醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

【摘 要】隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式以無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需要，醫(yī)院檔案管理的必然模式是信息化管理，筆者通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化；存在的問(wèn)題；對(duì)策

大量的檔案信息在醫(yī)院里每天都要產(chǎn)生，如：處方檔案、影像資料、病歷檔案及管理文件等。當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)醫(yī)院面臨的新任務(wù)和新課題是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化[1]。醫(yī)院的檔案管理具有豐富的信息資源，內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展需要，其必然趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理具有重要的意義。筆者通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)提出了相依的對(duì)策：

一、醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1、醫(yī)院不夠重視：近年來(lái)，臨床科室、管理部門(mén)、醫(yī)技科室的信息化建設(shè)在全國(guó)各大醫(yī)院得到一定的重視，也都付諸執(zhí)行，在實(shí)踐工作中也都得到了充分利用，但是，只有檔案管理工作沒(méi)有引起各大醫(yī)院的足夠的重視。

2、基礎(chǔ)設(shè)施欠缺：檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)是完善的設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子產(chǎn)品，且均屬于易耗品，這需要醫(yī)院投入大量的資金支持，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，使用期短，定期及不定期的維修、升級(jí)、更換、均需要經(jīng)費(fèi)支持，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)不足，使檔案管理信息化發(fā)展從根本上被制約了。

3、缺乏專(zhuān)業(yè)人員：檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的檔案管理人員僅僅具備醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，沒(méi)有檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理實(shí)行信息化之后對(duì)工作人員的要求更高，檔案管理人員不僅要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要具備計(jì)算機(jī)操作能力，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)施造成嚴(yán)重影響。

4、缺乏管理制度：目前，關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、保障制度、規(guī)范等尚未出臺(tái)，如：檔案的時(shí)效、保密、隱私及電子檔案的法律效力等問(wèn)題[2]。檔案管理的信息安全性沒(méi)有明確的管理性和技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)。由于信息化建設(shè)沒(méi)有確切的標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)也沒(méi)有規(guī)劃性，軟件的實(shí)用性和通用性嚴(yán)重不足，沒(méi)有統(tǒng)一、完善的檔案信息分類(lèi)編碼，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1、有利于珍貴檔案的保護(hù)。某些珍貴的檔案原件進(jìn)行信息化處理后，有效避免了在過(guò)多的借閱、翻閱、使用過(guò)程中造成的損壞；重要原始資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)被大大的避免和降低了。在醫(yī)院的發(fā)展及建設(shè)過(guò)程中形成的重要資料被信息化處理后，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行原件的掃描，以電子文件的形式被管理、收藏及使用，是對(duì)原始就檔案的有效保障。

2、顯著改善文件歸檔方式。在醫(yī)院的管理工作中，各類(lèi)文件都要由檔案部門(mén)及時(shí)進(jìn)行登錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件登錄方式，屬于手工操作，檔案管理人員需要用大量的時(shí)間和精力登記并整理。但是，檔案被信息化處理之后，檔案管理人員可以擺脫繁瑣的手工勞動(dòng)，登錄及整理工作均可以用計(jì)算機(jī)軟件完成，工作效率被大大的提高。同時(shí)，計(jì)算機(jī)智能檢索方法更加快速、精確、高效、廣泛，對(duì)機(jī)密檔案還可以電子加密，因此，醫(yī)院檔案管理信息化不僅提高了檔案管理人員的工作效率也方便了信息的使用者。

3、改善了檔案管理的模式。檔案歸檔的傳統(tǒng)方式造成了大量的紙質(zhì)檔案資料，日積月累后，檔案資料需要大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保存需要根據(jù)季節(jié)的不同進(jìn)行溫度、濕度的調(diào)節(jié)，還要防蟲(chóng)，管理的成本較高，容易損壞原件，使用時(shí)查閱的時(shí)間較長(zhǎng)，弊端較多。檔案進(jìn)行信息化處理后，不但提高了運(yùn)行效率，更加直觀、形象的反應(yīng)檔案，而且為檔案的檢索和使用提供了極大的方便，節(jié)省了儲(chǔ)存空問(wèn)，保障了安全備份。

三、完善檔案管理信息化的相關(guān)對(duì)策

1、 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。雖然醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)，但是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策起著至關(guān)重要作用的是檔案管理，檔案管理與信息化建設(shè)需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)兩手一起抓。醫(yī)院檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)相結(jié)合，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮著重要的作用。

2、加大投入，完善設(shè)施。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)是加大檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)備的投入。一方面要加大資金的投入，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化所需資金列入醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃及預(yù)算中，多渠道籌措資金，切實(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施投入，如：機(jī)器設(shè)備、相關(guān)軟件、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等的投入；另一方面是要配齊實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化所需的軟件和硬件[3]。

3、規(guī)范管理，建立制度。目前檔案管理信息化建設(shè)需要的是健全的電子文件管理制度及管理規(guī)范。醫(yī)院必須按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定出適合本院的電子文件規(guī)章制度，包括：歸檔制度、保管制度、保密制度、鑒定制度、利用制度、銷(xiāo)毀制度等，使醫(yī)院檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循?？茖W(xué)管理電子文件和電子檔案，保證其真實(shí)、完整、規(guī)范，為防止黑客入侵應(yīng)設(shè)置防火墻，提高檔案的保密性和安全性。

4、培養(yǎng)人才，提高素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理信息化需要多種形式、多樣方法、多條途徑將檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，對(duì)工作人員的要求較高，醫(yī)院必須定期組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育或外出進(jìn)修，不斷提高工作人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、操作技能和綜合素質(zhì)[4]。也可以引進(jìn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作均精通的復(fù)合型檔案管理人才，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門(mén)必須人才分布合理，各部門(mén)配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才、管理人才、臨床醫(yī)學(xué)人才及中醫(yī)人才等。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理信息化需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及全體醫(yī)護(hù)人員的共同努力下完成，依托強(qiáng)大的軟件和硬件設(shè)施、完善的檔案管理機(jī)制、高級(jí)復(fù)合型檔案管理人才，不斷提高檔案的利用效益，為醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 朱月恒.對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2010，8（35）：346-347.