shù)的采用，還可使用網(wǎng)絡(luò)入侵的檢測(cè)防御設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)段中出現(xiàn)的外部入侵或內(nèi)部破壞行為，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的警報(bào)或攔截，以彌補(bǔ)部分網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件在網(wǎng)段邊界保護(hù)上存在的漏洞，保障電子檔案信息傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

（三）強(qiáng)化人員技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案文件以紙質(zhì)材料為主要載體，對(duì)管理人員的信息技術(shù)水平要求較低，現(xiàn)代檔案管理方式的革新，使得檔案內(nèi)容由實(shí)體文字、圖片轉(zhuǎn)換為字節(jié)、比特等虛擬數(shù)據(jù)形式，在管理工作中涉及到對(duì)各類機(jī)器、設(shè)備的操作以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人員由于缺乏計(jì)算機(jī)信息知識(shí)培訓(xùn)，在實(shí)際作業(yè)中不能按要求完成電子數(shù)據(jù)的復(fù)制、刻錄和存盤(pán)操作，并且作業(yè)流程缺乏規(guī)范性，易造成對(duì)設(shè)備的人為損害，影響檔案管理的效率。

對(duì)電子檔案管理人員的能力培訓(xùn)可通過(guò)以下途徑：第一，在管理人員內(nèi)部開(kāi)設(shè)培訓(xùn)課程，根據(jù)其計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)的掌握程度進(jìn)行分班教學(xué)，目的在于提升基礎(chǔ)較弱學(xué)員的計(jì)算機(jī)基本操作原理，強(qiáng)化基礎(chǔ)較強(qiáng)學(xué)員的理論知識(shí)梳理，教學(xué)內(nèi)容包括電子檔案管理軟件（如超易、智信等）理論知識(shí)介紹，以及相關(guān)設(shè)備的規(guī)范操作方法，通過(guò)教學(xué)全方面提升管理人員整體的技術(shù)水平。第二，通過(guò)向管理人員敘述實(shí)際工作中的電子檔案安全保護(hù)案例，直觀地介紹由于操作失誤或技術(shù)能力缺失所導(dǎo)致的安全隱患，為用戶隱私及和社會(huì)安全機(jī)制帶來(lái)的威脅，從而提升管理人員的安全防范意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的快速發(fā)展造成了檔案文件的大量產(chǎn)生，電子檔案技術(shù)的運(yùn)用也日益廣泛深入。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案系統(tǒng)在安全方面的發(fā)展將日益完善、健全。在電子檔案的使用過(guò)程中應(yīng)始終注重對(duì)系統(tǒng)設(shè)施的維護(hù)、對(duì)防御機(jī)制建設(shè)以及對(duì)人員技能的培訓(xùn)。通過(guò)全面的保障策略，促進(jìn)電子檔案技術(shù)的長(zhǎng)效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]包晶飛.試論電子檔案管理面臨的問(wèn)題及解決策略[J].民營(yíng)科技，2014，15（01）：101.

[2]王丹丹.關(guān)于電子檔案整理與保護(hù)的探討[J].黑龍江史志，2014，24（05）：109.

[3]李嘉.淺析電子文件和電子檔案的管理和應(yīng)用[J].華章，2014，17（02）：304.

[4]高芳.電子檔案管理問(wèn)題探討[J].東方企業(yè)文化，2014， 31（02）：174.