全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

【摘要】科學(xué)認(rèn)識企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，科學(xué)、合理、規(guī)范化地實行企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)化體系；生產(chǎn)管理；企業(yè)檔案管理；規(guī)范化

1.前言

長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認(rèn)為檔案管理員只是一個企業(yè)資料倉庫的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導(dǎo)致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗無法留存，企業(yè)成本增加，負(fù)擔(dān)加重，整個企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)大傷腦筋。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們認(rèn)識的進(jìn)步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標(biāo)準(zhǔn)化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切。科學(xué)認(rèn)識檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對于能否全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，科學(xué)、規(guī)范化地實行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。

2.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵

2.1標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、職責(zé)和程序，并通過建立相關(guān)體系進(jìn)行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。目前，IS09000標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被100多個國家轉(zhuǎn)化成本國標(biāo)準(zhǔn)。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)化是一個永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標(biāo)準(zhǔn)化成為我國企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報表文件、數(shù)據(jù)資料等各個方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場：生產(chǎn)無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運作管理的制度化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代生產(chǎn)與運作管理要求的是科學(xué)化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標(biāo)。

2.2企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料）。

著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標(biāo)本；是企業(yè)對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。

3.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系

規(guī)范化的檔案管理是實行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學(xué)更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項活動的歷史積累和真實記憶，科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值，必要時還能起到指導(dǎo)作用。

因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。而離開了標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。

4.標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實踐

4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范

針對企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，筆者因持有標(biāo)準(zhǔn)化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗，有幸被領(lǐng)導(dǎo)委以重任——在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實處，導(dǎo)致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一，筆者嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?，并將其按?biāo)準(zhǔn)要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當(dāng)然，生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高?？梢姡嫱菩幸?guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。

4.2“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”三高檔案室的建立

筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導(dǎo)層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影（譬如大型設(shè)備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術(shù)人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導(dǎo)痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”的三高標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經(jīng)驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務(wù)檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發(fā)、財務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業(yè)檔案作為繼承、保護(hù)與開發(fā)事業(yè)，對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

5.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟(jì)實力外，實行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達(dá)成這一目標(biāo)，可以從如下幾個方面著手：

（1）公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)本著高度重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場，在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步賦予標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵機(jī)制，把標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設(shè)的高度上來，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進(jìn)之力，推動標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。

（2）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念，將標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來，以便加大對全員標(biāo)準(zhǔn)化體系知識的培訓(xùn)宣傳力度，使全體員工切實理解企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實施進(jìn)行認(rèn)真的策劃，對實施的結(jié)果進(jìn)行檢驗、分析和改進(jìn)，通過評審采取有效的措施，推動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn)，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應(yīng)密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進(jìn)，除認(rèn)真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識和計算機(jī)信息技術(shù)，適時實現(xiàn)計算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（4）管理層適時監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合，做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進(jìn)行處理，以便不斷加以修正。

結(jié)束語

只有我們?nèi)駝訂T，切實將標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理落到實處，才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會經(jīng)久不衰，百年傳承。

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