淺析如何提高基層水利檔案管理探討

杭州市水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 310000

摘要：水利是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，水利關(guān)系我國(guó)經(jīng)濟(jì)的動(dòng)脈，同時(shí)，水利檔案是水利建設(shè)的真實(shí)記錄，是水利部門(mén)開(kāi)展水資源規(guī)劃、水利建設(shè)及管理的依據(jù)。就水利檔案的特點(diǎn)及價(jià)值進(jìn)行分析，并就基層水利檔案管理工作中存在的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策作初步探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；水利；基層

1、引言

水利檔案是水利建設(shè)的真實(shí)記錄，是水利部門(mén)開(kāi)展水資源規(guī)劃、水利建設(shè)及管理的依據(jù)。建立完整、準(zhǔn)確、科學(xué)、系統(tǒng)的水利檔案并加以充分利用，對(duì)加快水利建設(shè)步伐、保證水利建設(shè)質(zhì)量，提高地方經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都有重要意義?；诖?，本文就水利檔案的特點(diǎn)及價(jià)值進(jìn)行分析，并就基層水利檔案管理工作中存在的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策作初步探討。

2、水利檔案的重要性分析

與其他專(zhuān)業(yè)檔案一樣，水利檔案具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)，還有其自身固有的特點(diǎn)。

2.1水利檔案的價(jià)值

原始數(shù)據(jù)價(jià)值十分珍貴 在長(zhǎng)期的水利活動(dòng)中人們積累了大量的原始數(shù)據(jù)，如氣象資料、地質(zhì)資料、水文資料等，這些資料的隨機(jī)性很強(qiáng)，年內(nèi)、年際間變化很大。水利工作需要科學(xué)分析很多年的原始數(shù)據(jù)資料，這些資料一旦遺失將無(wú)法再生，因此十分珍貴。

2.2地域性強(qiáng)

地域特色明顯 水在自然界中的分布很不均勻，不同地區(qū)的水循環(huán)各有規(guī)律，因此，水利檔案具有很強(qiáng)的地域性。

2.3地域水利記載意義

形成的時(shí)機(jī)性強(qiáng) 作為人類(lèi)社會(huì)改造自然的活動(dòng)，水利工作在很大程度上必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，不同的季節(jié)及時(shí)段都有其特定的工作內(nèi)容。在這些活動(dòng)過(guò)程中形成的大量檔案資料，比如汛期一日多變的氣象、水文數(shù)據(jù)以及為防洪搶修的緊急工程信息數(shù)據(jù)，都具有明顯的形成時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

2.4綜合性

綜合性突出 水利專(zhuān)業(yè)本身與水文、氣象、地質(zhì)、建筑、機(jī)械、電力等專(zhuān)業(yè)緊密聯(lián)系，水利工程建設(shè)中往往涉及到農(nóng)業(yè)、生態(tài)環(huán)境、市政、交通、電力等多個(gè)方面。水利工作內(nèi)容繁雜，涉及多個(gè)學(xué)科，形成的水利檔案就是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多個(gè)專(zhuān)業(yè)、多個(gè)學(xué)科的信息綜合，具有很強(qiáng)的多元性和綜合性。

2.5關(guān)聯(lián)性

文書(shū)與科技檔案相互滲透 水利工作需要科研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此形成的業(yè)務(wù)性文書(shū)與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書(shū)不僅是檔案的前期活動(dòng)記錄，而且明顯具有文書(shū)檔案與科技檔案一體化的趨向。

3、水利檔案管理的意義

開(kāi)發(fā)利用水利檔案，是水利工作服務(wù)社會(huì)實(shí)踐的直接體現(xiàn)。為了更好地發(fā)展水利事業(yè)，水利單位必須要抓好水利資料的管理工作，這不僅是水利工程建設(shè)的重要組成部分，關(guān)乎工程的完整性，而且關(guān)乎領(lǐng)導(dǎo)決策、科技鑒定、質(zhì)量評(píng)審、經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益以及廉政監(jiān)督等方面。

3.1 指導(dǎo)價(jià)值意義

水利檔案具有連續(xù)性，從單位成立至現(xiàn)階段，均有完整系統(tǒng)的檔案資料，可以完整的反映水利部門(mén)連同所從事事業(yè)的發(fā)展全過(guò)程。將上述檔案刪繁就簡(jiǎn)，眉目清晰的提供給水利工作者，必將對(duì)現(xiàn)行工作大有益處。借助水利檔案資料，水利單位在擬訂階段性工作計(jì)劃、施行水政執(zhí)法、完善工程設(shè)計(jì)等方面可以作查考依據(jù)。另外，在防汛、抗旱、搶險(xiǎn)等特殊時(shí)期，借助水利檔案，可以詳細(xì)了解水利工程狀況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，不僅節(jié)省時(shí)間，而且可以避免工作的盲目性。

3.2 科研價(jià)值意義

水利單位掌握第一手水利資料后，進(jìn)一步經(jīng)過(guò)整理、鑒定、加工以后，會(huì)成為最完整、最珍貴的水利檔案。水利科研單位在進(jìn)行教學(xué)和學(xué)術(shù)研究時(shí)，可以借助這些資料，提高教學(xué)質(zhì)量，更好、更快地取得科研成果。

3.3經(jīng)濟(jì)價(jià)值意義

水利工作的系統(tǒng)性、綜合性強(qiáng)，水利檔案融匯著豐富的史料。作為第一手水利資料的記載者，水利單位掌握的水利活動(dòng)是最原始數(shù)據(jù)，這必然會(huì)形成許多值得后人去取證和查考的各種內(nèi)容和形式的檔案材料。通過(guò)查找這些資料，可以盡可能地做到以史為鑒，科學(xué)規(guī)劃，可以降低成本，節(jié)約支出，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。如有關(guān)灌區(qū)的灌溉、供水，河流的防洪、排澇等等資料記載都是對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)和深刻教訓(xùn)的總結(jié)，在抗御旱澇災(zāi)害、保障經(jīng)濟(jì)安全、保護(hù)水土資源、改善生態(tài)環(huán)境、促進(jìn)工農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展、維護(hù)社會(huì)和諧等方面，將會(huì)發(fā)揮至關(guān)重要的作用。此外，作為資料性、憑證性的內(nèi)容，水利檔案還可以維護(hù)本單位的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。近年來(lái)單位主要負(fù)責(zé)人調(diào)任較為頻繁，蒞位之初若能深入了解本單位的檔案資料，工作中便能很快進(jìn)入角色，干出政績(jī)。

4、如何提高基層水利檔案管理工作及管理對(duì)策

4.1基層水利檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

（ 1）檔案資料利用不夠 由于單位領(lǐng)導(dǎo)更迭、管理人員變動(dòng)等，對(duì)館藏檔案有可能知之甚少，很難準(zhǔn)確、適時(shí)地滿足工作需要。檔案管理流于形式，不能主動(dòng)在大量檔案資料中查找搜索，沒(méi)有最大化的發(fā)揮檔案資料的潛在價(jià)值，造成管理、利用的被動(dòng)局面。

（ 2）檔案管理制度不完善 有些單位沒(méi)有完善的檔案管理規(guī)章制度，或者不能?chē)?yán)格執(zhí)行。工作中隨意性很大，缺乏科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)和激勵(lì)措施，制約了工作人員的積極性和創(chuàng)造性，導(dǎo)致部分檔案資料不能及時(shí)、科學(xué)、系統(tǒng)的存檔，影響檔案管理工作效益的進(jìn)一步提高。

（ 3）檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢 開(kāi)發(fā)一些水利專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)沒(méi)有同步建設(shè)水利檔案綜合管理系統(tǒng)，已購(gòu)置的檔案管理軟件未能普及運(yùn)用。

4.2搞好基層水利檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（ 1）提高認(rèn)識(shí)，增加投入 水利部門(mén)各單位要自覺(jué)提高認(rèn)識(shí)，加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，積極轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值及意義，完善檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，從根本上轉(zhuǎn)變“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。從軟、硬兩個(gè)方面加大投入，配備必要的如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等檔案管理的必須設(shè)備，保證設(shè)施完善的保密環(huán)境，配備結(jié)構(gòu)完善的人員結(jié)構(gòu)。

（ 2）建章立制，嚴(yán)抓落實(shí) 水利事業(yè)的順利發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作的支持保障，因此必須要健全檔案管理工作的各項(xiàng)制度。嚴(yán)格要求、狠抓落實(shí)、量化管理、獎(jiǎng)罰分明、不斷完善，通過(guò)各項(xiàng)措施保證檔案管理制度真正得到落實(shí)。

（ 3）提高素質(zhì)，精通業(yè)務(wù) 提高檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理工作人員要積極更新觀念，主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)水利專(zhuān)業(yè)知識(shí)及現(xiàn)代化管理、計(jì)算機(jī)軟件管理等知識(shí)，且能夠運(yùn)用自如，融會(huì)貫通。必須高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，不斷提升自己的綜合素質(zhì)，以自己優(yōu)異的工作贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理職責(zé)。

（ 4）加強(qiáng)研究，主動(dòng)服務(wù) 社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，水利檔案管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是要最大限度地開(kāi)發(fā)利用信息資源，為水利工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。所以，水利檔案管理人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，變以往的被動(dòng)服務(wù)為積極的主動(dòng)服務(wù)；要建立水利系統(tǒng)各部門(mén)間檔案資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)橫向、縱向聯(lián)系，廣開(kāi)渠道，擴(kuò)大信息來(lái)源；要了解相關(guān)單位的工作動(dòng)向，研究其工作重點(diǎn)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的可預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性、有效性，想用者所想，對(duì)已建立的水利檔案資料進(jìn)行深層次加工處理，提供最佳服務(wù)。

（ 5）提升手段，現(xiàn)代化管理 檔案部門(mén)作為社會(huì)信息業(yè)的重要組成部分，勢(shì)不可擋的受到現(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)所引起的信息革命的沖擊和推動(dòng)。隨著中國(guó)水利事業(yè)的迅速發(fā)展，水利檔案數(shù)量迅猛增加，且利用率大大提高，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手工檢索的信息獲得方式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。全面推廣計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在水利檔案管理中的應(yīng)用，積極利用現(xiàn)代化手段管理檔案已是勢(shì)在必行。當(dāng)前，應(yīng)在水利檔案管理信息化建設(shè)方面加大力度，充分發(fā)揮水利檔案資料信息庫(kù)的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，為水利事業(yè)又好又快的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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