檔案管理的安全問(wèn)題探討

摘 要：本文作者分析了影響檔案安全的主要因素，闡述了檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則和方法，探討了采取正確的預(yù)防措施確保庫(kù)存檔案的安全的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全問(wèn)題；探討；

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-07-00-01

一、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：

環(huán)境因素。包括外部環(huán)境因素和內(nèi)部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素主要包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、技術(shù)水平、立法和執(zhí)法水平、社會(huì)監(jiān)督體制等。內(nèi)部環(huán)境因素，主要是指檔案管理的部門的內(nèi)部環(huán)境，如檔案館庫(kù)建設(shè)情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；

檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質(zhì)水平、安全意識(shí)、保密意識(shí)直接影響檔案安全。目前，檔案人員對(duì)檔案安全的影響主要體現(xiàn)為蓄意破壞和管理疏忽；

消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問(wèn)題主要有如火災(zāi)報(bào)警與滅火系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，存在較高的火警誤報(bào)率；有的檔案館庫(kù)房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規(guī)范，消防安全存在隱患；檔案館消防規(guī)章制度不健全，責(zé)任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。

二、檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則和方法

（一）檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則：檔案安全體系的建設(shè)需要綜合系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，要遵循以下原則：（1）系統(tǒng)性原則，即系統(tǒng)性原則是指構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對(duì)檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，以達(dá)到優(yōu)化檔案安全管理的目的。（2）實(shí)用性和通用性原則。實(shí)用性要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要從檔案部門的實(shí)際情況出發(fā)，適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系要具有通用性的特點(diǎn)。（3）權(quán)威性原則。目前的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不具有強(qiáng)制性，因此要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)頒布的任何一部標(biāo)準(zhǔn)，都具有指導(dǎo)性或強(qiáng)制性。

（二） 檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建方法：（1）要處理好不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，即如何協(xié)調(diào)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)（地方）標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位。如果國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案安全管理，可以直接采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)政策性和特色性要求較強(qiáng)的，可以采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)結(jié)合檔案工作實(shí)際，借鑒、參考其他行業(yè)如圖書館、博物館的標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)加以補(bǔ)充和完善，形成符合檔案行業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)；（2）要處理好與相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系。檔案與圖書、文物、遺產(chǎn)等領(lǐng)域在保護(hù)對(duì)象、保護(hù)措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；（3）要處理好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理的關(guān)系。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系可以以標(biāo)準(zhǔn)管理為主，以制度管理為輔，配合相關(guān)的法規(guī)制度來(lái)保障標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的不足。我國(guó)檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，以綜合、宏觀的角度來(lái)設(shè)計(jì)、規(guī)范。對(duì)那些重要或是急需的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作為標(biāo)準(zhǔn)工作的重點(diǎn)，及時(shí)發(fā)布；對(duì)那些已被實(shí)際工作證明適用于檔案安全工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三、采取正確的預(yù)防措施確保庫(kù)存檔案的安全

（一）落實(shí)責(zé)任制提高防范知識(shí) 確保檔案實(shí)體的安全：在日常的檔案管理過(guò)程中重點(diǎn)是防火。除配備完善的消防設(shè)備外，還應(yīng)該根據(jù)本部門的情況，制定火災(zāi)事故、水災(zāi)事故的應(yīng)急預(yù)案，劃定相關(guān)區(qū)域的責(zé)任人，簽訂安全管理責(zé)任狀，實(shí)行層層責(zé)任負(fù)責(zé)制。選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，進(jìn)行必要的防災(zāi)演習(xí)。通過(guò)防災(zāi)基礎(chǔ)知識(shí)教育，讓每個(gè)檔案管理員明確自己的安全職責(zé)。例如：知道檔案室火災(zāi)的危險(xiǎn)性及其后果，知道防火措施，知道火災(zāi)時(shí)怎樣報(bào)警，會(huì)使用滅火器材及時(shí)撲滅初起火災(zāi)，會(huì)自救逃生。面對(duì)突發(fā)火情，能保持鎮(zhèn)靜，組織疏散利用者逃生等。

（二）樹立信息安全意識(shí) 保證檔案信息安全：檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)信息安全教育，工作中具體做到以下幾點(diǎn)：一是自覺學(xué)習(xí)了解計(jì)算機(jī)病毒常識(shí)和危害，知道造成信息安全事故當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)的行政法律責(zé)任等等，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)操作習(xí)慣，定期檢查和消除病毒；嚴(yán)守用戶口令和密碼，防止他人盜用、非法進(jìn)入本崗位的管理系統(tǒng)；二是檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時(shí)更換口令和密碼；三是檔案室的計(jì)算機(jī)專人專用，要求每位使用者對(duì)自己所用的計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自安裝計(jì)算機(jī)軟件和游戲；四是保證計(jì)算機(jī)使用的合理合法性，不要擅自更改IP地址和其他設(shè)置；不瀏覽非法網(wǎng)站，不隨意點(diǎn)擊陌生鏈接，不隨意下載和運(yùn)行不明真相的程序；每天做好數(shù)據(jù)備份。

（三）重視落實(shí)設(shè)施檢查制度確保檔案設(shè)施的安全：檔案室內(nèi)電源線、網(wǎng)絡(luò)通訊線、防盜系統(tǒng)等管線密布，各類電器設(shè)備多，使用時(shí)間集中，用電負(fù)荷重。因此，應(yīng)定期檢查電源線路、火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)、電子防盜報(bào)警系統(tǒng)等。防止線路老化、短路引起的火災(zāi)。嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，嚴(yán)禁違章用電。設(shè)專人維護(hù)、檢修電線電路、規(guī)范布線，各種設(shè)備應(yīng)按章操作，由專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)和修理。盡早發(fā)現(xiàn)并及時(shí)消除暖氣、消防水管道滲漏浸濕檔案等意外傷害與損失。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保存提供復(fù)制件代替原件：電子文件的異質(zhì)備份。電子檔案是一種不能直接識(shí)讀而必須依賴于特定的設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，對(duì)電子文件的管理不同于其它載體文件的管理。鑒于此，應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成其它載體文件保存。實(shí)行異質(zhì)備份，以防止若干年后電子文件因閱讀設(shè)備不配套而無(wú)法讀取。

為保護(hù)電子檔案原件，在實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)電子檔案的原件進(jìn)行復(fù)制，以復(fù)制件替代原件，對(duì)其進(jìn)行封存妥善保管?？梢詼p少原件的日常磨損，延長(zhǎng)其保存時(shí)間。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理的安全性問(wèn)題是檔案管理工作的重要內(nèi)容，需要在思想上，制度上、基礎(chǔ)設(shè)施上和管理上做好工作，需要加強(qiáng)建設(shè)、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使其有章可循，實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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