淺析高校教務(wù)檔案管理工作

【摘 要】本文論述了高校教務(wù)檔案的內(nèi)涵及重要性，指出了在高校教務(wù)檔案管理中所存在的問題，并有針對(duì)性地提出了解決問題的具體措施。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)檔案 檔案管理 管理措施

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）24-0043-02

一 教務(wù)檔案的內(nèi)涵

教務(wù)檔案一般是指高校以教務(wù)處為主的管理職能部門在教學(xué)管理過程中間接和直接累積所形成的文字素材、數(shù)據(jù)信息、音像資源等資料，它是教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是具有保存、查證、挖掘和再利用的信息資源，高校教務(wù)檔案為提高教學(xué)管理工作的效率和進(jìn)行教學(xué)評(píng)估研究等提供重要條件和依據(jù)。教務(wù)檔案一般包括三種類型：教育教學(xué)檔案、教師檔案、學(xué)生檔案。教務(wù)檔案還具有周期性、專業(yè)性及分散性等一般檔案不具備的特點(diǎn)。

二 高校教務(wù)檔案管理工作的重要性

高校教務(wù)檔案是學(xué)校在教學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種資料的歷史紀(jì)錄，是全體師生和教學(xué)管理者的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。微觀上它記錄了教學(xué)過程的每個(gè)細(xì)節(jié)和各個(gè)環(huán)節(jié)，宏觀上則反映了高校的整體規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量、師資力量及辦學(xué)水平。高校教務(wù)檔案工作水平是衡量一個(gè)高校的整體管理水平、綜合素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一，在高校的發(fā)展改革和進(jìn)步提高中，起到了不可取代的重要作用。

檔案的獨(dú)特在于它的可利用性、延續(xù)性及歷史性，學(xué)校的教務(wù)檔案也不例外，學(xué)校教學(xué)發(fā)展、教學(xué)深化改革和教學(xué)水平的提高都離不開檔案管理工作。為貫徹黨的十八大和十八屆三中全會(huì)精神，落實(shí)教育規(guī)劃綱要，切實(shí)推進(jìn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，提高本科教學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量，教育部已下發(fā)通知，決定從2014～2018年，開展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估，涉及教學(xué)水平、教學(xué)資源以及教學(xué)質(zhì)量保障等方面，這也意味著對(duì)于教務(wù)檔案管理工作也提出了更新更高的要求。目前，高校的教務(wù)檔案已在教學(xué)管理、教學(xué)研究等工作中發(fā)揮了重要作用，但也存在不少管理問題，為滿足高等教育、高校發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真解決。

三 教務(wù)檔案管理中的問題分析

1.人為因素

首先，許多教務(wù)管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不到檔案的重要意義，難免會(huì)造成資料收集不全。有不少教務(wù)管理人員認(rèn)為檔案管理應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，所以不重視材料的收集和歸檔工作；相反有部分人員認(rèn)為歸檔材料很重要，高利用率的材料歸檔后會(huì)給工作帶來麻煩，或認(rèn)為檔案可有可無，造成材料的缺失或者不完整，影響開展后續(xù)工作。此外，由于對(duì)資料歸檔的重要性宣傳力度不夠，迫使檔案工作處于被動(dòng)地位。

2.技術(shù)因素

資料存檔的價(jià)值在于為今后所用，但是由于檔案人員對(duì)檔案信息的挖掘和再利用力度不夠，存在重管輕用的思想，使得大部分資料歸檔后處于閑置狀態(tài)。教務(wù)工作比較瑣碎繁雜，常常會(huì)將歸檔作為一項(xiàng)工作而忽略了歸檔本身的價(jià)值和意義，因此在歸檔后只是做一些查閱、核對(duì)等機(jī)械工作。其實(shí)高校教務(wù)檔案具有極高的開發(fā)利用價(jià)值，能夠?yàn)榻虒W(xué)提供可信的信息，為教學(xué)評(píng)估研究提供真實(shí)的依據(jù)，更能為高校改革與建設(shè)提供決策參考，能夠展示典型榜樣材料，發(fā)揮正面激勵(lì)與引導(dǎo)作用。

四 教務(wù)檔案管理的有效措施思考

1.加強(qiáng)人員的意識(shí)及責(zé)任感

教務(wù)檔案管理是教學(xué)管理工作的一部分，從事教務(wù)管理工作的每名工作人員都應(yīng)該積極做好這項(xiàng)工作。要讓學(xué)校檔案管理工作有章可循，檔案工作就必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究檔案學(xué)的理論。《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的出臺(tái)，給檔案工作提供了科學(xué)依據(jù)。學(xué)校應(yīng)以此為依據(jù)，制定管理細(xì)則，規(guī)定管理范疇、落實(shí)責(zé)任制等。在加強(qiáng)宣傳學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，要求檔案管理人員應(yīng)具備職業(yè)道德和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí)，了解國內(nèi)外教育管理的歷史發(fā)展情況和發(fā)展態(tài)勢。因此要注重提高每個(gè)教務(wù)管理人員的責(zé)任感，加強(qiáng)過程管理意識(shí)，保存有利用價(jià)值的材料，為下一步檔案工作夯實(shí)基礎(chǔ)；同時(shí)，教務(wù)部門檔案管理人員要向各科室明確各自的歸檔范圍，定期及時(shí)提示歸檔期限，經(jīng)常檢查檔案的收集整理情況；按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，檔案員要負(fù)責(zé)把在教學(xué)活動(dòng)中形成的分散在各科室以及個(gè)人手中應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料按時(shí)全部歸檔。然而，不少教師和教學(xué)管理人員檔案意識(shí)較為淡薄，這就要求學(xué)校充分重視檔案管理的再教育，以及宣傳活動(dòng)，讓他們更新觀念，積極參與。有針對(duì)性地研究開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最佳配置，這樣大家都能理解支持并協(xié)助管理人員做好檔案工作。檔案管理責(zé)任制能夠有效地將這項(xiàng)工作細(xì)化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教務(wù)檔案長期有效地收集和保存。

2.運(yùn)用科學(xué)的方法及手段

隨著信息技術(shù)迅速的發(fā)展、高校校園網(wǎng)的普及，為教務(wù)檔案的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理提供了硬件支持。許多高校在檔案的現(xiàn)代化管理方面都做了有效地嘗試，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，為更多的用戶提供服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)作為資源共享的一種良好形式，是目前非常重要的手段，教務(wù)管理工作人員以及教師可以在校園網(wǎng)檔案系統(tǒng)中查詢所需要的文件材料，可以有效節(jié)約時(shí)間。因此，要想提高利用效率，就必須要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，可以從以下幾方面入手：（1）已有檔案目錄數(shù)字化，可以建立教務(wù)信息服務(wù)以及目錄查詢系統(tǒng)；（2）在學(xué)校尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理以前，對(duì)學(xué)校在教務(wù)管理中產(chǎn)生的電子檔案，對(duì)其中公開的信息進(jìn)行全過程跟蹤記錄，對(duì)每份文件的修改、存儲(chǔ)、傳送等各項(xiàng)操作進(jìn)行實(shí)時(shí)登記，最后建成各類數(shù)據(jù)庫；（3）對(duì)高利用率、具有參考價(jià)值的紙質(zhì)檔案，可以通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，在電子歸檔目錄“備注”項(xiàng)中標(biāo)明紙質(zhì)文件的檔案號(hào)，在能夠解決歸檔文件資源共享的同時(shí)，能夠確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并將這些數(shù)據(jù)庫通過網(wǎng)絡(luò)開始服務(wù)。雖然離實(shí)現(xiàn)還需要很長一段時(shí)間，但是也可以將此作為努力方向之一。

3.加強(qiáng)教務(wù)檔案開發(fā)及利用

檔案的開發(fā)及利用是檔案管理最重要的環(huán)節(jié)。較低層次的開發(fā)及利用是制定具體措施要求工作人員主動(dòng)服務(wù)，如成績查詢；較高層次的開發(fā)及利用則是在管理模式上的變革，從注重靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變成重視檔案本身所承載的信息以及潛在信息之間的聯(lián)系的動(dòng)態(tài)管理。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，針對(duì)性地開發(fā)教學(xué)信息的內(nèi)涵。因此，檔案人員首先要解放思想，更新觀念，擺脫封閉的檔案管理機(jī)制，主動(dòng)參與教務(wù)管理活動(dòng)，加強(qiáng)各類教務(wù)檔案的編研工作，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。高等學(xué)校在堅(jiān)持教學(xué)與科研相輔相成的理念的同時(shí)，各階段都會(huì)有階段性的重點(diǎn)工作，如我校的“實(shí)踐教學(xué)建設(shè)年”、學(xué)校審核評(píng)估工作等。在開展類似建設(shè)活動(dòng)與評(píng)估活動(dòng)中，教務(wù)檔案就發(fā)揮了優(yōu)勢作用，根據(jù)各階段的重點(diǎn)工作，有針對(duì)性地收集和整理資料，及時(shí)提供幫助。并且在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，高校檔案可以按照規(guī)定向全校和社會(huì)開放，在辦理合法手續(xù)后，最大限度地加大檔案的開放程度，進(jìn)一步提高檔案的利用率。

綜上所述，我們應(yīng)該清楚地意識(shí)到教務(wù)檔案管理工作在高校教學(xué)管理中的重要性，無論是管理方面還是利用效果方面，都是教學(xué)管理中不可或缺的重要組成部分。面對(duì)教育內(nèi)涵式發(fā)展的新形勢，我們不但要有開拓進(jìn)取的精神，還要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平和綜合能力，不斷提升管理人員的責(zé)任感，能夠體會(huì)到教學(xué)檔案管理工作的中心就是服務(wù)于教學(xué)科研、服務(wù)于高校發(fā)展和高校教學(xué)工作。

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〔責(zé)任編輯：林勁〕