文獻保護災難預案及其編制工具研究*

張 靖，張 怡

1 文獻保護災難管理的意義

在大部分人的印象中，圖書館、檔案館和博物館這些主要的文獻保存機構應該是安靜而安全的，不會讓人聯(lián)想到災難。然而事實上，不管是對于用戶、工作人員，還是對于其中所保存的文獻而言，圖書館、檔案館和博物館并不總是安全的地方。保存在其中的那些珍藏著人類記憶的文獻遺產正面臨著自然災難和人為災難的威脅。這些災難可能影響用戶對于普通文獻的使用，也可能對珍貴文獻造成損壞，乃至永遠地抹去人類歷史記憶中的某些片段。

災難無法避免。然而這些災難帶來的威脅和損壞卻能夠通過有效的災難管理得以避免或減輕。2009 年8 月，美國馬薩諸塞州塞勒姆市(Salem)皮博迪埃塞克斯博物館(Peabody Essex Museum)及周邊的柔普斯大廈(Ropes Mansion)發(fā)生了大型火災，動用了兩家消防局的消防員參與救災。然而，博物館所藏的幾乎所有的珍貴文物、家庭文件和家具都幸免于難，大火只對建筑物頂樓造成了很小的破壞。工作人員認為他們之所以如此幸運，原因在于該博物館具有周詳?shù)臑碾y預案?；鹁l(fā)生后，博物館訓練有素的文獻保護與修復應急隊伍迅速響應，按照災難預案有效行動，與當?shù)叵啦块T通力合作，用最少的水撲滅了大火[1]。而反觀伊拉克，對于2003 年伊拉克戰(zhàn)爭所遭受的損失，伊拉克國家檔案館和圖書館館長艾斯坎德(Saad Bashir Eskander)認為，國家檔案館和圖書館應對任何災難的能力在很大程度上依靠于兩個方面：第一，接受過培訓的人員；第二，制訂了有效的災難預案。正是由于這兩個方面的不足，國家檔案館和圖書館在毫無防備的情況下使所有的檔案、書籍和照片置于損失殆盡的危險境地[2]。

2 文獻保護災難管理

圖書館、檔案館和博物館等文獻保存機構應有相應舉措以避免災難的發(fā)生，然而并非所有的災難都可以避免，因此，文獻保存機構還應有相應舉措為災難的發(fā)生做好準備，以最有效的方式應對災難并使災難的危害程度最小化。由于災難類型多樣、級別迥異、場景變幻，所以這些舉措沒有固定的模式，應該視實際情況靈活變通。所有用于實現(xiàn)上述文獻保護目的的舉措，包括機制、計劃、人員、行動、物資、網絡等方面的措施，便構成了文獻保護災難管理。需要指出的是，“災難管理(Disaster Management)”這一術語更多地在圖書館和檔案館領域使用，在博物館領域，更常使用“應急計劃(Emergency Planning)”一詞[3]。

根據(jù)災難狀態(tài)可以將文獻保護災難管理劃分為三個階段、四個環(huán)節(jié)：第一階段是災難發(fā)生之前，包括災難預防和災難準備兩個環(huán)節(jié)；第二階段是災難發(fā)生之時，對應災難應對環(huán)節(jié)；第三階段是災難發(fā)生之后，對應災后恢復環(huán)節(jié)。不同階段不同環(huán)節(jié)的管理工作重點不同，災難預防著眼于定期檢查和維護等常規(guī)工作；災難準備強調保險購買、救災程序制定、救災物資儲備、人員培訓、救援網絡搭建；災難應對力求人員傷亡、館藏文獻損毀最小化；災難恢復側重于受災文獻、館舍的搶救和修復，以及機構服務和日常工作的重新開展。

3 文獻保護災難預案

不管是哪一階段哪一環(huán)節(jié)，文獻保護災難管理的基礎是“一份被收集、識別、審核、安放、公布、傳播、持續(xù)更新、使用以及評估的文字內容”[4]。這份文字內容通常被稱為“災難控制計劃(disaster control plan)”或“災難預案(disaster plan)”，用于指導整個文獻保存機構完成文獻保護災難管理的工作。

在文獻保護災難管理從提出到現(xiàn)在的40年里，災難預案一直是災難管理發(fā)展的基礎[5]。當然，災難管理并不僅僅是災難預案的編制，它還包括經費管理、風險評估和人員培訓等更廣泛的內容。但作為一個文獻保存機構進行災難管理工作的核心，災難預案的編制過程體現(xiàn)了災難管理的過程，災難預案的內容體現(xiàn)了災難管理的內容。

根據(jù)國際文獻保護界的教訓和經驗，一份全面、系統(tǒng)、靈活的文獻保護災難預案是任何文獻保存機構迅速應對災難、有效控制損失的最佳途徑；災難預案的制訂和采用情況是衡量一個地區(qū)文獻保護事業(yè)發(fā)展狀況的重要指標。

4 文獻保護災難預案編制工具

鑒于災難預案對于文獻保護的重要性，國際文獻保護界在長期的實踐中總結經驗，設計了各種有針對性的文獻保護災難預案編制工具，供圖書館、檔案館和博物館等不同類型、不同規(guī)模、不同特色的文獻保存機構使用，以編制適合于各自機構的文獻保護災難預案。這些工具中，既有商業(yè)性工具①美國CoOL 網站網址：http://cool.conservation-us.org/，也有可通過網絡或其他途徑免費獲取的公益性工具。出于實用性和可行性的考慮，筆者僅對公益性工具進行整理。

4.1 文獻保護災難預案編制公益性工具基本情況

美國CoOL(Conservation OnLine)網站②英國學者Graham Matthews 等的調查顯示：39%的英國檔案館、圖書館、博物館采用HDRS 的服務。始建于1987 年，發(fā)展至今，已匯集了內容齊全、數(shù)量豐富的文獻保護與修復相關資料。筆者將之作為主要的資料來源，整理得到文獻保護災難預案編制工具27 種，如表1 所示。

表1 文獻保護災難預案編制公益性工具列表

（續(xù)表1）

4.2 文獻保護災難預案編制公益性工具適用情境分析

文獻保護災難預案應全面覆蓋災難管理的各個階段和環(huán)節(jié)，應由各個相對獨立而又相互關聯(lián)的子計劃組成。這些子計劃主要包括：災難預防計劃(給出能夠避免大部分災難發(fā)生的建議行動，例如修理發(fā)生滲漏的屋頂，維持機構良好狀態(tài)，升級安保系統(tǒng)等)；災難準備計劃(確保特定災難的管理，例如確定重要館藏、購買塑料護板、購置冷凍設施以及對員工加以培訓使他們能夠應對不同的災難)；災難應對計劃(災難應對的有效性取決于前面災難準備是否充分)和災難恢復計劃(由于每一次災難都有其獨特性，災難恢復計劃不可能詳盡一切情況)。所有子計劃都應全面地考慮可能受到災難影響的各個部分，包括：人員(員工、用戶和到訪者)；館藏和記錄(所有紙質館藏和非紙質館藏、館藏目錄，機構法律文件、重要文件和財政記錄)；館舍和設施(建設物、管道、服務器、計算機、家具、車輛、空調)。

因此，文獻保護災難預案編制工具也可能針對災難管理的某個階段或某個環(huán)節(jié)、強調受災影響的某個部分；亦或是涵蓋若干階段、環(huán)節(jié)和部分。而不同的工具可能適用于不同類別的文獻保存機構、不同類型及規(guī)模的災難等。關于工具適用情境的綜合分析如表2 所示。

表2 文獻保護災難預案編制公益性工具適用情境分析

4.3 各類型文獻保護災難預案編制公益性工具示例

根據(jù)上述工具作用于災難預案的不同方式，可將之劃分為風險評估、項目清單、資源指引、編制模板和全面指導五種類型。

4.3.1 風險評估工具

風險評估的目的是識別對于文獻保存機構及其館藏文獻具有最大威脅的災難風險。風險分析過后，便可以采取適宜的措施，以排除風險或者降低風險。風險評估是編制文獻保護災難預案的重要步驟，其結果直接影響著后續(xù)的災難預防和災難準備。

表1 中序號1 至5 均屬于風險評估工具。如工具1“風險分析模型”[6]便是一個簡單而有效的工具(圖1)。在識別了文獻保存機構所面臨的災難風險后，使用工具1 對風險進行分類：發(fā)生機率高、影響程度高的為1 類風險；發(fā)生機率高、影響程度低的為2 類風險；發(fā)生機率低、影響程度高的為3 類風險；發(fā)生機率低、影響程度低的為4 類風險。不同文獻保存機構可能會對同樣的災難得出不同的風險分析結果。各機構迥異的自身情況，諸如地理位置、建筑物結構、政治環(huán)境、人員數(shù)量、館藏數(shù)量和用戶類型等，均會影響其風險分析的結果。此外，風險不是固定不變的，其發(fā)生機率和影響程度會隨著情況的變化而改變。文獻保護災難管理中預防和準備階段的核心目標就是降低風險并盡可能使災難轉化為4 類風險。

圖1 工具1：風險分析模型

4.3.2 項目清單工具

項目清單工具以單獨表單或文獻保護系統(tǒng)手冊或框架中的組成結構兩種不同形式呈現(xiàn)，針對文獻保護災難預防、災難準備、災后恢復等不同階段為文獻保存機構提供自查式的災難管理輔助。

表1 中序號6 至9 均屬于項目清單工具。如工具9 美國喬治亞州檔案館保存服務部“災難預防與安全清單”[7]便是一個適用于檔案館文獻保護災難預防的簡易工具(見圖2)。該工具以71 個問題對檔案館的電氣(11 問)、儲藏區(qū)域(9問)、火災及其他安全問題(13 問)、建筑結構(11問)、建筑外部(4 問)、辦公區(qū)域及設備(6 問)、家政后勤(5 問)、員工(7 問） 等與文獻保護災難預防有關的情況進行自查，從中及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，預防災難的發(fā)生。

4.3.3 資源指引工具

災難類型多樣、災難規(guī)模難料、災難場景變幻、災難發(fā)生突然，種種因素導致了進行文獻保護災難管理的復雜性與困難；單一文獻保存機構在應對很多災難時，往往因資源缺乏而顯得勢單力薄。國際文獻保護界的經驗表明，業(yè)內學會/協(xié)會的指導、區(qū)域文獻保存機構聯(lián)盟的協(xié)作是對抗災難的最有效、最劃算和合乎成本效益原則的手段。隨著信息技術、網絡技術在文獻保存機構管理中的滲透，已經出現(xiàn)了不少以災難管理為目標的文獻保存機構聯(lián)盟，如美國加州“內陸帝國圖書館災難響應網絡(IELDRN，The Inland Empire Libraries Disaster Response Network)”、美國紐約地區(qū)“大11 聯(lián)盟(Big 11)”、英國倫敦地區(qū)“學院圖書館聯(lián)盟M25”等[8]。而文獻保存機構聯(lián)盟聯(lián)合對抗災難的重要方式之一便是資源共享。而為了共享資源，便有了資源指引工具。

圖2 工具9：災難預防與安全清單（部分）

圖3 工具10：大西洋中部地區(qū)災難準備資源指南（部分）

表1 中序號10 至12 均屬于資源指引工具。作為文獻保護災難預案文本的重要組成部分，各文獻保存機構都應該有一份實時更新的緊急聯(lián)系電話號碼簿；作為文獻保護災難管理中災難準備環(huán)節(jié)的重要保障，各文獻保存機構都應該實地存放一批應急物資。工具10 美國藝術與歷史文物保護中心“大西洋中部地區(qū)災難準備資源指南”[9]便是旨在協(xié)助相關機構準備各自的緊急聯(lián)系電話號碼簿以及挑選實地存放的應急物資和設備的有效工具。美國藝術與歷史文物保護中心(The Conservation Center for Art & Historic Artifacts，CCAHA)是一個非營利性修復實驗室，為全美國的非營利性文化、教育和研究機構以及私人組織和個人提供紙質藝術及歷史作品的保護、修復及咨詢服務。該工具提拱了與災難準備相關的國家及地區(qū)范圍的信息資源、應急服務提供商、應急物資及設備提供商的詳細名錄、簡介和聯(lián)系方式，還羅列了一份建議相關機構儲備的應急物資和設備清單(圖3)。

4.3.4 編制模板工具

如前所述，災難預案的編制過程，體現(xiàn)了災難管理的過程；災難預案的內容，體現(xiàn)了災難管理的內容。文獻保護災難預案通常是一份由許多子文件組成的大型文件，至少包括預防、準備、應對和恢復四份子計劃。由于文獻保護災難預案的全面性，計劃的編制不宜由個人完成，應該由組成團隊共同完成計劃的編制。然而，并非所有的文獻保存機構都擁有足夠的人力和經費來完成這樣一個大型的文件系統(tǒng)。文獻保護災難預案的編制主要包括實施風險分析、檢討現(xiàn)有災難預防和災難準備程序、就現(xiàn)有程序提出改進建議、落實責任和制訂災難應對和災難恢復子計劃。如此復雜的災難預案編制過程，也并非所有的文獻保存機構皆有能力完成。于是文獻保護災難預案編撰模板便是人員、經費、能力有限的文獻保存機構的福音。

圖4 工具16：文獻保護災難預案編制模板

表1 中序號13 到27 均屬于編制模板工具。如工具16 美國東北文獻保護中心(Northeast Documnet Conservation Center, NEDCC)“文獻保護災難預案編制模板”[10]將文獻保護災難預案的內容分為A.機構信息，B.緊急情況所需服務，C.室內應急設施，D.室內應急物品，E.應急設施及物品供應商，F(xiàn).每日維護工作清單，G.每周維護工作清單(圖4)，H.其他緊急事件，I.搶救優(yōu)先次序設定和J.搶救程序十個部分，每一部分羅列了預案文本的基本內容，并以各項留空待填的方式為文獻保存機構提供了簡明的預案編制指導。

5 結語

各種類型編制工具為各文獻保存機構編制文獻保護災難預案提供了有力的支持。然而，文獻保護災難預案不僅僅是紙上的文字，更是整個文獻保護災難管理的行動藍圖，它應該被納入文獻保存機構的整體發(fā)展計劃和全局工作安排中。無論一份文獻保護災難預案一開始設計得有多完美，如果工作人員不熟悉它，或者災難發(fā)生的時候找不到它，或者上面的一些信息已經過期失效，那么這份預案是不能有效控制災難的。預案的活躍性在很大程度上取決于機構工作人員是否熟悉它，因此，人員培訓至關重要。通過培訓，每一個人都應該了解計劃的內容并且知道自己作為團隊和作為個人在這一計劃中所擔負的職責；每一個人都能夠在災難不幸發(fā)生時保持冷靜，并根據(jù)計劃采取適宜的應對行動。同時，應當儲備應對災難所需的設備和材料并定期更換以保證其可用性。此外，文獻保護災難預案還應定期檢查和更新。姓名、地址、電話號碼和不斷變動的職員名單以及新采購的館藏、建筑改建和新安裝設備都會給預案帶來變化。

[1] Jane S. Long. Emergency Preparedness and the Power of Partnerships[J]. International Preservation News，No.49，December 2009：6- 9.

[2] Saad Bashir Eskander. Records and Archives Recovery in Iraq[R/OL]. [2010- 02- 09]. http：/ /www.ica.org/sites/ default/ files/ Saad%20Eskander%20Abstract%20 ENG.%20doc.pdf.

[3] GrahamMatthews，Yvonne Smith &GemmaKnowles.DisasterManagement in Archives，Librariesand Museums[M]. Surrey，England： Ashgate Publishing Limited &Burlington， USA： Ashgate Publishing Company，2009：7.

[4] Julie Todaro. Emergency Preparedness For Libraries[M].Lanham，Maryland， USA： Government Institutes，an imprint of The Scarecrow Press， Inc. 2009：77.

[5] GrahamMatthews，Yvonne Smith&GemmaKnowles.Disaster Management in Archives， Libraries and Museums[M]. Surrey， England： Ashgate Publishing Limited & Burlington， USA： Ashgate Publishing Company， 2009：8.

[6] Sherelyn Ogden. Preservation of Library and Archival Materials： A Manual [M]. Northeast Document Conservation Center，1994.

[7] The Georgia Arc- hives Preservation Services. Disaster Prevention & Safety Checklist[EB/OL].[2012- 07- 28].http：/ / sos.georgia.gov/ archives/ InformationFor GovernmentAgencies/Records_advice/DisasterPreparedness/DisasterPrevention- SafetyChecklist_template_.pdf.

[8] 林明，張靖.中國大陸圖書館文獻保護災難預案調查[J].中國圖書館學報，2010 （4）：61- 71.

[9] The Conservation Center for Art & Historic Artifacts.Mid- Atlantic Resource Guide for Disaster Preparedness[EB/OL].[2012- 07- 28]. http：/ /www.ccaha.org/uploads/media_items/ emergency- resource- guide-2011.original.pdf.

[10] NortheastDocumentConservationCenter. Preservation Leaflets[EB/OL]. [2012- 07- 28]. http：/ /www.nedcc.org/ resources/ leaflets/ 3Emergency_Management/ 04 DisasterPlanWorksheet.php.