現(xiàn)代辦公室管理中應(yīng)注意的關(guān)鍵性問題研究

【摘要】辦公室是一個(gè)重要的指揮中心，它可以讓整個(gè)企業(yè)按照正規(guī)，科學(xué)的方向發(fā)展。存在于各個(gè)企業(yè)之中的辦公室根據(jù)其未來發(fā)展要求，發(fā)揮著各自規(guī)劃管理的職責(zé)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，各大企業(yè)中的辦公室也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷完善和提高自身的管理水平，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，本文主要是以現(xiàn)代辦公室管理中應(yīng)注意的關(guān)鍵性問題為研究對象，之后通過現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中存在的問題、現(xiàn)代辦公室的整體發(fā)展方向以及解決問題的相關(guān)措施三個(gè)方面對研究對象進(jìn)行進(jìn)一步的探討和分析。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代辦公室；管理；主要問題；發(fā)展方向

近年來伴隨世界經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)也不甘示弱，很多行業(yè)也取得了很好的發(fā)展，同時(shí)在企業(yè)的管理方面也取得了巨大的進(jìn)步，其核心的表現(xiàn)就是對企業(yè)后端辦公室的管理。很多大型現(xiàn)代化企業(yè)意識(shí)到自身面臨的壓力非常巨大，之后就從企業(yè)的各方面完善自己的管理?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理要求全面、具體、人性化。它除了要做一般企業(yè)辦公室的工作制度安排、企業(yè)形象管理、企業(yè)精神宣傳等領(lǐng)導(dǎo)層面的工作之外，還要對企業(yè)員工進(jìn)行管理，這就不可避免的對員工的生活服務(wù)、紀(jì)律考察、獎(jiǎng)懲管理，以及員工的工作紀(jì)律監(jiān)督做出科學(xué)合理的規(guī)劃。因此，提高現(xiàn)代企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)職能，對企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

1、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中存在的問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)發(fā)展的也非常迅速，同時(shí)與其息息相關(guān)的辦公室管理的規(guī)范化也迫在眉睫，很多辦公問題不斷的涌現(xiàn)出來。主要表現(xiàn)在：在辦公室管理方面發(fā)展的比較慢，管理思想跟不上時(shí)代的進(jìn)步，制定不出完善的量化考勤制度。例如不少企業(yè)確實(shí)設(shè)立了獨(dú)特的發(fā)展理念，而且發(fā)展觀點(diǎn)明確合理，確實(shí)值得肯定，但是多數(shù)都是有頭無尾，悄然消逝。無非就是應(yīng)付檢查，并沒有起到預(yù)期的目的，反而造成了資源和人員的浪費(fèi)。另外，現(xiàn)代化企業(yè)在創(chuàng)新管理方面的意念不夠堅(jiān)定，遇到困難就停滯不前，甚至出現(xiàn)思想倒退的現(xiàn)象。表現(xiàn)在很多辦公室的員工綜合素養(yǎng)缺乏，不履行職責(zé)，不注重創(chuàng)新，工作方法觀念陳舊，辦公室職責(zé)分配不夠明確，管理松散，導(dǎo)致辦公室實(shí)際功能得不到充分的發(fā)揮。

2、現(xiàn)代辦公室的整體發(fā)展方向

正規(guī)合理的辦公室管理方案，可以減少工作過程中的很多問題，任務(wù)職責(zé)得到明確分配。表現(xiàn)為：部門明確，安排合理；各個(gè)部門中的工作人員有自己的任務(wù)履行工作職責(zé)；工作環(huán)境優(yōu)越，便于工作人員發(fā)揮自身優(yōu)勢；制定自上而下一致的管理，唯一的工作理念；每一個(gè)工作人員都要有對企業(yè)奉獻(xiàn)的精神，自己的發(fā)展要與企業(yè)的發(fā)展結(jié)合到一塊。

辦公室的發(fā)展要協(xié)調(diào)好以下幾個(gè)方面的安排：工作任務(wù)分配、制定科學(xué)的文件管理?xiàng)l例和財(cái)務(wù)制度、做好日常工作安排等。

2.1以人性化管理為根本出發(fā)點(diǎn)

堅(jiān)持人性化管理的原則對企業(yè)的可持續(xù)快速發(fā)展起著無可替代的重要作用。這種管理理念往往通過積極引導(dǎo)的方法，促進(jìn)企業(yè)員工充分挖掘其自身的智慧，從而讓更多的員工產(chǎn)生豐富自己學(xué)識(shí)的想法，鼓勵(lì)他們多去學(xué)習(xí)，多去思考，多去創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。另外在完成本職工作的同時(shí)也應(yīng)充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的職能，發(fā)揚(yáng)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的理念，當(dāng)然并不是照抄照搬式實(shí)行，要根據(jù)自身的實(shí)際情況科學(xué)合理的施行，這樣才是真正的人性化發(fā)展，不僅可以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，同時(shí)也會(huì)為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2制定符合員工實(shí)際情況的考核機(jī)制

每個(gè)人的工作積極性都是需要認(rèn)可，如果在別人肯定的目光中實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，會(huì)調(diào)動(dòng)起更多人的熱情，以自信的心態(tài)投入到工作中，也避免由于領(lǐng)導(dǎo)督促給員工帶去的心理負(fù)擔(dān)。所以說制定出符合企業(yè)員工實(shí)際的考核機(jī)制非常重要。當(dāng)然這種考核制度要充分結(jié)合企業(yè)的集體安排，各企業(yè)單位的工作性質(zhì)不同，其考核的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)不同，具體情況具體分析，這就要求制定績效考核的方法和考核的標(biāo)準(zhǔn)有差別性，有目的性。這樣符合了多勞多得的勞動(dòng)報(bào)酬機(jī)制，可以調(diào)動(dòng)所有員工各盡其職，提升了員工對自我價(jià)值的認(rèn)同感。另外，這種制度的一個(gè)好處是，企業(yè)的各項(xiàng)工作，如工作業(yè)績，后勤服務(wù)等都會(huì)達(dá)到高度協(xié)調(diào)，一片欣欣向榮的新景象。從而將員工的自我價(jià)值與社會(huì)價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

3、解決問題的相關(guān)措施

一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的辦公室只有創(chuàng)造嚴(yán)密謹(jǐn)慎，履行人性化、規(guī)范化的管理原則才可以達(dá)到其理想的目的。所以辦公室作為一個(gè)企業(yè)重要的指揮部，制定合理的管理制度，對于一個(gè)企業(yè)的長遠(yuǎn)的發(fā)展非常重要。

第一，企業(yè)各個(gè)部門工作要想達(dá)到協(xié)調(diào)一致合理發(fā)展，制定規(guī)范的管理制度是關(guān)鍵。有了可以協(xié)調(diào)各部門的規(guī)章制度，企業(yè)的所有員工才能有目標(biāo)，有尺度。那這樣的管理制度該如何制定呢，需要根據(jù)企業(yè)本身的發(fā)展及其遇到的問題制定，從而不斷完善自身的管理，以便很快的改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)職能，促進(jìn)企業(yè)上下緊密的聯(lián)系，提高各個(gè)部門的工作效率。制度的制定能否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)除了靠科學(xué)合理的制度保障還要遵守嚴(yán)密的履行規(guī)則，做到各項(xiàng)制度在辦公室的公正、公開、合理調(diào)配下有序進(jìn)行。

第二，科學(xué)合理的辦公室管理制度對于每一個(gè)工作人員素養(yǎng)的提高起到不可估量的作用。合理規(guī)范的辦公室管理制度的確立給辦公室管理人員的工作提供了依據(jù)，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的員工提拔機(jī)制的建立不僅可以充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的工作積極態(tài)度，同時(shí)也有助于新近提拔的員工自身綜合素質(zhì)的提高。

第三，現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)迅速發(fā)展的時(shí)代，這就對當(dāng)今的現(xiàn)代化企業(yè)提出了新的要求，不僅要重視企業(yè)員工對知識(shí)的攝取，同時(shí)還要有長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光。這就要求各個(gè)企業(yè)要堅(jiān)持對員工進(jìn)行培訓(xùn)，發(fā)展型人才的培養(yǎng)是各個(gè)企業(yè)今后發(fā)展的主攻方向，企業(yè)在培訓(xùn)過程中要向員工滲透長遠(yuǎn)發(fā)展的思想；另外，辦公室員工長遠(yuǎn)發(fā)展的主體還是員工本身，這就離不開對員工自身的培訓(xùn)，讓他們在充分認(rèn)識(shí)自己的基礎(chǔ)上，了解社會(huì)，彌補(bǔ)自身不足，為進(jìn)入社會(huì)全面武裝自己。

第四，信息資源匯集了所有領(lǐng)域的發(fā)展，為社會(huì)的進(jìn)步提供了幫助?，F(xiàn)代社會(huì)時(shí)時(shí)處處都滲透著科技的影響，現(xiàn)代企業(yè)的管理也離不開科學(xué)的管理程序，與信息化時(shí)代接軌，這樣才能讓現(xiàn)代技術(shù)在企業(yè)中發(fā)揮出強(qiáng)大的價(jià)值。利用信息資源對企業(yè)辦公室進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃和安排，可以規(guī)范企業(yè)的工作進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理分配和重組，以達(dá)到提高各部門工作效率的目的，從而提高高效的社會(huì)反響。

4、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代辦公室的管理是對人的管理，要堅(jiān)持人性化原則，以提高辦公室工作人員的工作效率，讓科學(xué)化的管理來指導(dǎo)企業(yè)各項(xiàng)工作井然有序的開展。當(dāng)然信息時(shí)代，科技騰飛，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室更離不開現(xiàn)代化的管理武器，為辦公室的管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，讓辦公室的作用得到更有效的發(fā)揮。相對來說制度與技術(shù)都是普遍性的東西，要讓這些充分發(fā)揮作用必須要把現(xiàn)代辦公室的具體情況結(jié)合在一起，這樣才能使現(xiàn)代辦公室的管理真正達(dá)到科學(xué)、合理以及高效。

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