機關(guān)辦公樓運行管理存在問題及對策

【摘要】企業(yè)機關(guān)事務(wù)管理部門正逐步嘗試把辦公樓物業(yè)管理工作面向社會外包，在此過程中遇到了法律法規(guī)缺位、經(jīng)費保障難以規(guī)范、物業(yè)管理企業(yè)運行問題多和服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管體系不齊等問題，本文對此進行了論述并提出了相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)辦公樓；運行管理；問題；對策

物業(yè)管理作為一個越來越被重視的行業(yè)，人們對其服務(wù)工作質(zhì)量的要求也越來越高。那么如何改進完善物業(yè)管理工作，使其符合市場的標準呢？首先，物業(yè)公司要結(jié)合自身的優(yōu)勢，對市場分析定位，之后要以認真嚴謹?shù)膽B(tài)度明確自身的任務(wù)和職責(zé)，制定相應(yīng)的工作流程或制度，這樣不僅僅可以提高物業(yè)管理工作的質(zhì)量，同時也提高了本公司的知名度。

一、確定管理對象

在人們的普遍認知中，物業(yè)管理工作應(yīng)該是一個非常輕松而簡單的工作，事實上，物業(yè)管理卻是比較復(fù)雜，多變和多樣的工作。因此，要想在大樓運行管理上作出成績，就要有一個科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度。第一，要充分認識和了解物業(yè)公司的優(yōu)勢與不足，在選擇管理對象時，就要揚長避短，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。而對于機關(guān)辦公樓這種寫字樓或辦公樓，其本身的人員結(jié)構(gòu)就比較復(fù)雜多變，這就需要物業(yè)公司配備較多的、物業(yè)工作熟練的、綜合素質(zhì)較高的物業(yè)管理工作人員。詳細來講，如辦公機關(guān)常會有一些具有保密性質(zhì)的職員和場所，因此物業(yè)公司的工作人員就必須要有較高的職業(yè)道德素質(zhì)，管理的同時也要遵守對方相應(yīng)的規(guī)章制度，而在機關(guān)單位工作的人員通常都素質(zhì)較高，這也就相應(yīng)的要求管理公司也要提高管理工作人員的各方面素質(zhì)。

二、明確管理的職責(zé)

辦公機關(guān)能夠正常高效的運作很重要，而保證其高效的物業(yè)管理更是重中之重。因此，物業(yè)管理工作中的各專業(yè)運行也是一個重點，就當前實際情況分析，物業(yè)管理最為重要的任務(wù)的幾點：

1、房屋的維護與管理。辦公樓完工，開始投入使用后，肯定要受到如人為、氣候等各類因素影響，隨著時間推移，就像其他物品一樣，會慢慢陳舊、老化，同時也使其本身的使用價值下降。人為無法逆轉(zhuǎn)，只能采用一些必要的手段來延緩，如定時修葺，日常保養(yǎng)等方法，維持其辦公場所的正常長期使用。

2、清潔衛(wèi)生管理。一個整潔明鏡的工作場所能夠使工作人員保持一個良好舒適的心態(tài)，能夠更好的提升工作效率，因此，保持辦公樓內(nèi)人員活動辦公場所的衛(wèi)生清潔，有一個舒適的工作環(huán)境，也是物業(yè)管理的主要任務(wù)之一。

3、內(nèi)部會議，來客接待的服務(wù)管理。主要是為會議及與會者在會前會中提供服務(wù)，包括會場布置、花卉的擺放、音響操作等。通過接待服務(wù)，展現(xiàn)服務(wù)員的風(fēng)貌，提升企業(yè)的品牌形象。

4、治安保衛(wèi)及消防管理。主要涉及的是與此相關(guān)的門衛(wèi)、辦公場所安全事宜、停車場管理等事項。而在所有的物業(yè)管理工作中，這是一項非常重要、可操作性大、靈活度較高的任務(wù)，同時也更加體現(xiàn)一個物業(yè)管理公司的服務(wù)可比性。

三、了解物業(yè)管理的特點

物業(yè)管理市場有著很多被管理對象，每一類都有著其自身的特點，辦公機關(guān)物業(yè)管理也同樣。因此，在管理工作開展前和開展中詳細認真的了解物業(yè)管理的特點，量體裁衣，制定不同的管理方案才能做好物業(yè)管理工作。為此，辦公樓運行中的物業(yè)管理有這樣幾個特點：

1、日常工作頻繁。辦公樓是一個辦公非常集中的場所。各類的會議、日常工作交流等因素使得辦公樓內(nèi)人員流動較大，組成比較復(fù)雜，這就使物業(yè)管理公司的警衛(wèi)工作人員有著較強的責(zé)任感和豐富的職業(yè)管理經(jīng)驗。對訪客做到及時即時記錄，認真辨別和冷靜處事。另外，人員流動較大，也會造成衛(wèi)生清潔方面的壓力，因此，在衛(wèi)生保持方面也要做到隨時隨地，不存死角，等要求。

2、涉密性強。辦公樓內(nèi)通常會有不少保密性質(zhì)的工作，或?qū)θ藛T，或?qū)ξ募驅(qū)鏊?，又由于辦公樓人員流動較大，對于一些相關(guān)的保密措施一定要做到位，在保密管理工作上，讓業(yè)主感到放心。

3、服務(wù)管理要求高。在辦公樓內(nèi)，會有一些較高級別的領(lǐng)導(dǎo)、干部，定期不定期的舉行一些比較重要的會議，在會議期間及前后，對物業(yè)管理的基本服務(wù)和衛(wèi)生服務(wù)有著比較高的要求，例如通訊、空調(diào)等基本設(shè)施服務(wù)絕對不能間斷，這就要求物業(yè)管理的工作人員不僅要有較高的職業(yè)素質(zhì)，也要具備較高的敬業(yè)精神。

四、掌握辦公樓運行管理質(zhì)量提升的因素

1、抓在崗人員素質(zhì)。通常情況下，物業(yè)管理工作人員會分布在不同的場所工作，所以人員比較分散，工作內(nèi)容也比較繁瑣，而且工作時也會受到有意無意的監(jiān)督，在這種情形下，管理工作一旦有偏差，給公司會帶來比較嚴重的負面影響，因此，對管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高就顯得很重要。首先，管理工作人員在工作中常常會接觸一下級別較高的干部，或者一些涉密性較強的人事，這就要求我們的管理工作人員在形象上要精干，在工作中要嚴謹，這樣才能保證物業(yè)管理工作的順利進行。其次，職業(yè)道德的培養(yǎng)，從根本上讓管理工作人員認識自身工作的重要性，自覺自律，做好本職工作。還有，管理公司本身也要做好對自己員工的監(jiān)督管理，隨時抽查，實地跟進，做到不姑息不徇私的嚴謹工作作風(fēng)。

2、抓好服務(wù)技能工作。物業(yè)管理工作在人們的慣性思維認知中，就是憑力氣、勤快就能夠勝任的簡單工作，基本上和保潔劃了等號，其實這樣的認知是錯誤的，物業(yè)管理工作不僅需要力氣、勤快，更重要的是“技術(shù)”?，F(xiàn)代的辦公樓一般都是設(shè)備設(shè)施智能化較高，這些設(shè)備設(shè)施不僅是辦公樓內(nèi)的工作人員使用，物業(yè)管理的工作人員也一樣要熟練使用，因此，物業(yè)管理所涉及的知識面是很廣的，并不是僅憑著力氣勤快就可以勝任。

3、緊抓物業(yè)維護質(zhì)量。設(shè)施設(shè)備的維護與保養(yǎng)，充分發(fā)揮物業(yè)設(shè)備的使用價值在平時的日常工作中應(yīng)做好以下三點工作：

（1）主動安排預(yù)防性維修。制定一個詳細的計劃，對辦公樓內(nèi)的設(shè)施定期、周期性的保養(yǎng)和維護，將使用過程中可能會出現(xiàn)的問題和故障排除在發(fā)生之前；（2）及時完成日常性維修。在對辦公樓內(nèi)設(shè)施日常維護中所發(fā)現(xiàn)的問題和故障，要第一時間上報并且解決；而對于突發(fā)性的故障，要沉重冷靜、及時的排除，避免帶來更大的實際損失，讓其樓內(nèi)的人員滿意、放心的工作；（3）認真進行改善性維修。有些設(shè)施由于設(shè)計上的缺陷或由于人員辦公情況上的變化，導(dǎo)致各別部位的的維修和改善，這種情況應(yīng)本著既要量力而行，又要滿足大家需要的精神盡力做好。

4、緊抓內(nèi)部服務(wù)管理。辦公樓的正常運行管理，不但使物業(yè)管理單位達到高效益、高水平，還有強調(diào)規(guī)范、注重個性，著力提升服務(wù)水準，著力抓好以下幾方面的工作：

（1）服務(wù)規(guī)范化。在工作進行時，要求物業(yè)管理工作人員一定按照明文制定的制度和章程來執(zhí)行，做到規(guī)范化，注意自身的儀表和舉止，在思想上，對自身的管理工作要有著深刻的認知了解，知道什么該做什么不該做，努力提升自身的總和素質(zhì)，同時，也就提升了本身所在管理公司的品牌形象。

（2）操作目標化。主要是設(shè)備操作、衛(wèi)生保潔、安全巡視等工作目標。只有主要工作都制定了目標要求，才能有效地避免失誤， 減少事故的發(fā)生，保證服務(wù)質(zhì)量。

（3）管理制度化。要求物業(yè)管理工作者首先致力于制度建設(shè)，制定相應(yīng)的管理制度，組織人員認真學(xué)習(xí)，貫徹落實，使物業(yè)管理工作在制度化方面邁出較大的步伐。

5、抓好質(zhì)量目標考核 為了使辦公樓的運行管理工作更加順利的進行，也為了使管理公司的形象更加具有信譽度，增強市場的競爭力，就要做好質(zhì)量目標考核。從辦公樓設(shè)備完好程度、內(nèi)部外部衛(wèi)生清潔程度等多方面入手，實時考核，及時改進管理方法和制度，確保辦公樓的運行質(zhì)量達到優(yōu)質(zhì)。