企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)問(wèn)題分析

摘 要：隨著全球科技信息化的快速發(fā)展，特別是我國(guó)工業(yè)化與信息化融合度的不斷加深，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)也取得了一定成效，但仍然存在許多不容忽視的問(wèn)題，制約了企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)水平。本文以企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)為研究對(duì)象，首先對(duì)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的重大價(jià)值進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述，然后對(duì)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，最后對(duì)如何提升企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)水平提出對(duì)策，希望對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；信息化；

中圖分類號(hào)：D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-07-00-02

我國(guó)改革開放36年來(lái)，科技水平不斷提高，特別是科技信息化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用已經(jīng)位居世界第一。檔案是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源，而企業(yè)人事檔案管理更是企業(yè)貫徹落實(shí)黨的十八大提出的“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略以及企業(yè)實(shí)施“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)和前提，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)則更有利于發(fā)揮企業(yè)人事檔案的職能作用，為企業(yè)乃至國(guó)家提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的人力資源特別是人才信息。盡管隨著我國(guó)工業(yè)化與信息化融合程度的不斷加深化，我國(guó)各類企業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用信息化手段管理人事檔案工作，但仍然存在著重視不夠、缺乏不足、應(yīng)用廣的問(wèn)題。在我國(guó)大力實(shí)施“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略的新時(shí)期，研究企業(yè)人事管理信息化建設(shè)問(wèn)題，不僅有利于提升企業(yè)人事檔案整體管理水平，面且對(duì)于推動(dòng)“人才強(qiáng)國(guó)”和“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略同樣具有重要意義。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重大價(jià)值重要意義

（一）有利于提高企業(yè)人事檔案管理水平

企業(yè)人事檔案作為是企業(yè)乃到至國(guó)家的重要信息資源，由于受條件限制，管理水平始終較低。，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠使企業(yè)人事檔案管理步入更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化軌道，特別是通過(guò)信息化管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)人事檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，不僅便于保存，而且能夠通過(guò)程序設(shè)計(jì)來(lái)提高企業(yè)人事檔案管理水平，特別是能夠使企業(yè)人事檔案的應(yīng)用更加廣泛，對(duì)于提高我國(guó)企業(yè)人事檔案整體管理能力和效果具有重要意義。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)人事檔案資源共享

隨著我國(guó)科技信息化的快速發(fā)展，信息共建、共享、共用已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，而企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)能夠推動(dòng)企業(yè)人事檔案資源共享進(jìn)程，使企業(yè)人事檔案通過(guò)“開放性”來(lái)提高使用效率和使用效益。推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，能夠使企業(yè)更加全面、準(zhǔn)確、快速的獲取人力資源的基礎(chǔ)信息、個(gè)人發(fā)展、專業(yè)特長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)等方面綜合信息，能夠改變傳統(tǒng)的人事檔案信息“紙質(zhì)化”不利于搜集、整理、分析的問(wèn)題，有能夠使企業(yè)人事檔案發(fā)揮更大作用。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)盡管已經(jīng)得到越來(lái)越多企業(yè)的認(rèn)可，但由于人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)也需要對(duì)紙制檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，因而也需要大量的人力物力投入。由于企業(yè)都以追求企業(yè)效益“最大化”為目標(biāo)，因而很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，無(wú)論是硬件建設(shè)，還是軟件建設(shè)，都無(wú)法達(dá)到人事檔案管理信息化的要求，直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)落后，很多還是靠人工和紙質(zhì)進(jìn)行管理，這也直接影響了企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

（二）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)比較單一

從我國(guó)企業(yè)人事檔案管理信息化總體情況來(lái)看，盡管我國(guó)很多企業(yè)特別是大中型企業(yè)都對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了有效的投入，但卻忽視了人事檔案管理信息化建設(shè)的管理和運(yùn)行，更多的是將人事檔案信息化建設(shè)作為保存檔案資料的載體，只是對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行了“數(shù)字化”處理，比較將資料保存到計(jì)算機(jī)或者記錄到光盤當(dāng)中，應(yīng)用十分有限。還有一些企業(yè)盡管應(yīng)用了人事檔案管理軟件，但更多的只是進(jìn)行錄入和查詢，對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行分析和輔助決策的作用十分有限，這就導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏全面性和系統(tǒng)性。

（三）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)人員制約

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，必須有大量專業(yè)化、復(fù)合型的檔案管理人才支撐。由于我國(guó)很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對(duì)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視和投入不足，因而我國(guó)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)管理人員嚴(yán)重不足，有的企業(yè)根本沒(méi)有根本專業(yè)的信息化管理人員，導(dǎo)致信息化應(yīng)用只能走形式或走過(guò)場(chǎng)。盡管一些企業(yè)配備了專門的人事檔案信息化管理人員，但有的缺乏檔案管理能力，有的缺乏信息處理能力，有的缺乏職業(yè)道德水準(zhǔn)，再加上缺乏對(duì)信息化管理的學(xué)習(xí)、研究和創(chuàng)新，因而在企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中作用發(fā)揮有限，制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)投入

如前文所述，企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理和推動(dòng)企業(yè)人事檔案資源共享，進(jìn)而發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的職能作用具有重大價(jià)值。我國(guó)各類企業(yè)要把企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)管理體系當(dāng)中，建立信息人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定組織基礎(chǔ)。企業(yè)還要加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，既要配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，又要運(yùn)用符合企業(yè)實(shí)際的管理軟件，為企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

（二）完善企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)體系

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，并不是一個(gè)部門能夠做好的事情，必須調(diào)動(dòng)企業(yè)方方面面的力量，共同推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。這就需要企業(yè)調(diào)動(dòng)一切積極因素，建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作體系，建立由檔案管理部門負(fù)責(zé)、相關(guān)部門配合的協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)行“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”，形成檔案管理信息化建設(shè)合力。要大力加強(qiáng)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在此基礎(chǔ)上要推動(dòng)人事檔案管理的分析、咨詢、建議等輔助決策作用，真正發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用。

（三）建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)制度

加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化制度建設(shè)，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)更加科學(xué)、規(guī)范、有序、高效具有重要作用。企業(yè)要從自身人事檔案管理信息化建設(shè)情況出發(fā)，進(jìn)一步健全和完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，按照“目標(biāo)管理”的原則，建立信息化建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、流程、應(yīng)用等一系列形之有效的制度體系，從企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)采集到后期錄入再到管理，都必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。要建立企業(yè)人事檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的管理和維護(hù)，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，卻保穩(wěn)步運(yùn)行。

（四）打造企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

與傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理相比，無(wú)論是工作內(nèi)容還是工作環(huán)境以及工作要求，信息化管理都更加復(fù)雜。，這就要求企業(yè)人事檔案管理部門加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，將那些具備檔案管理、信息管理、企業(yè)管理等綜合管理能力的人員放到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)他們的教育和培訓(xùn)工作，使他們?cè)诶砟?、技術(shù)、管理、應(yīng)用方面始終走在前沿，為企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)大力實(shí)施“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略的歷史條件下，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步健全和完善企業(yè)人事檔案工作管理水平，特別是有利于提升企業(yè)人事檔案管理應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)加強(qiáng)人才管理、優(yōu)化資源配置、完善管理體系提供重要的檔案數(shù)據(jù)。我國(guó)各類企業(yè)必須進(jìn)一步加深對(duì)企業(yè)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，既要加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，又要進(jìn)一步健全和完善信息化管理機(jī)制，更要打造一批專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)步入更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化軌道。

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