試論企業(yè)公文處理工作應(yīng)重點把握的幾個問題

【摘要】企業(yè)的公文是管理企業(yè)、處理政務(wù)、記載生產(chǎn)經(jīng)營等各種活動情況的常用工具。企業(yè)的公文處理是指運用“文件”這一工具，對機關(guān)工作進行處理和管理的一項工作，是傳達黨和國家方針政策，貫徹上級決策部署，發(fā)布規(guī)章制度，請示、答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。長期以來，國家、企業(yè)所在地黨委政府以及企業(yè)自身在公文處理方面出臺了一系列的辦法、規(guī)定和指導(dǎo)意見，成為企業(yè)處理公文的重要工具。2012年以來，隨著國家層面對黨政機關(guān)公文管理處理工作的進一步規(guī)范和各類經(jīng)濟活動的不斷完善，對國有企業(yè)公文運行管理提出了更高的要求，企業(yè)的公文處理如何做到“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)機關(guān)工作，服務(wù)基層發(fā)展”，已成為國有企業(yè)辦公室工作的重中之重。本文就如何提高企業(yè)公文處理工作效率，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

【關(guān)鍵詞】企業(yè)公文；處理工作；問題

一、做好公文處理要完善制度、明確職責(zé)

公文處理，貴在按章操作。這個“章”就是各級機關(guān)出臺的有關(guān)規(guī)章制度。國家、企業(yè)所在地黨委政府都有明確的公文處理辦法和相關(guān)制度，企業(yè)應(yīng)結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營活動，參照國家和地方政府的制度，適時制定和修訂企業(yè)自己的公文處理辦法，使之成為企業(yè)公文辦理的主要依據(jù)。

企業(yè)的公文處理辦法，要對企業(yè)機關(guān)公文處理的內(nèi)容、流程、權(quán)限等作了詳細(xì)規(guī)定，明確各級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)部門和各單位、相關(guān)工作人員在公文處理中承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)。一般來說，國有企業(yè)的機關(guān)辦公室是企業(yè)公文處理的管理機構(gòu)和公文運轉(zhuǎn)的中心樞紐，通過公文處理為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀助手作用。在公文辦理中，以企業(yè)名義上報的上行文，以企業(yè)名義制發(fā)的下行文、平行文，均應(yīng)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)審核把關(guān)、流轉(zhuǎn)辦理。同時，企業(yè)辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級機關(guān)開展好公文處理工作。由于企業(yè)業(yè)務(wù)層面多、專業(yè)特點突出、工作即時性強，企業(yè)辦公室可根據(jù)實際提高企業(yè)職能部門發(fā)文的權(quán)威性，規(guī)定企業(yè)機關(guān)各部門在規(guī)定的發(fā)文事項范圍內(nèi)，可以向所屬機構(gòu)印發(fā)部門文件或函件，這樣可以提高專業(yè)工作發(fā)文的效率和質(zhì)量，這樣自然會加大部門和審核責(zé)任和辦公室的監(jiān)管責(zé)任，所以相關(guān)的制度建設(shè)和培訓(xùn)工作也要及時跟進，責(zé)任和分工必須明確。

二、公文處理環(huán)節(jié)要嚴(yán)格程序、有序運行

企業(yè)公文處理工作一定要講程序、講規(guī)范，這是公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的體現(xiàn)。一個企業(yè)的公文處理暫行辦法及有關(guān)規(guī)定就是企業(yè)公文處理的“尚方寶劍”，公文的運行管理必須按照“辦法”規(guī)定履行嚴(yán)格的審簽手續(xù)，嚴(yán)格按照程序辦事。

首先，要嚴(yán)格按權(quán)限行文。企業(yè)的總部機關(guān)還是下屬部門、公司都要在企業(yè)規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)行文。擬文時對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)主動與有關(guān)部門口頭協(xié)商后行文。凡涉及到規(guī)章制度、管理辦法的公文，在辦公室審核之前應(yīng)由企業(yè)管理和法律部門對其合規(guī)性進行審查，以確保企業(yè)經(jīng)濟運行的安全。公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室，對“是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式、文種是否符合本辦法的規(guī)定”等進行認(rèn)真審核把關(guān)。公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點對“審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范”等進行復(fù)核，經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

其次，要嚴(yán)格按程序報送。不規(guī)范的公文要堅決不予上報。凡報送上級和地方黨委、政府的文件，須以企業(yè)名義一個出口上報，以保持決策的統(tǒng)一性和信息的完整性，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和辦公室必須認(rèn)真審核、嚴(yán)格把關(guān)。企業(yè)對外發(fā)公文尤其要嚴(yán)格把關(guān)，外發(fā)公文主要包括向上級單位報送的上行文和向地方政府、社會機構(gòu)等報送的函件，這類文件的受文單位不是企業(yè)自身，因此一定要嚴(yán)格按照國家或地方政府的公文辦理要求處理，以免退文而影響公文運行效率。如報送請示性公文，應(yīng)堅持一文一請的原則，主送一個上級機關(guān)，不得多頭請示，否則不能辦理，如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送；無特殊情況，不得越級向上級機關(guān)行文，更不得越級請示問題；請示、報告不得聯(lián)用，報告中不得夾帶請示事項；不得將需報請地方黨委、政府審批的公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。對不按程序越級行文、擅自橫傳、多頭報送的現(xiàn)象，企業(yè)要嚴(yán)格把關(guān)、及時通報、規(guī)范運行。

三、公文審核要嚴(yán)格把關(guān)、確保審核質(zhì)量

按照國家和地方黨委、政府一般公文處理要求，企業(yè)辦公室必須從文件簽發(fā)前、印制前、收文辦理的擬辦前三個環(huán)節(jié)加強審核把關(guān)，以提高公文辦理質(zhì)量。一般來說，公文審核應(yīng)首先要審核有無行文的必要，應(yīng)該會簽的部門是否會簽，內(nèi)容是否符合法規(guī)政策，結(jié)構(gòu)是否合理；然后再從文字、語言風(fēng)格把關(guān)；其次，要協(xié)調(diào)擬稿部門搞好修改。擬稿人員要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，而解決問題要依靠主辦部門，對于內(nèi)容不成熟或需作大量文字修改的文稿，可協(xié)商退回修改，不可包辦代替。再次，核稿人員要盡量掌握發(fā)文背景和意圖，遇到不清楚或者有疑問的地方，業(yè)務(wù)部門是調(diào)查的對象，必須虛心向?qū)I(yè)部門請教，弄清來龍去脈。

公文審核重點要把好以下關(guān)口：一是行文關(guān)。主要審核是否需要行文和如何行文。應(yīng)根據(jù)行文效用原則、發(fā)文不升級原則和關(guān)于精簡文件的有關(guān)規(guī)定，檢查是否需要行文，由此克服部門職權(quán)范圍內(nèi)事務(wù)升級由企業(yè)層面行文的現(xiàn)象，達到控減企業(yè)發(fā)文數(shù)量的目的。二是行文規(guī)則關(guān)。主要檢查行文是否符合效用原則、不越級報文原則、發(fā)文不升級原則、主送機關(guān)不升級原則、發(fā)文協(xié)商一致原則、一文一事原則、請示與報告分開原則、不直送原則等等。三是政策內(nèi)容關(guān)。在審核文件時要做到國家法律、法規(guī)和現(xiàn)行政策不抵觸。四是會簽關(guān)。主要檢查應(yīng)當(dāng)會簽的部門是否一一會簽，會簽的單位是否取得一致意見。五是文字關(guān)。主要檢查公文的文字是否正確地反映了行文的意圖，是否表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、字詞規(guī)范、標(biāo)點正確、簡明扼要、通俗易懂，有無錯漏。六是體例格式關(guān)。主要檢查公文格式的各個組成部分有無遺漏、是否準(zhǔn)確，使用文種、語氣是否恰當(dāng)，是否符合公文體例格式的其他規(guī)定。七是收文入口關(guān)。就是對下級機關(guān)上報的公文，要審核其是否應(yīng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種使用、公文格式是否規(guī)范，特別是“簽發(fā)人姓名”標(biāo)注是否符合要求等。

搞好公文運行管理，提高公文辦理質(zhì)量和效率，是企業(yè)辦公室“以文輔政”和“以文立室”的要求，搞好企業(yè)辦公室公文處理工作，須緊緊抓住公文處理過程中存在的主要問題，從工作程序、制度、流程、要求、人員素質(zhì)等全方位加以改進，才可以從根本上提高公文處理工作質(zhì)量和效率。